Lanbide gutxik metatzen dute bezeroko hainbeste dokumentazio arkitekturak adina. Obra berriko edo birgaitzeko proiektu ertain batek erraz hainbat giga sortzen ditu planoen, memorien, eranskinen, egungo egoeraren argazkien, CAD/BIM fitxategien, ziurtagirien, lizentzien eta korrespondentzia teknikoaren artean. Lanbide karrera batean zehar dozenaka edo ehunka proiekturengatik biderkatuta, arkitektura-bulego baten artxiboa aktibo garrantzitsu bilakatzen da eta, aldi berean, RGPD (EB 2016/679 Erregelamendua) pean erantzukizun bat ere bai, gutxi arkitektura-bulegok zintzotasun juridikoz antolatuta duten erantzukizuna.
Gida honek azaltzen du nola adiskidetzen den LOE (Espainiako 38/1999 Legea, Eraikingintza Antolatzeari buruzkoa), preskripzio zibila, betebehar kontable eta fiskalak eta elkargo-araudiak eskatzen duten kontserbazio profesionala, RGPDren 5.1.e art.aren kontserbazio-epearen mugatze-printzipioarekin.
RGPDren ustezko gatazka kontserbazio profesionalarekin
Sektoreko errore ohikoena da RGPDk proiektuak epe labur baten ondoren suntsitzera behartzen duela suposatzea. Ez da hala. RGPDren 5.1.e art.ak ezartzen du datu pertsonalak "tratamenduaren helburuetarako beharrezkoa den denbora baino ez" direla gordeko, baina helburua ez da soilik proiektua idaztea: bezeroaren balizko erreklamazioetatik defendatzea, legezko betebeharrak betetzea ere sartzen da eta, dagokionean, elkargo edo kultura intereseko dokumentazioa gordetzea.
RGPDk ez du gatazkarik epe hauekin. Eskatzen duena hau da:
- Helburu zehatza identifikatzea proiektua ixtetik haratago kontserbazioarena: lanbide-erantzukizun zibila, bezeroaren akzioen preskripzioa, betebehar kontable eta fiskalak.
- Kontserbazioaren oinarri juridikoa dokumentatzea: legezko betebeharra (RGPDren 6.1.c art.) arau hori ezartzen dutenetarako; interes legitimoa (6.1.f art.) erreklamazioen aurrean defendatzeko.
- Kontserbazioa hertsiki beharrezkoa denera mugatzea: ez gordetzea guztia epe luzeenean zehar, baizik eta multzoka bereizitako epeak aplikatzea.
- Aktiboak artxiboetatik bereiztea: proiektu aktiboen dokumentazioa ez nahastea artxibo historikoarenarekin.
- Sarbideak murriztea artxibo historikora baimendutako langileei.
- Segurtasunez suntsitzea epe garrantzitsu guztiak iraungitzean.
Proiektu beraren gainean elkarrekin bizi diren lau epeak
Erreferentzia orokor gisa, arkitektura-proiektu baten dokumentazioaren gainean gutxienez lau kontserbazio-esparru desberdin bizi dira:
| Araua | Zer estaltzen du | Horizonte orokorra |
|---|---|---|
| LOE 17. art. | Akatsengatiko erantzukizun zibila: urtebete (akaberak), 3 urte (bizigarritasuna), 10 urte (egiturazkoak) jasoketatik. | 10 urte arte jasoketatik + 2 urte preskripzioa |
| Espainiako Kode Zibila 1964. art. | Berariaz arautu gabeko akzio pertsonalen preskripzio orokorra. | 5 urte |
| Espainiako Merkataritza Kodea 30. art. | Enpresariaren liburuak, korrespondentzia, dokumentazioa eta egiaztagiriak. | 6 urte azken idazpenetik |
| Espainiako Zerga Lege Orokorra | Preskripzio tributario orokorra. | 4 urte (10era arte luza daiteke) |
| Elkargo-araudia | Aplikatzen den Elkargo profesionalaren epe espezifikoak. | Aldakorra |
Arkitektura-bulego zentzuzkoaren arau praktikoa hau da: espediente osoa hamabost urtez gordetzea obra jaso zenetik. Horrek estaltzen ditu LOEren hamar urteak egitura-akatsetarako gehi akzioaren preskripzioaren bi urteak, marjina osagarriarekin. Epe hori igaro ondoren eta epeak luzatzen dituen operazio espezifikorik gabe (auzi biziak, espediente administratibo irekiak), balio frogagarririk ekartzen ez duen dokumentazioa suntsitzea dagokio.
