Autonomoak igortzen eta jasotzen dituen fakturek bere jardueratik igarotzen diren datu pertsonalen zatirik handiena biltzen dute. Izena, NAN, helbidea, zenbatekoa, zerbitzuaren deskribapena, batzuetan bezeroaren banku-kontua. Dokumentazio hori gordetzea derrigorrezkoa da hainbat urtez kontabilitate, zerga eta zibil arrazoiengatik. Baina edozein modutara gordetzea —idazmahaiko karpeta batean, Dropbox pertsonal batean, sailkatu gabeko eposta batean— ez da RGPDak eskatzen duena.
Gida honek azaltzen du autonomoak fakturen eta zerga-datuen kontserbazioa nola kudeatzen duen RGPDa (EB 2016/679 Erregelamendua), LOPDGDD (3/2018 Lege Organikoa, datu pertsonalen babesari buruzkoa), Espainiako Merkataritza Kodea, Espainiako Zerga Lege Orokorra eta Fakturazioaren Erregelamendua (1619/2012 ED) jarraikiz, batez besteko autonomoak benetan behar duenari arreta jarriz: zer epe aplikatu, NANa bezeroari eskatu ala ez nola erabaki, kopiak non gorde eta jarduera amaitzen denean zer egin.
Faktura beraren gainean elkarrekin bizi diren hiru epeak
Autonomo batek igorritako faktura bat aldi berean gutxienez hiru marko arauemailek gobernatzen dute, epe ezberdinekin. Komeni da argi izatea, motz ez gelditzeko ezta gehiegi gordetzeko ere:
| Araua | Epe orokorra | Salbuespenak / luzapenak |
|---|---|---|
| Espainiako Merkataritza Kodea (30. art.) | Sei urte azken idazpenetik, liburu, korrespondentzia, dokumentazio eta egiaztagirietarako. | Epe handiagoak eskatzen dituzten xedapen orokor edo bereziak. |
| Espainiako Zerga Lege Orokorra | Lau urteko preskripzio-epea zerga-zorrentzat. | Oinarri ezkorrak edo konpentsatzeke dauden kuotak: hamar urtera arte. |
| Espainiako Kode Zibila (1964. art.) | Bost urte epe espezifikorik gabeko akzio pertsonaletarako. | Akzio espezifikoak (akatsak, erantzukizun profesionala) epe propioekin. |
| Arau sektorialak | Aldakorra. | Eraikuntza (LOE 17. art.aren hamar urteko erantzukizunak), kapitalen zuriketa prebenitzeko 10/2010 Lege espainiarra (hamar urte), etab. |
Batez besteko autonomoaren arau praktikoa fakturazioa gutxienez sei urte kontserbatzea da azken kontabilitate-idazpenetik, hau da, Espainiako Merkataritza Kodearen epea. Horrek zerga-preskripzio orokorra eta zibil arrunta ere estaltzen ditu. Epe espezifiko luzeagoak dituzten sektoreentzat (eraikuntza erantzukizun hamarrekoekin, kapitalen zuriketaren prebentzioko 10/2010 Lege espainiarrak behartutako profesionalak), epea espezifikora egokitzen da.
Bezeroaren NANa: noiz da derrigorrezkoa eta noiz desproportzionatua
Fakturazioaren Erregelamenduak bi eszenategi bereizten ditu:
- Faktura osoa: hartzailea enpresaria edo profesionala denean, edo Europako Batasun barneko eragiketa bat denean, hartzailearen NAN/IFKa sartu behar da. Hau da egoera normala B2Bn eta bezeroak kendu nahi dituen zerbitzu profesionaletan.
- Faktura sinplifikatua (lehengo "tiketa"): zenbateko txikiagoko B2C eragiketetan, ez da beharrezkoa bezeroaren NANa. Erregelamenduak berak ezarritako mugen azpiko eragiketetan hartzailea identifikatu gabeko faktura sinplifikatua ahalbidetzen du. Bezeroak gastua kentzeko eskatzen badu, datu osoekin fakturatze sinplifikatura igotzen da eta orduan bai identifikatzen da.
RGPDaren 5.1.c art.aren minimizazio-printzipioak helbururako beharrezkoak ez diren datuak ez biltzera behartzen du. Azken kontsumitzaileari saltzen dion autonomo batek ez du ohiko praktika bihurtu behar gastua kentzeko behar ez duen bezero bakoitzari NANa eskatzea. NANa "badaezpada" edo "jarraipenerako" eskatzea oinarri juridiko nahikorik gabeko datu-tratamendua da.
Fakturak non gorde: hodei profesionala edo lokala zifratuta
Fakturen kontserbazio digitala ohi bi bidetatik egiten da:
- Fakturazio-softwarea biltegiratze integratuarekin (Holded, Quaderno, Factura Directa, Anfix, Sage, ContaSimple, etab.). Hornitzaileak tratamendu-eragile gisa jokatzen du (RGPDaren 28. art.) eta dagokion kontratua sinatu behar du, normalean bere baldintza orokorretan barne. Egiaztatu behar da azpieragileak, nazioarteko transferentziak eta zerbitzua amaitzean datuen itzulera estaltzen dituela.
