Les factures que emet i rep un autònom concentren la major part de les dades personals que passen per la seva activitat. Nom, NIF, adreça, import, descripció del servei, ocasionalment compte bancari del client. Conservar aquesta documentació és obligatori durant diversos anys per motius comptables, fiscals i civils. Però conservar-la de qualsevol manera —en una carpeta de l'escriptori, en un Dropbox personal, en un correu sense classificar— no és el que exigeix el RGPD.
Aquesta guia explica com gestiona un autònom la conservació de factures i dades fiscals conforme al RGPD (Reglament UE 2016/679), la LOPDGDD (Llei Orgànica 3/2018 espanyola), el Codi de Comerç espanyol, la Llei General Tributària espanyola i el Reglament de Facturació (RD 1619/2012), amb èmfasi en allò que l'autònom mitjà realment necessita: quins terminis aplicar, com decidir si demanar o no el NIF al client, on guardar les còpies i què fer quan es cessa l'activitat.
Els tres terminis que conviuen sobre la mateixa factura
Una factura emesa per un autònom es regeix simultàniament per almenys tres marcs normatius amb terminis diferents. Convé tenir-los clars per no quedar-se curt ni guardar de més:
| Norma | Termini general | Excepcions / extensions |
|---|---|---|
| Codi de Comerç espanyol (art. 30) | Sis anys des de l'últim assentament, per a llibres, correspondència, documentació i justificants. | Disposicions generals o especials que exigeixin terminis més grans. |
| Llei General Tributària espanyola | Quatre anys de prescripció per a deutes tributaris. | Bases imposables negatives o quotes pendents de compensar: fins a deu anys. |
| Codi Civil espanyol (art. 1964) | Cinc anys per a accions personals sense termini específic. | Accions específiques (defectes, responsabilitat professional) amb terminis propis. |
| Normes sectorials | Variable. | Construcció (responsabilitats decennals de l'art. 17 LOE), prevenció de blanqueig (deu anys), etc. |
La regla pràctica de l'autònom mitjà és conservar la facturació almenys sis anys des de l'últim assentament comptable, que és el termini del Codi de Comerç espanyol. Això cobreix també la prescripció tributària general i la civil ordinària. Per a sectors amb terminis específics més llargs (construcció amb responsabilitats decennals, professionals obligats per la Llei 10/2010 PBC/FT espanyola de prevenció del blanqueig), el termini s'ajusta a l'específic.
NIF del client: quan és obligatori i quan és desproporcionat
El Reglament de Facturació distingeix dos escenaris:
- Factura completa: quan el destinatari és empresari o professional, o es tracta d'operació intracomunitària, cal incloure el NIF/CIF del destinatari. Aquesta és la situació normal en B2B i en serveis professionals que el client vol deduir.
- Factura simplificada (antic "tiquet"): per a operacions B2C de menor import, no és necessari el NIF del client. El mateix Reglament permet una factura simplificada sense identificar el destinatari en operacions per sota dels llindars establerts. Si el client la demana per deduir-se la despesa, s'eleva a factura simplificada amb dades completes i llavors sí que s'identifica.
El principi de minimització de l'art. 5.1.c RGPD obliga a no recollir dades que no són necessàries per a la finalitat. Un autònom que ven al consumidor final no ha de convertir en rutina el demanar el DNI a cada client que no ho requereix per deduir-se la despesa. Demanar el NIF "per si de cas" o "per al seguiment" és un tractament de dades sense base jurídica suficient.
On guardar les factures: núvol professional o local xifrat
La conservació digital de les factures es fa típicament per dues vies:
- Programari de facturació amb emmagatzematge integrat (Holded, Quaderno, Factura Directa, Anfix, Sage, ContaSimple, etc.). El proveïdor actua com a encarregat del tractament (art. 28 RGPD) i ha de signar el contracte corresponent, normalment inclòs a les seves condicions generals. Cal comprovar que cobreix subencarregats, transferències internacionals i devolució de les dades en cessar el servei.
