As facturas que emite e recibe un autónomo concentran a maior parte dos datos persoais que pasan pola súa actividade. Nome, NIF, enderezo, importe, descrición do servizo, en ocasións conta bancaria do cliente. Conservar esa documentación é obrigatorio durante varios anos por motivos contables, fiscais e civís. Pero conservala de calquera maneira —nun cartafol do escritorio, nun Dropbox persoal, nun correo sen clasificar— non é o que esixe o RGPD.
Esta guía explica como xestiona un autónomo a conservación de facturas e datos fiscais conforme ao RGPD (Regulamento UE 2016/679), á LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018), ao Código de Comercio español, á Lei Xeral Tributaria española e ao Regulamento de Facturación (RD 1619/2012), con énfase no que o autónomo medio realmente necesita: que prazos aplicar, como decidir se pedir ou non o NIF ao cliente, onde gardar as copias e que facer cando se cesa a actividade.
Os tres prazos que conviven sobre a mesma factura
Unha factura emitida por un autónomo réxese simultaneamente por polo menos tres marcos normativos con prazos distintos. Convén telos claros para non quedarse curto nin gardar de máis:
| Norma | Prazo xeral | Excepcións / extensións |
|---|---|---|
| Código de Comercio español (art. 30) | Seis anos desde o último asento, para libros, correspondencia, documentación e xustificantes. | Disposicións xerais ou especiais que esixan prazos maiores. |
| Lei Xeral Tributaria española | Catro anos de prescrición para débedas tributarias. | Bases impoñibles negativas ou cotas pendentes de compensar: ata dez anos. |
| Código Civil español (art. 1964) | Cinco anos para accións persoais sen prazo específico. | Accións específicas (defectos, responsabilidade profesional) con prazos propios. |
| Normas sectoriais | Variable. | Construción (responsabilidades decenais do art. 17 LOE), prevención de branqueo (dez anos), etc. |
A regra práctica do autónomo medio é conservar a facturación polo menos seis anos desde o último asento contable, que é o prazo do Código de Comercio español. Iso cobre tamén a prescrición tributaria xeral e a civil ordinaria. Para sectores con prazos específicos máis longos (construción con responsabilidades decenais, profesionais obrigados pola Lei española 10/2010 PBC/FT de prevención do branqueo), o prazo axústase ao específico.
NIF do cliente: cando é obrigatorio e cando é desproporcionado
O Regulamento de Facturación distingue dous escenarios:
- Factura completa: cando o destinatario é empresario ou profesional, ou se trata de operación intracomunitaria, fai falta incluír o NIF/CIF do destinatario. Esta é a situación normal en B2B e en servizos profesionais que o cliente quere deducir.
- Factura simplificada (antigo "ticket"): para operacións B2C de menor importe, non é necesario o NIF do cliente. O propio Regulamento permite unha factura simplificada sen identificar o destinatario en operacións por debaixo dos limiares establecidos. Se o cliente a pide para deducirse o gasto, elévase a factura simplificada con datos completos e entón si se identifica.
O principio de minimización do art. 5.1.c RGPD obriga a non recoller datos que non son necesarios para a finalidade. Un autónomo que vende ao consumidor final non debe converter en rutina o pedir o DNI a cada cliente que non o require para deducirse o gasto. Pedir o NIF "por se acaso" ou "para o seguimento" é un tratamento de datos sen base xurídica suficiente.
Onde gardar as facturas: nube profesional ou local cifrado
A conservación dixital das facturas faise habitualmente por dúas vías:
- Software de facturación con almacenamento integrado (Holded, Quaderno, Factura Directa, Anfix, Sage, ContaSimple, etc.). O provedor actúa como encargado do tratamento (art. 28 RGPD) e debe asinar o contrato correspondente, normalmente incluído nas súas condicións xerais. Hai que comprobar que cobre subencargados, transferencias internacionais e devolución dos datos ao cesar o servizo.
- Almacenamento na nube (Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business, iCloud para profesionais). Mesmo réxime: o provedor é encargado, debe asinarse o contrato do art. 28 RGPD, e as versións gratuítas ou persoais non son adecuadas porque non inclúen ese contrato.
O que non é adecuado profesionalmente:
- Drive persoal, Dropbox Basic, iCloud persoal compartido coa familia.
- Correo electrónico como arquivo principal (as facturas mesturadas con correos persoais, sen clasificación, sen seguridade reforzada).
- Pendrive sen cifrar que circula entre o portátil e o ordenador da xestoría.
- Cartafol do escritorio sen copia de seguridade.
O método razoable: software de facturación profesional con backup automático + copia de seguridade cifrada nunha nube profesional + entrega periódica á xestoría por canle segura. As facturas non deberían vivir nunca nun único sitio: se ese sitio falla, pérdese o negocio.
A xestoría como encargado: o contrato do art. 28 RGPD
A práctica totalidade de autónomos en España traballa cunha xestoría que recibe as súas facturas para presentar IVE, IRPF e resumos anuais. A xestoría actúa como encargada do tratamento sobre os datos do autónomo e dos seus clientes. A relación esixe un contrato do art. 28 RGPD co contido mínimo do art. 28.3:
- Obxecto e duración, natureza e finalidade, tipos de datos e categorías de interesados.
- Obrigas do responsable (o autónomo) e da encargada (a xestoría).
- Confidencialidade do persoal da xestoría.
- Medidas de seguridade: cifrado en tránsito, control de accesos, copias de seguridade.
- Réxime de subencargados: se a xestoría usa software dun terceiro, esa subcontratación debe estar autorizada.
- Asistencia para dereitos do interesado e notificación de brechas.
- Devolución ao rematar a relación: a xestoría devolve a documentación ao autónomo, non se limita a destruíla (art. 28.3.g RGPD). É especialmente importante cando o autónomo cambia de xestoría.
