Poucas profesións acumulan tanta documentación por cliente como a arquitectura. Un proxecto medio de obra nova ou rehabilitación xera facilmente varios gigas entre planos, memorias, anexos, fotografías do estado actual, arquivos CAD/BIM, certificacións, licenzas e correspondencia técnica. Multiplicado por decenas ou centos de proxectos ao longo dunha carreira profesional, o arquivo dun estudo convértese nun activo importante e, simultaneamente, nunha responsabilidade baixo o RGPD (Regulamento UE 2016/679) que poucos estudos teñen ordenada con honestidade xurídica.
Esta guía explica como se concilia a conservación profesional esixida pola LOE (Lei española 38/1999 de Ordenación da Edificación), a prescrición civil, as obrigas contables e fiscais e a normativa colexial, co principio de limitación do prazo de conservación do art. 5.1.e RGPD.
O falso conflito do RGPD coa conservación profesional
Un erro frecuente do sector é asumir que o RGPD obriga a destruír os proxectos pasado un prazo curto. Non é así. O art. 5.1.e RGPD establece que os datos persoais se conservarán "durante non máis tempo do necesario para os fins do tratamento", pero a finalidade non é só redactar o proxecto: tamén inclúe defenderse de eventuais reclamacións do cliente, cumprir obrigas legais e, onde proceda, conservar documentación de interese colexial ou cultural.
O RGPD non entra en conflito con estes prazos. O que esixe é:
- Identificar a finalidade concreta da conservación máis aló do peche do proxecto: responsabilidade civil profesional, prescrición de accións do cliente, obrigas contables e fiscais.
- Documentar a base xurídica da conservación: obriga legal (art. 6.1.c RGPD) para as normas que a impoñen; interese lexítimo (art. 6.1.f) para a defensa fronte a reclamacións.
- Limitar a conservación ao estritamente necesario: non conservar todo durante todo o tempo do prazo máis longo, senón aplicar prazos diferenciados por bloque.
- Separar activos de arquivos: a documentación de proxectos activos non se mestura coa do arquivo histórico.
- Restrinxir accesos ao arquivo histórico ao persoal autorizado.
- Destruír de forma segura cando todos os prazos relevantes vencen.
Os catro prazos que conviven sobre o mesmo proxecto
Como referencia xeral, sobre a documentación dun proxecto de arquitectura conviven polo menos catro marcos de conservación distintos:
| Norma | Que cobre | Horizonte xeral |
|---|---|---|
| LOE art. 17 | Responsabilidade civil por defectos: 1 ano (acabados), 3 anos (habitabilidade), 10 anos (estruturais) desde a recepción. | Ata 10 anos desde recepción + 2 anos de prescrición |
| Código Civil español art. 1964 | Prescrición xeral de accións persoais non especialmente reguladas. | 5 anos |
| Código de Comercio español art. 30 | Libros, correspondencia, documentación e xustificantes do empresario. | 6 anos desde o último asentamento |
| Lei Xeral Tributaria española | Prescrición tributaria xeral. | 4 anos (ampliable a 10) |
| Normativa colexial | Prazos específicos do Colexio profesional aplicable. | Variable |
A regra práctica do estudo razoable é: conservar o expediente completo durante quince anos desde a recepción da obra. Iso cobre os dez anos da LOE para defectos estruturais máis os dous anos de prescrición da acción, con marxe adicional. Pasado ese prazo e en ausencia de operacións específicas que estendan prazos (litixios vivos, expedientes administrativos abertos), procede destruír a documentación que xa non achega valor demostrativo.
Política de arquivado e destrución do estudo
O documento clave para xestionar a conservación é a política interna de arquivado e destrución. Non ten que ser un tratado: dúas ou tres páxinas claras que respondan ás preguntas básicas:
- Que se conserva: por bloques do expediente (documentación técnica do proxecto, documentación de licenza, documentación de obra, certificación final, documentación económica, comunicacións co cliente, comunicacións con provedores, copias de seguridade de arquivos CAD/BIM).
