Poques professions acumulen tanta documentació per client com l'arquitectura. Un projecte mitjà d'obra nova o rehabilitació genera fàcilment diversos gigues entre plànols, memòries, annexos, fotografies de l'estat actual, arxius CAD/BIM, certificacions, llicències i correspondència tècnica. Multiplicat per desenes o centenars de projectes al llarg d'una carrera professional, l'arxiu d'un estudi es converteix en un actiu important i, simultàniament, en una responsabilitat sota el RGPD que pocs estudis tenen ordenada amb honestedat jurídica.
Aquesta guia explica com es concilia la conservació professional exigida per la LOE (Llei espanyola 38/1999 d'Ordenació de l'Edificació), la prescripció civil, les obligacions comptables i fiscals i la normativa col·legial, amb el principi de limitació del termini de conservació de l'art. 5.1.e RGPD.
El fals conflicte del RGPD amb la conservació professional
Un error freqüent del sector és assumir que el RGPD obliga a destruir els projectes passat un termini curt. No és així. L'art. 5.1.e RGPD estableix que les dades personals es conservaran "durant no més temps del necessari per a les finalitats del tractament", però la finalitat no és només redactar el projecte: també inclou defensar-se d'eventuals reclamacions del client, complir obligacions legals i, on procedeixi, conservar documentació d'interès col·legial o cultural.
El RGPD no entra en conflicte amb aquests terminis. El que exigeix és:
- Identificar la finalitat concreta de la conservació més enllà del tancament del projecte: responsabilitat civil professional, prescripció d'accions del client, obligacions comptables i fiscals.
- Documentar la base jurídica de la conservació: obligació legal (art. 6.1.c RGPD) per a les normes que la imposen; interès legítim (art. 6.1.f) per a la defensa enfront de reclamacions.
- Limitar la conservació a l'estrictament necessari: no conservar tot durant tot el temps del termini més llarg, sinó aplicar terminis diferenciats per bloc.
- Separar actius d'arxius: la documentació de projectes actius no es barreja amb la de l'arxiu històric.
- Restringir accessos a l'arxiu històric al personal autoritzat.
- Destruir de forma segura quan tots els terminis rellevants vencen.
Els quatre terminis que conviuen sobre el mateix projecte
Com a referència general, sobre la documentació d'un projecte d'arquitectura conviuen almenys quatre marcs de conservació diferents:
| Norma | Què cobreix | Horitzó general |
|---|---|---|
| LOE art. 17 | Responsabilitat civil per defectes: 1 any (acabats), 3 anys (habitabilitat), 10 anys (estructurals) des de la recepció. | Fins a 10 anys des de la recepció + 2 anys de prescripció |
| Codi Civil espanyol art. 1964 | Prescripció general d'accions personals no especialment regulades. | 5 anys |
| Codi de Comerç espanyol art. 30 | Llibres, correspondència, documentació i justificants de l'empresari. | 6 anys des de l'últim assentament |
| Llei General Tributària espanyola | Prescripció tributària general. | 4 anys (ampliable a 10) |
| Normativa col·legial | Terminis específics del Col·legi professional aplicable. | Variable |
La regla pràctica de l'estudi raonable és: conservar l'expedient complet durant quinze anys des de la recepció de l'obra. Això cobreix els deu anys de la LOE per a defectes estructurals més els dos anys de prescripció de l'acció, amb marge addicional. Passat aquest termini i en absència d'operacions específiques que estenguin terminis (litigis vius, expedients administratius oberts), procedeix destruir la documentació que ja no aporta valor demostratiu.
Política d'arxivat i destrucció de l'estudi
El document clau per gestionar la conservació és la política interna d'arxivat i destrucció. No ha de ser un tractat: dues o tres pàgines clares que responguin a les preguntes bàsiques:
- Què es conserva: per blocs de l'expedient (documentació tècnica del projecte, documentació de llicència, documentació d'obra, certificació final, documentació econòmica, comunicacions amb el client, comunicacions amb proveïdors, còpies de seguretat d'arxius CAD/BIM).