- Hodeiko biltegiratzea (Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business, iCloud profesionalentzat). Erregimen bera: hornitzailea eragilea da, RGPDaren 28. art.aren kontratua sinatu behar da, eta doako edo pertsonalen bertsioak ez dira egokiak kontratu hori barne ez dutelako.
Profesionalki egokia ez dena:
- Drive pertsonala, Dropbox Basic, familiarekin partekatutako iCloud pertsonala.
- Posta elektronikoa artxibo nagusi gisa (fakturak eposta pertsonalekin nahastuta, sailkapenik gabe, segurtasun indartua gabe).
- Eramangarriaren eta gestoriaren ordenagailuaren artean dabilen zifratu gabeko pendrive-a.
- Idazmahaiko karpeta babeskopiarik gabe.
Zentzuzko metodoa: fakturazio-software profesionala backup automatikoarekin + segurtasun-kopia zifratua hodei profesionalean + gestoriari aldizkako entrega kanal seguruaren bidez. Fakturak ez lukete inoiz toki bakar batean bizi behar: leku hori huts egiten badu, negozioa galtzen da.
Gestoria eragile gisa: RGPDaren 28. art.aren kontratua
Espainiako ia autonomo guztiek gestoria batekin lan egiten dute, bere fakturak BEZ, PFEZ eta urteko laburpenak aurkezteko jasotzen dituena. Gestoriak tratamendu-eragile gisa jokatzen du autonomoaren eta bezeroen datuen gainean. Harremanak RGPDaren 28. art.aren kontratua eskatzen du, 28.3 art.aren gutxieneko edukiarekin:
- Objektua eta iraupena, izaera eta helburua, datu-motak eta interesdun-kategoriak.
- Arduradunaren (autonomoa) eta eragilearen (gestoria) betebeharrak.
- Gestoriako langileen konfidentzialtasuna.
- Segurtasun-neurriak: tranzitoko zifratzea, sarbide-kontrola, segurtasun-kopiak.
- Azpieragile-erregimena: gestoriak hirugarren baten softwarea erabiltzen badu, azpikontratazio hori baimenduta egon behar da.
- Interesdunaren eskubideetarako laguntza eta hausteen jakinarazpena.
- Harremana amaitzean itzultzea: gestoriak dokumentazioa autonomoari itzultzen dio, ez da hura suntsitzera mugatzen (RGPDaren 28.3.g art.). Bereziki garrantzitsua da autonomoak gestoria aldatzen duenean.
Gestoria serio gehienek kontratu hau enkargu-orriaren eranskin gisa eskaintzen dute. Autonomoak berrikusi, sinatu eta artxibatu behar du. Gestoriak ez badu kontratu hori eskaintzen edo sinatzeari uko egiten badio, gestoria aldatzea planteatzea komeni da.
"Autonomoaren kontserbazio-eperik tipikoena ez da RGPDarena: Espainiako Merkataritza Kodearena da. Sei urte azken idazpenetik. Gertatzen dena da dokumentazio horrek datu pertsonalak biltzen dituela, eta horregatik zaindu behar da RGPDaren neurriekin. Faktura ez da kontserbatzen RGPDak eskatzen duelako; Espainiako Merkataritza Kodeagatik kontserbatzen da, eta RGPDarekin babesten da."
Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®
Bezeroak bere datuen ezabatzea eskatzen duenean
RGPDaren 17. art.aren ezabatze-eskubidea sektorean nahasmena gehien sortzen duen puntuetako bat da. Arau praktikoa:
- Bezeroak ezabatzea eskatzen badu eta kontserbatzeko lege-betebeharra (kontablea, fiskala, zibila) badago, autonomoak ezin du dokumentazioa ezabatu; betebeharra eta epea azalduz erantzun behar du. Epea igarotakoan, ezabatzea dator.
- Datuak tratamendu osagarrietan (marketin-zerrenda, mugikorreko agenda, lege-betebeharrik gabeko merkataritza-fitxak) badaude, ezabatzea epean atendituta egon behar da.
- Ezabatze-eskaerari erantzuteko epea hilabete da jasoeratik, beste birekin luzagarria eskaera konplexua bada (RGPDaren 12.3 art.), interesdunari luzapenaren berri emanez.
- Erantzuna idatziz izan behar du eta autonomoaren artxiboan gorde behar da betetzea egiaztatzeko.
Jardueraren amaiera: ia inork planifikatzen ez duen fasea
Autonomoaren jardueraren amaierak —erretiroa, lanbide-aldaketa, erregimenetik irtetea— ez ditu ezabatzen indarrean dauden kontserbazio-betebeharrak. Dokumentazio kontable eta fiskala Espainiako Merkataritza Kodearen eta Espainiako Zerga Lege Orokorraren epeek babestuta jarraitzen du azken idazpenaren ondoren urte batzuetan.
Amaitzen duen autonomoaren zentzuzko aukerak hauek dira:
- Zaintza propioa: artxiboa antolatzea eta etxean zentzuzko segurtasun-neurriekin gordetzea. Dokumentu-bolumen txikia duten autonomoentzat bideragarria.