Arkitektura-bulegoaren artxibatze eta suntsipenerako politika
Kontserbazioa kudeatzeko dokumentu nagusia artxibatze eta suntsipenerako barne-politika da. Ez du tratatu bat izan behar: bi edo hiru orrialde argi, oinarrizko galderei erantzuten dituztenak:
- Zer gordetzen den: espedientearen multzoka (proiektuaren dokumentazio teknikoa, lizentziaren dokumentazioa, obraren dokumentazioa, azken ziurtagiria, dokumentazio ekonomikoa, bezeroarekiko komunikazioak, hornitzaileekiko komunikazioak, CAD/BIM fitxategien segurtasun-kopiak).
- Zenbat denboran: epea multzoka, lotutako oinarri juridikoarekin.
- Non: kokapen fisikoa (armairua, kanporatutako artxiboa, dokumentu-zaintzako zerbitzu profesionala) edo digitala (DPA sinatuaren bidezko hodei profesionala, barne-NAS zifratua).
- Nork sartzen den: multzoka eta faseka (aktiboa vs. artxibo historikoa).
- Nola suntsitzen den: paperarentzat segurtasun-maila egokiko trituragailua, fitxategi digitaletarako ezabatze segurua, kanporatzen bada zerbitzu profesionalarekin ziurtatutako suntsipenaren kontratua.
- Nork erabakitzen duen suntsipena epeak iraungitzean.
- Nola dokumentatzen den suntsipena: barneko akta dataz, suntsitutako espedientearekin eta sinadurarekin.
Artxibo aktiboa vs. artxibo historikoa: garrantzia duen bereizketa
RGPD ere asetzen duen praktika antolatzaile ona da proiektu aktiboen artxiboa artxibo historikoarengandik fisikoki edo logikoki bereiztea:
- Artxibo aktiboa: erredakzioan, bisatuan, obran edo bermean dauden proiektuak. Une bakoitzean esku hartzen duen talde teknikoak du sarbidea. Dokumentazio bizia.
- Artxibo historikoa: jasotako obra duten amaitutako proiektuak. Sarbidea murriztua arkitektura-bulegoaren titularrari edo espresuki baimendutako langileei. "Erantzukizunagatik kontserbazio" egoeran dagoen dokumentazioa, erabilera operatibo erregularrik gabe.
Bereizketak datu pertsonal zaharrak alferrik agerian uzteko arriskua murrizten du, artxibo historikoari segurtasun-neurri indartuak aplikatzea errazten du, zer gordetzen den eta zergatik auditatzea errazten du, eta epea iristen denean suntsipen ordenaturako bidea prestatzen du.
"RGPDk ez du derrigortzen denbora baino lehen suntsitzea. Derrigortzen duena da pentsatuta eta dokumentatuta izatea zergatik gordetzen den gauza bakoitza, zenbat denboran, non eta nork sartzen den. Politikarik gabeko artxibo masibo batek baino balio gehiago du artxibo historiko ordenatuak: lehenak erreklamazio baten aurrean defendatzen zaitu; bigarrenak defentsa zailtzen dizu, ez baituzu jakingo ere zer duzun."
Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®
Artxibo digitala: segurtasun-kopiak, formatuak eta migrazioa
Fitxategi digitalak hamabost urtez kontserbatzeak operazio-arazo bat du, arkitektura-bulego gutxik planifikatzen dutena: formatuak eta euskarriak garatzen dira. Duela hamabi urteko .dwg fitxategia ez liteke softwarearen egungo bertsioarekin behar bezala ireki, eta duela hamarkada bateko disko gogor bat irakurtezina izan daiteke. Zentzuzko praktika onak:
- Formatu irekietan eta iraunkorretan gordetzea ahal den guztietan: PDF/A dokumentuetarako, IFC BIMerako, DXF DWGren osagarri gisa.
- Migrazio periodikoa: zenbait urtetan behin, fitxategiak indarrean dauden euskarri eta formatuetara migratu. Ez itxaron euskarriak huts egiteari.
- Osotasunaren egiaztapena: aldizka egiaztatu artxibo historikoaren fitxategiak oraindik irakurgarriak direla.
- Kopia bikoitza: bata azpiegitura propioan (NAS zifratua), bestea DPA sinatuaren bidezko hodei profesionalean.
- Dokumentu-zaintzako plataforma profesionala bolumen handia edo dokumentazio kritikoa duten arkitektura-bulegoetarako.
Dokumentazio fisikoa: okerrago zahartzen den aldea
Artxibo fisikoak (jatorrizko sinatutako planoak, paperezko espedienteak, obra-artxiboak) erronka espezifikoak ditu:
- Espazioa: gehiago betetzen du urtero. Suntsipen-politika ordenaturik gabe, arkitektura-bulegoak espazio fisikoa alokatzen amaitzen du jada baliorik ekartzen ez duen dokumentazioarengatik.
- Segurtasuna: giltzaz itxitako armairuak, nork duen sarbidea kontrolatzea, artxibo historikoaren kontsulten erregistroa.
- Kontserbazioa: hezetasuna, eguzki-argia, izurriak. Hamabost urteko kontserbazioak zentzuzko ingurumen-baldintzak eskatzen ditu.
- Digitalizazioa: espediente zaharrak formatu digitalera bihurtu espazio fisikoa askatzeko eta jatorrizkoa dagokionean suntsitzea errazteko, artxibo digitalaren segurtasun-neurriak mantenduz.
Jardueraren uztea: ia inork planifikatzen ez duen unea
Arkitektura-bulego baten jarduera-uzteak (titularraren erretiroa, sozietatearen desegitea, fusioa, lanbide-erregimenetik ateratzea) ez ditu indarrean dauden kontserbazio-betebeharrak iraungitzen. Epea iraungi ez duen dokumentazioak modu seguruan zaindutzen jarraitu behar du. Aukera zentzuzkoak:
- Uztailearen antolatutako zaintza pertsonala, bolumena kudeagarria bada eta segurtasun-neurriak mantentzen badira.
- Dokumentu-zaintzako zerbitzu profesionalean gordailutzea RGPDren 28. art.aren kontratuarekin, kontserbazioaren gainerako epea estaltzen duena.
- Elkargo profesionalaren artxiboan borondatezko gordailutzea, Elkargoak baimentzen duenean.
- Ondorengo arkitektura-bulego batera transferentzia ordenatua, jardueraren jarraipena badago eta dokumentu-laga egokia sinatzen bada.
Ez da zentzuzkoa kontserbazio-epea oraindik indarrean dagoen dokumentazioa suntsitzea, ezta euskarri seguruan ez utziz abandonatzea ere. Erabakia denbora aurretik hartu beharko litzateke, uztea planifikatzean, eta artxibo historikoaren multzo bakoitzarekin zer egin den dokumentatzen duen barneko akta batean isladatu.
Kontserbazio profesionalaren egiaztapen-zerrenda
- Artxibatze eta suntsipenerako barne-politika idatziz dokumentatuta.
- Espedientearen multzoka bereizitako epeak (teknikoa, ekonomikoa, komunikazioak, obra).
- Artxibo aktiboaren eta artxibo historikoaren arteko bereizketa fisikoa edo logikoa.