- Emmagatzematge al núvol (Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business, iCloud per a professionals). Mateix règim: el proveïdor és encarregat, cal signar el contracte de l'art. 28 RGPD, i les versions gratuïtes o personals no són adequades perquè no inclouen aquest contracte.
El que no és adequat professionalment:
- Drive personal, Dropbox Basic, iCloud personal compartit amb la família.
- Correu electrònic com a arxiu principal (les factures barrejades amb correus personals, sense classificació, sense seguretat reforçada).
- Pendrive sense xifrar que circula entre el portàtil i l'ordinador de la gestoria.
- Carpeta de l'escriptori sense còpia de seguretat.
El mètode raonable: programari de facturació professional amb backup automàtic + còpia de seguretat xifrada en un núvol professional + lliurament periòdic a la gestoria per canal segur. Les factures no haurien de viure mai en un únic lloc: si aquest lloc falla, es perd el negoci.
La gestoria com a encarregat: el contracte de l'art. 28 RGPD
La pràctica totalitat d'autònoms a Espanya treballa amb una gestoria que rep les seves factures per presentar IVA, IRPF i resums anuals. La gestoria actua com a encarregada del tractament sobre les dades de l'autònom i dels seus clients. La relació exigeix un contracte de l'art. 28 RGPD amb el contingut mínim de l'art. 28.3:
- Objecte i durada, naturalesa i finalitat, tipus de dades i categories d'interessats.
- Obligacions del responsable (l'autònom) i de l'encarregada (la gestoria).
- Confidencialitat del personal de la gestoria.
- Mesures de seguretat: xifratge en trànsit, control d'accessos, còpies de seguretat.
- Règim de subencarregats: si la gestoria utilitza programari d'un tercer, aquesta subcontractació ha d'estar autoritzada.
- Assistència per a drets de l'interessat i notificació de bretxes.
- Devolució en finalitzar la relació: la gestoria torna la documentació a l'autònom, no es limita a destruir-la (art. 28.3.g RGPD). És especialment important quan l'autònom canvia de gestoria.
La majoria de les gestories serioses ofereixen aquest contracte com a annex al seu full d'encàrrec. L'autònom ha de revisar-lo, signar-lo i arxivar-lo. Si la gestoria no ofereix aquest contracte o es nega a signar-lo, convé plantejar-se canviar de gestoria.
"El termini de conservació més típic de l'autònom no és el del RGPD: és el del Codi de Comerç espanyol. Sis anys des de l'últim assentament. El que passa és que aquesta documentació porta incorporades dades personals, i per això s'ha de custodiar amb les mesures del RGPD. La factura no es conserva perquè la demani el RGPD; es conserva pel Codi de Comerç espanyol, i es protegeix amb el RGPD."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Quan un client demana la supressió de les seves dades
El dret de supressió de l'art. 17 RGPD és un dels punts on hi ha més confusió al sector. La regla pràctica és:
- Si el client sol·licita la supressió i existeix una obligació legal de conservació (comptable, fiscal, civil), l'autònom no pot esborrar la documentació; ha de respondre explicant l'obligació i el termini. Passat el termini, escau la supressió.
- Si les dades són en tractaments accessoris (llista de màrqueting, agenda del mòbil, fitxes comercials sense obligació legal), la supressió s'ha d'atendre en termini.
- El termini per respondre a una sol·licitud de supressió és d'un mes des de la recepció, ampliable a dos més si la sol·licitud és complexa (art. 12.3 RGPD), informant l'interessat de la pròrroga.
- La resposta ha de ser per escrit i conservar-se a l'arxiu de l'autònom per acreditar el compliment.
Cessament d'activitat: la fase que gairebé ningú planifica
El cessament d'activitat de l'autònom —jubilació, canvi de professió, sortida del règim— no elimina les obligacions de conservació encara vigents. La documentació comptable i fiscal segueix protegida pels terminis del Codi de Comerç espanyol i la Llei General Tributària espanyola durant diversos anys després de l'últim assentament.