- Durant quant de temps: termini per bloc, amb la base jurídica associada.
- On: ubicació física (armari, arxiu externalitzat, servei professional de custòdia) o digital (núvol professional amb DPA signat, NAS intern xifrat).
- Qui accedeix: per bloc i per fase (actiu vs. arxiu històric).
- Com es destrueix: trituradora amb nivell de seguretat apropiat per a paper, esborrat segur per a arxius digitals, contracte de destrucció certificada amb servei professional si s'externalitza.
- Qui decideix la destrucció quan vencen els terminis.
- Com es documenta la destrucció: acta interna amb data, expedient destruït i signatura.
Arxiu actiu vs. arxiu històric: la separació que importa
Una bona pràctica organitzativa que també satisfà el RGPD és separar físicament o lògicament l'arxiu de projectes actius de l'arxiu històric:
- Arxiu actiu: projectes en redacció, en visat, en obra, en període de garantia. Accessible a l'equip tècnic que intervé en cada moment. Documentació viva.
- Arxiu històric: projectes acabats amb obra rebuda. Accés restringit al titular de l'estudi o al personal expressament autoritzat. Documentació en estat de "conservació per responsabilitat" sense ús operatiu regular.
La separació redueix el risc d'exposició innecessària de dades personals antigues, simplifica l'aplicació de mesures de seguretat reforçades a l'arxiu històric, facilita l'auditoria de què es conserva i per què, i prepara el camí per a la destrucció ordenada quan arribi el termini.
"El RGPD no obliga a destruir abans d'hora. El que obliga és a tenir pensat i documentat per què es conserva cada cosa, durant quant, on i qui accedeix. Un arxiu històric ordenat val més que un arxiu massiu sense política: el primer et defensa davant una reclamació; el segon et complica la defensa perquè no saps ni el que tens."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Arxiu digital: còpies de seguretat, formats i migració
La conservació durant quinze anys d'arxius digitals té un problema operatiu que pocs estudis planifiquen: els formats i els suports evolucionen. Un arxiu .dwg de fa dotze anys pot no obrir-se correctament amb la versió actual del programari, i un disc dur de fa una dècada pot ser il·legible. Bones pràctiques raonables:
- Conservar en formats oberts i duradors sempre que sigui possible: PDF/A per a documents, IFC per a BIM, DXF com a complement de DWG.
- Migració periòdica: cada cert nombre d'anys, migrar els arxius a suports i formats vigents. No esperar que el suport falli.
- Verificació d'integritat: comprovar periòdicament que els arxius de l'arxiu històric continuen sent llegibles.
- Doble còpia: una en infraestructura pròpia (NAS xifrat), una altra en núvol professional amb DPA signat.
- Plataforma professional de custòdia documental per a estudis amb volum alt o documentació crítica.
Documentació física: el costat que envelleix pitjor
L'arxiu físic (plànols signats originals, expedients en paper, arxius d'obra) planteja reptes específics:
- Espai: ocupa més cada any. Sense política de destrucció ordenada, l'estudi acaba llogant espai físic per documentació que ja no aporta valor.
- Seguretat: armaris amb clau, control de qui té accés, registre de consultes a l'arxiu històric.
- Conservació: humitat, llum solar, plagues. La conservació a quinze anys requereix condicions ambientals raonables.
- Digitalització: convertir els expedients antics a format digital per alliberar espai físic i facilitar la destrucció de l'original quan procedeixi, mantenint les mesures de seguretat de l'arxiu digital.
Cessament d'activitat: el moment que gairebé ningú planifica
El cessament d'activitat d'un estudi (jubilació del titular, dissolució de la societat, fusió, sortida del règim professional) no extingeix les obligacions de conservació encara vigents. La documentació el termini de la qual no ha vençut ha de seguir custodiada de forma segura. Les opcions raonables:
- Custòdia personal organitzada del titular que cessa, si el volum és manejable i es mantenen les mesures de seguretat.