- Durante canto tempo: prazo por bloque, coa base xurídica asociada.
- Onde: ubicación física (armario, arquivo externalizado, servizo profesional de custodia) ou dixital (nube profesional con DPA asinado, NAS interno cifrado).
- Quen accede: por bloque e por fase (activo vs. arquivo histórico).
- Como se destrúe: trituradora con nivel de seguridade apropiado para papel, borrado seguro para arquivos dixitais, contrato de destrución certificada con servizo profesional se se externaliza.
- Quen decide a destrución cando vencen os prazos.
- Como se documenta a destrución: acta interna con data, expediente destruído e sinatura.
Arquivo activo vs. arquivo histórico: a separación que importa
Unha boa práctica organizativa que tamén satisfai ao RGPD é separar fisicamente ou loxicamente o arquivo de proxectos activos do arquivo histórico:
- Arquivo activo: proxectos en redacción, en visado, en obra, en período de garantía. Accesible ao equipo técnico que intervén en cada momento. Documentación viva.
- Arquivo histórico: proxectos rematados con obra recibida. Acceso restrinxido ao titular do estudo ou ao persoal expresamente autorizado. Documentación en estado de "conservación por responsabilidade" sen uso operativo regular.
A separación reduce o risco de exposición innecesaria de datos persoais antigos, simplifica a aplicación de medidas de seguridade reforzadas ao arquivo histórico, facilita a auditoría do que se conserva e por que, e prepara o camiño para a destrución ordenada cando chegue o prazo.
"O RGPD non obriga a destruír antes de tempo. O que obriga é a ter pensado e documentado por que se conserva cada cousa, durante canto, onde e quen accede. Un arquivo histórico ordenado vale máis que un arquivo masivo sen política: o primeiro defendete ante unha reclamación; o segundo complícache a defensa porque non sabes nin o que tes."
Mario P. Talamillo · Socio director, Certix®
Arquivo dixital: copias de seguridade, formatos e migración
A conservación durante quince anos de arquivos dixitais ten un problema operativo que poucos estudos planifican: os formatos e os soportes evolucionan. Un arquivo .dwg de hai doce anos pode non abrirse correctamente coa versión actual do software, e un disco duro de hai unha década pode ser ilexible. Boas prácticas razoables:
- Conservar en formatos abertos e duradeiros sempre que sexa posible: PDF/A para documentos, IFC para BIM, DXF como complemento de DWG.
- Migración periódica: cada certo número de anos, migrar os arquivos a soportes e formatos vixentes. Non agardar a que o soporte falle.
- Verificación de integridade: comprobar periodicamente que os arquivos do arquivo histórico seguen sendo lexibles.
- Dobre copia: unha en infraestrutura propia (NAS cifrado), outra en nube profesional con DPA asinado.
- Plataforma profesional de custodia documental para estudos con volume alto ou documentación crítica.
Documentación física: o lado que envellece peor
O arquivo físico (planos asinados orixinais, expedientes en papel, arquivos de obra) presenta retos específicos:
- Espazo: ocupa máis cada ano. Sen política de destrución ordenada, o estudo termina alugando espazo físico por documentación que xa non achega valor.
- Seguridade: armarios con chave, control de quen ten acceso, rexistro de consultas ao arquivo histórico.
- Conservación: humidade, luz solar, pragas. A conservación a quince anos require condicións ambientais razoables.
- Dixitalización: converter os expedientes antigos a formato dixital para liberar espazo físico e facilitar a destrución do orixinal cando proceda, mantendo as medidas de seguridade do arquivo dixital.