Les opcions raonables de l'autònom que cessa són:
- Custòdia pròpia: organitzar l'arxiu i conservar-lo al seu domicili amb les mesures de seguretat raonables. És viable per a autònoms amb poc volum documental.
- Custòdia per la gestoria: moltes gestories ofereixen el servei de conservació documental post-cessament. Requereix un contracte de l'art. 28 RGPD que cobreixi aquesta fase.
- Servei professional de custòdia documental: empreses especialitzades que conserven arxius físics i digitals amb garanties tècniques. Adequat per a autònoms amb volum alt o documentació sensible.
Complerts tots els terminis, escau la destrucció segura: trituració de paper mitjançant trituradora amb nivell de seguretat apropiat o servei professional certificat, esborrat segur d'arxius digitals mitjançant eines que sobreescriguin l'espai alliberat, i baixa oficial de qualsevol base de dades professional residual.
Checklist de facturació i conservació
- Termini general de conservació de sis anys des de l'últim assentament (Codi de Comerç espanyol), ampliable segons situacions específiques.
- NIF del client només quan és necessari pel Reglament de Facturació (RD 1619/2012); sense convertir-ho en rutina.
- Programari de facturació professional amb contracte de l'art. 28 RGPD signat i arxivat.
- Còpia de seguretat xifrada al núvol professional (no en versions personals gratuïtes).
- Contracte de l'art. 28 RGPD amb la gestoria externa, amb devolució en finalitzar.
- Procediment documentat per atendre sol·licituds de supressió (amb o sense termini legal pendent).
- Pla de cessament d'activitat que prevegi la conservació durant els terminis pendents i la destrucció segura al final.
- Revisió anual de l'arxiu: quina documentació compleix termini i pot destruir-se, quina nova documentació entra.
Preguntes freqüents
Quant de temps ha de conservar un autònom les factures emeses i rebudes?
Com a referència general, l'art. 30 del Codi de Comerç espanyol fixa sis anys des de l'últim assentament. La Llei General Tributària espanyola fixa terminis generals de prescripció de quatre anys, ampliables a deu en cas de bases negatives o quotes pendents. L'art. 1964 del Codi Civil espanyol estableix cinc anys per a accions civils ordinàries. La regla pràctica: conservar almenys sis anys des de l'últim assentament, ajustant a l'alça per a sectors amb terminis específics (construcció, prevenció de blanqueig).
Ha de conservar l'autònom el DNI o NIF del client en cada factura emesa?
El Reglament de Facturació (RD 1619/2012) exigeix NIF del destinatari en factura completa quan és empresari o professional o en operacions intracomunitàries. En B2C habitual n'hi ha prou amb factura simplificada sense NIF. Demanar el DNI "per si de cas" a clients que no ho requereixen vulnera el principi de minimització de l'art. 5.1.c RGPD.
Les còpies de les factures al núvol són lícites per a un autònom?
Sí, si es compleixen dues condicions: contracte de l'art. 28 RGPD amb el proveïdor (que inclouen les versions professionals com Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business) i anàlisi de transferències internacionals si els servidors són fora de l'EEE. Les versions gratuïtes o personals no inclouen aquest contracte i no són adequades per a dades professionals.
Què passa amb les dades del client quan l'autònom cessa la seva activitat o es jubila?
El cessament no elimina les obligacions de conservació encara vigents. La documentació comptable i fiscal ha de conservar-se durant els terminis del Codi de Comerç espanyol (sis anys) i la Llei General Tributària espanyola (quatre anys de prescripció general). Opcions: custòdia pròpia, custòdia per la gestoria amb contracte art. 28 RGPD que cobreixi aquesta fase, o servei professional de custòdia documental. Complerts els terminis, destrucció segura.
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar terminis i requisits.
Tens ordenada la conservació documental de la teva activitat com a autònom?
A Certix t'assignem un expert en compliment per a autònoms. Sense intermediaris comercials, sense plantilles genèriques.
Parlar amb un expert