- Dipòsit en servei professional de custòdia documental amb contracte de l'art. 28 RGPD que cobreixi el termini restant de conservació.
- Dipòsit voluntari a l'arxiu del Col·legi professional quan el Col·legi ho permeti.
- Transferència ordenada a un estudi successor si hi ha continuïtat d'activitat i es signa una cessió documental adequada.
El que no és raonable és destruir documentació el termini de conservació de la qual encara està vigent, ni abandonar-la en suports no segurs. La decisió s'hauria de prendre amb temps, en planificar el cessament, i reflectir-se en una acta interna que documenti què s'ha fet amb cada bloc de l'arxiu històric.
Checklist de conservació professional
- Política interna d'arxivat i destrucció documentada per escrit.
- Terminis diferenciats per bloc de l'expedient (tècnic, econòmic, comunicacions, obra).
- Separació física o lògica entre arxiu actiu i arxiu històric.
- Accés restringit a l'arxiu històric amb registre de consultes.
- Contracte de l'art. 28 RGPD amb plataforma d'arxiu digital i, si s'utilitza, amb servei professional de custòdia documental.
- Migració periòdica de formats i suports digitals per preservar llegibilitat.
- Procediment documentat de destrucció segura amb acta interna.
- Pla de cessament d'activitat que prevegi la custòdia durant els terminis pendents.
- Revisió anual de l'arxiu històric per destruir el que ha vençut tots els terminis.
Preguntes freqüents
Quant de temps ha de conservar un estudi d'arquitectura els projectes acabats?
Conviuen diversos terminis: l'art. 17 LOE fixa responsabilitat civil d'1, 3 i 10 anys per defectes segons el tipus, comptats des de la recepció, més 2 anys de prescripció per exercitar l'acció. A més el Codi de Comerç espanyol (6 anys) i la LGT (4 anys de prescripció general). La regla pràctica: conservar l'expedient complet durant quinze anys des de la recepció de l'obra; passat aquest termini i sense litigis vius, valorar la destrucció.
És obligatori conservar els plànols signats i visats durant tota la vida de l'edifici?
No. L'estudi no és l'arxiu permanent de l'edifici. L'obligació es regeix pels terminis legals (responsabilitat civil, prescripció tributària, normativa comptable). Els plànols visats queden a l'arxiu del Col·legi professional. Per a projectes ordinaris, l'horitzó de quinze anys des de la recepció és suficient. Existeixen terminis específics més llargs en béns culturals protegits i projectes amb regulació sectorial especial.
Com es concilia el principi de limitació del termini del RGPD amb la conservació per responsabilitat civil?
L'art. 5.1.e RGPD no impedeix conservar més temps si existeix base jurídica. La conservació per responsabilitat civil professional, accions LOE i retenció fiscal està emparada en obligació legal (art. 6.1.c) o interès legítim (art. 6.1.f). El RGPD exigeix documentar terminis per bloc, no conservar més del justificat, separar actius d'arxiu històric, restringir accessos i destruir de forma segura en vèncer tots els terminis.
Què fer amb els projectes antics quan l'estudi cessa activitat, es fusiona o l'arquitecte es jubila?
El cessament no extingeix les obligacions de conservació encara vigents. Opcions raonables: custòdia personal organitzada del titular, dipòsit en servei professional de custòdia documental amb contracte art. 28 RGPD, dipòsit voluntari a l'arxiu del Col·legi professional, o transferència a un estudi successor. La decisió s'ha de prendre en planificar el cessament i reflectir-se en una acta interna.
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar terminis i requisits.
El teu estudi té una política clara d'arxiu i destrucció?
A Certix t'assignem un expert en compliment del sector arquitectura. Sense intermediaris comercials, sense plantilles genèriques.
Parlar amb un expert