A maioría das xestorías serias ofrecen este contrato como anexo á súa folla de encarga. O autónomo debe revisalo, asinalo e arquivalo. Se a xestoría non ofrece ese contrato ou se nega a asinalo, convén formular cambiar de xestoría.
"O prazo de conservación máis típico do autónomo non é o do RGPD: é o do Código de Comercio español. Seis anos desde o último asento. O que ocorre é que esa documentación leva incorporados datos persoais, e por iso hai que custodiala coas medidas do RGPD. A factura non se conserva porque a pida o RGPD; consérvase polo Código de Comercio, e protéxese co RGPD."
Mario P. Talamillo · Socio director, Certix®
Cando un cliente pide a supresión dos seus datos
O dereito de supresión do art. 17 RGPD é un dos puntos onde máis confusión hai no sector. A regra práctica é:
- Se o cliente solicita a supresión e existe unha obriga legal de conservación (contable, fiscal, civil), o autónomo non pode borrar a documentación; debe responder explicando a obriga e o prazo. Pasado o prazo, procede a supresión.
- Se os datos están en tratamentos accesorios (lista de marketing, axenda do móbil, fichas comerciais sen obriga legal), a supresión debe atenderse en prazo.
- O prazo para responder a unha solicitude de supresión é dun mes desde a recepción, ampliable a dous máis se a solicitude é complexa (art. 12.3 RGPD), informando o interesado da prórroga.
- A resposta debe ser por escrito e conservarse no arquivo do autónomo para acreditar o cumprimento.
Cesamento de actividade: a fase que case ninguén planifica
O cesamento de actividade do autónomo —xubilación, cambio de profesión, saída do réxime— non elimina as obrigas de conservación aínda vixentes. A documentación contable e fiscal segue protexida polos prazos do Código de Comercio español e da Lei Xeral Tributaria española durante varios anos despois do último asento.
As opcións razoables do autónomo que cesa son:
- Custodia propia: organizar o arquivo e conservalo no seu domicilio coas medidas de seguridade razoables. É viable para autónomos con pouco volume documental.
- Custodia pola xestoría: moitas xestorías ofrecen o servizo de conservación documental pos-cesamento. Require un contrato do art. 28 RGPD que cubra esa fase.
- Servizo profesional de custodia documental: empresas especializadas que conservan arquivos físicos e dixitais con garantías técnicas. Adecuado para autónomos con volume alto ou documentación sensible.
Cumpridos todos os prazos, procede a destrución segura: triturado de papel mediante destrutora con nivel de seguridade apropiado ou servizo profesional certificado, borrado seguro de arquivos dixitais mediante ferramentas que sobreescriban o espazo liberado, e baixa oficial de calquera base de datos profesional residual.
Checklist de facturación e conservación
- Prazo xeral de conservación de seis anos desde o último asento (Código de Comercio español), ampliable segundo situacións específicas.
- NIF do cliente só cando é necesario polo Regulamento de Facturación; sen convertelo en rutina.
- Software de facturación profesional con contrato do art. 28 RGPD asinado e arquivado.
- Copia de seguridade cifrada en nube profesional (non en versións persoais gratuítas).
- Contrato do art. 28 RGPD coa xestoría externa, con devolución ao rematar.
- Procedemento documentado para atender solicitudes de supresión (con ou sen prazo legal pendente).
- Plan de cesamento de actividade que prevexa a conservación durante os prazos pendentes e a destrución segura ao final.
- Revisión anual do arquivo: que documentación cumpre prazo e pode destruírse, que nova documentación entra.
Preguntas frecuentes
Canto tempo ten que conservar un autónomo as facturas emitidas e recibidas?
Como referencia xeral, o art. 30 do Código de Comercio español fixa seis anos desde o último asento. A Lei Xeral Tributaria española fixa prazos xerais de prescrición de catro anos, ampliables a dez en caso de bases negativas ou cotas pendentes. O art. 1964 CC español establece cinco anos para accións civís ordinarias. A regra práctica: conservar polo menos seis anos desde o último asento, axustando ao alza para sectores con prazos específicos (construción, prevención de branqueo).
Ten que conservar o autónomo o DNI ou NIF do cliente en cada factura emitida?
O Regulamento de Facturación esixe NIF do destinatario en factura completa cando é empresario ou profesional ou en operacións intracomunitarias. En B2C habitual abonda con factura simplificada sen NIF. Pedir o DNI "por se acaso" a clientes que non o requiren vulnera o principio de minimización do art. 5.1.c RGPD.
As copias das facturas na nube son lícitas para un autónomo?
Si, se se cumpren dúas condicións: contrato do art. 28 RGPD co provedor (que inclúen as versións profesionais como Google Workspace, OneDrive for Business, Dropbox Business) e análise de transferencias internacionais se os servidores están fóra do EEE. As versións gratuítas ou persoais non inclúen ese contrato e non son adecuadas para datos profesionais.
Que pasa cos datos do cliente cando o autónomo cesa a súa actividade ou se xubila?
O cesamento non elimina as obrigas de conservación aínda vixentes. A documentación contable e fiscal debe conservarse durante os prazos do Código de Comercio español (seis anos) e da Lei Xeral Tributaria española (catro anos de prescrición xeral). Opcións: custodia propia, custodia pola xestoría con contrato art. 28 RGPD que cubra esa fase, ou servizo profesional de custodia documental. Cumpridos os prazos, destrución segura.
Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.
Tes ordenada a conservación documental da túa actividade como autónomo?
En Certix asignámosche un experto en cumprimento para autónomos. Sen intermediarios comerciais, sen plantillas xenéricas.
Falar cun experto