- Sarbide murriztua artxibo historikora kontsulten erregistroarekin.
- RGPDren 28. art.aren kontratua artxibo digitaleko plataformarekin eta, erabiltzen bada, dokumentu-zaintzako zerbitzu profesionalarekin.
- Formatu eta euskarri digitalen migrazio periodikoa irakurgarritasuna gordetzeko.
- Segurtasunez suntsitzeko prozedura dokumentatua barneko aktarekin.
- Jarduera uzteko plana, oraindik dauden epeetan zaintza aurreikusten duena.
- Artxibo historikoaren urteroko berrikuspena epe guztiak iraungi dituena suntsitzeko.
Maiz egiten diren galderak
Zenbat denbora gorde behar ditu arkitektura-bulego batek amaitutako proiektuak?
Hainbat epe bizi dira elkarrekin: LOE 17. art.ak finkatzen ditu 1, 3 eta 10 urteko erantzukizun zibila motaren arabera, jasoketatik kontatuta, gehi 2 urte preskripzioa akzioa gauzatzeko. Gehi Espainiako Merkataritza Kodea (6 urte) eta Espainiako Zerga Lege Orokorra (4 urteko preskripzio orokorra). Arau praktikoa: espediente osoa hamabost urtez gorde obra jasotzen denetik; epe hori igaro ondoren eta auzi bizirik gabe, suntsipena baloratu.
Sinatutako eta bisatutako planoak eraikinaren bizitza osoan gordetzea derrigorrezkoa al da?
Ez. Arkitektura-bulegoa ez da eraikinaren betiko artxiboa. Betebeharra legezko epeen mendekoa da (erantzukizun zibila, preskripzio tributarioa, araudi kontablea). Plano bisatuak Elkargo profesionalaren artxiboan geratzen dira. Proiektu arruntetarako, hamabost urteko horizontea jasoketatik nahikoa da. Epe espezifiko luzeagoak daude babestutako kultura-ondasunetan eta sektore-araudi bereziko proiektuetan.
Nola adiskidetzen da RGPDren epearen mugatze-printzipioa erantzukizun zibilagatik kontserbazioarekin?
RGPDren 5.1.e art.ak ez du eragozten denbora gehiago gordetzea oinarri juridikoa badago. Lanbide-erantzukizun zibilagatik, LOE akzioengatik eta atxikipen fiskalagatik kontserbazioa legezko betebeharrean (6.1.c art.) edo interes legitimoan (6.1.f art.) babestuta dago. RGPDk eskatzen du multzoka epeak dokumentatzea, justifikatutakoa baino gehiago ez gordetzea, aktiboak artxibo historikoetik bereiztea, sarbideak murriztea eta epe guztiak iraungitzean segurtasunez suntsitzea.
Zer egin proiektu zaharrekin arkitektura-bulegoak jarduera uzten duenean, batzen denean edo arkitektoa erretiratzen denean?
Uzteak ez ditu indarrean dauden kontserbazio-betebeharrak iraungitzen. Aukera zentzuzkoak: titularraren antolatutako zaintza pertsonala, dokumentu-zaintzako zerbitzu profesionalean gordailutzea RGPD 28. art.aren kontratuarekin, Elkargo profesionalaren artxiboan borondatezko gordailutzea, edo ondorengo arkitektura-bulego batera transferentzia. Erabakia uztea planifikatzean hartu behar da eta barneko akta batean isladatu.
Eduki hau orientagarri eta dibulgatzailea da soilik; ez du inola ere aholkularitza juridiko espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako azterketa eskatzen du. Sektoreko autonomia-erkidegoetako araudiak epeak eta baldintzak luzatu edo aldatu ditzake.
Zure bulegoak artxibatze eta suntsipenerako politika argia al du?
Certixen arkitektura sektoreko cumplimiento-aditu bat esleitzen dizugu. Bitartekari komertzialik gabe, txantiloi generikorik gabe.
Aditu batekin hitz egin