- Gestoriak zaintza: hainbat gestoriak amaierondoko dokumentu-kontserbazioko zerbitzua eskaintzen du. Fase hori estaltzen duen RGPDaren 28. art.aren kontratua eskatzen du.
- Dokumentu-zaintza zerbitzu profesionala: artxibo fisikoak eta digitalak berme teknikoekin gordetzen dituzten enpresa espezializatuak. Bolumen handia edo dokumentazio sentikorra duten autonomoentzat egokia.
Epe guztiak igarotakoan, segurtasun-suntsiketa dator: papera segurtasun-maila egokiko suntsigailuaren bidez edo zerbitzu profesional ziurtatuaren bidez txikitu, fitxategi digitalak askatutako espazioa gainidazten duten tresnekin modu seguruan ezabatu, eta hondar-datu-base profesional ororren ofiziala baja eman.
Fakturazio eta kontserbazio checklist-a
- Sei urteko kontserbazio-epe orokorra azken idazpenetik (Espainiako Merkataritza Kodea), egoera espezifikoen arabera luzagarria.
- Bezeroaren NANa Fakturazioaren Erregelamenduak hala eskatzen duenean bakarrik; ez bihurtu ohitura.
- Fakturazio-software profesionala RGPDaren 28. art.aren kontratua sinatuta eta artxibatuta.
- Segurtasun-kopia zifratua hodei profesionalean (ez doako bertsio pertsonaletan).
- RGPDaren 28. art.aren kontratua kanpoko gestoriarekin, amaitzean itzulerarekin.
- Ezabatze-eskaerei erantzuteko prozedura dokumentatua (lege-eperik gabe edo gabe).
- Jardueraren amaiera-plana, gainerako epeetan kontserbazioa eta amaieran segurtasun-suntsiketa aurreikusten dituena.
- Artxiboaren urteroko berrikuspena: zer dokumentazio dagoen epea betetzen eta suntsi daitekeen, zer dokumentazio berri sartzen den.
Ohiko galderak
Zenbat denbora gorde behar ditu autonomoak igorritako eta jasotako fakturak?
Erreferentzia orokor gisa, Espainiako Merkataritza Kodearen 30. art.ak sei urte finkatzen ditu azken idazpenetik. Espainiako Zerga Lege Orokorrak lau urteko preskripzio-epe orokorrak finkatzen ditu, oinarri ezkor edo konpentsatzeke dauden kuoten kasuan hamar urtera luzagarriak. Kode Zibilaren 1964. art.ak bost urte ezartzen ditu akzio zibil arruntentzat. Arau praktikoa: gutxienez sei urte gorde azken idazpenetik, epe espezifikoak dituzten sektoreentzat (eraikuntza, kapitalen zuriketaren prebentzioa) goranzko egokitzapenarekin.
Igorritako faktura bakoitzean bezeroaren NAN edo IFK kontserbatu behar al du autonomoak?
Fakturazioaren Erregelamenduak hartzailearen NANa eskatzen du faktura osoan enpresaria edo profesionala denean edo Europako Batasun barneko eragiketetan. Ohiko B2Cn faktura sinplifikatua NANik gabe nahikoa da. NANa "badaezpada" eskatzea hura behar ez duten bezeroei RGPDaren 5.1.c art.aren minimizazio-printzipioa urratzen du.
Hodeiko fakturen kopiak zilegi al dira autonomoarentzat?
Bai, bi baldintza betetzen badira: RGPDaren 28. art.aren kontratua hornitzailearekin (bertsio profesionalek dakartena, hala nola Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business) eta nazioarteko transferentzien analisia zerbitzariak EEEtik kanpo badaude. Doako edo pertsonalen bertsioek ez dute kontratu hori barne hartzen eta ez dira egokiak datu profesionaletarako.
Zer gertatzen da bezeroaren datuekin autonomoak jarduera amaitzen duenean edo erretiratzen denean?
Amaierak ez ditu ezabatzen indarrean dauden kontserbazio-betebeharrak. Dokumentazio kontable eta fiskala Espainiako Merkataritza Kodearen (sei urte) eta Espainiako Zerga Lege Orokorraren (lau urteko preskripzio orokorra) epeetan zehar gorde behar da. Aukerak: zaintza propioa, gestoriak zaintza fase hori estaltzen duen RGPDaren 28. art.aren kontratuarekin, edo dokumentu-zaintza zerbitzu profesionala. Epeak igarotakoan, segurtasun-suntsiketa.
Eduki hau informatiboa eta dibulgatiboa da soilik; ez du inolaz ere lege-aholkularitza espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako analisia eskatzen du. Autonomia-erkidegoetako araudi sektorialak epeak eta baldintzak luzatu edo aldatu ditzake.
Antolatuta al duzu zure autonomo-jardueraren dokumentu-kontserbazioa?
Certix-en autonomoentzako betetze-aditu bat esleitzen dizugu. Merkataritza-bitartekaririk gabe, txantiloi generikorik gabe.
Aditu batekin hitz egin