Cesamento de actividade: o momento que case ninguén planifica
O cesamento de actividade dun estudo (xubilación do titular, disolución da sociedade, fusión, saída do réxime profesional) non extingue as obrigas de conservación aínda vixentes. A documentación cuxo prazo non venceu debe seguir custodiada de forma segura. As opcións razoables:
- Custodia persoal organizada do titular que cesa, se o volume é manexable e se manteñen as medidas de seguridade.
- Depósito en servizo profesional de custodia documental con contrato do art. 28 RGPD que cubra o prazo restante de conservación.
- Depósito voluntario no arquivo do Colexio profesional cando o Colexio o permita.
- Transferencia ordenada a un estudo sucesor se hai continuidade de actividade e se asina unha cesión documental adecuada.
O que non é razoable é destruír documentación cuxo prazo de conservación aínda está vixente, nin abandonala en soportes non seguros. A decisión debería tomarse con tempo, ao planificar o cesamento, e reflectirse nunha acta interna que documente que se fixo con cada bloque do arquivo histórico.
Checklist de conservación profesional
- Política interna de arquivado e destrución documentada por escrito.
- Prazos diferenciados por bloque do expediente (técnico, económico, comunicacións, obra).
- Separación física ou lóxica entre arquivo activo e arquivo histórico.
- Acceso restrinxido ao arquivo histórico con rexistro de consultas.
- Contrato do art. 28 RGPD con plataforma de arquivo dixital e, se se utiliza, con servizo profesional de custodia documental.
- Migración periódica de formatos e soportes dixitais para preservar lexibilidade.
- Procedemento documentado de destrución segura con acta interna.
- Plan de cesamento de actividade que prevexa a custodia durante os prazos pendentes.
- Revisión anual do arquivo histórico para destruír o que venceu todos os prazos.
Preguntas frecuentes
Canto tempo ten que conservar un estudo de arquitectura os proxectos rematados?
Conviven varios prazos: o art. 17 LOE fixa responsabilidade civil de 1, 3 e 10 anos por defectos segundo o tipo, contados desde a recepción, máis 2 anos de prescrición para exercitar a acción. Máis o Código de Comercio español (6 anos) e a LXT (4 anos de prescrición xeral). A regra práctica: conservar o expediente completo durante quince anos desde a recepción da obra; pasado ese prazo e sen litixios vivos, valorar a destrución.
É obrigatorio conservar os planos asinados e visados durante toda a vida do edificio?
Non. O estudo non é o arquivo permanente do edificio. A obriga réxese polos prazos legais (responsabilidade civil, prescrición tributaria, normativa contable). Os planos visados quedan no arquivo do Colexio profesional. Para proxectos ordinarios, o horizonte de quince anos desde a recepción é suficiente. Existen prazos específicos máis longos en bens culturais protexidos e proxectos con regulación sectorial especial.
Como se concilia o principio de limitación do prazo do RGPD coa conservación por responsabilidade civil?
O art. 5.1.e RGPD non impide conservar máis tempo se existe base xurídica. A conservación por responsabilidade civil profesional, accións LOE e retención fiscal está amparada en obriga legal (art. 6.1.c) ou interese lexítimo (art. 6.1.f). O RGPD esixe documentar prazos por bloque, non conservar máis do xustificado, separar activos de arquivo histórico, restrinxir accesos e destruír de forma segura ao vencer todos os prazos.
Que facer cos proxectos antigos cando o estudo cesa actividade, fusiónase ou o arquitecto xubílase?
O cesamento non extingue as obrigas de conservación aínda vixentes. Opcións razoables: custodia persoal organizada do titular, depósito en servizo profesional de custodia documental con contrato art. 28 RGPD, depósito voluntario no arquivo do Colexio profesional, ou transferencia a un estudo sucesor. A decisión debe tomarse ao planificar o cesamento e reflectirse nunha acta interna.
Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.
O teu estudo ten unha política clara de arquivado e destrución?
En Certix asignámosche un experto en cumprimento do sector arquitectura. Sen intermediarios comerciais, sen modelos xenéricos.
Falar cun experto