Arkitektura-bulego bat, lanaren izaeragatik beragatik, datu pertsonalen biltzaile isila da: bezeroaren datu identifikatzaileak, erregistroko ohar soilak, eskriturak, higiezinaren egungo egoeraren argazkiak, sinatutako planoak, aurrekontuak, obra-ziurtagiriak, lizentziekiko komunikazioa eta, askotan, neurketa eta argazkietan agertzen diren alboko auzokideen datuak. Kontzentrazio horrek radarpean igarotzen du erreklamazio bat, ikuskaritza bat edo, besterik gabe, hamar urteko proiektuak artxibatu beharra iristen den arte, zer suntsi daitekeen eta zer mantendu behar den jakin gabe.
Gida honek azaltzen du nola kudeatzen dituen arkitektura-bulego batek bezeroen datu pertsonalak RGPD (EB 2016/679 Erregelamendua) eta LOPDGDD (3/2018 Lege Organikoa) betez, sektoreak gehien nahasten diren puntuetan azpimarra eginez: lan-bilduma profesionala, dokumentazioan agertzen diren hirugarrenak, azken entrega eta artxibatzea.
Enkargu tipiko baten datu pertsonalen mapa
Kontrola ez galtzeko lehen pausoa enkargu ertain batean zer datu tratatuko diren jakitea da. Bizitegi-proiektu estandar batek, bere ziklo osoan zehar, inbentario hau sortzen du:
| Multzoa | Datu tipikoak | Ohiko oinarri juridikoa |
|---|---|---|
| Bezeroaren identifikazioa | Izena edo sozietate izena, NIF/CIF, helbidea, telefonoa, e-posta, IBAN. | Kontratuaren betearazpena (6.1.b) |
| Higiezina eta jabetza | Katastro-erreferentzia, erregistroko ohar soila, eskritura, bezerotik desberdina den jabearen datuak. | Kontratuaren betearazpena (6.1.b) |
| Egungo egoera | Egungo egoeraren argazkiak, bideoa, 3D eskaneatzeak, okupatzailearen pertsonak eta objektu pertsonalak bil ditzaketenak. | Kontratuaren betearazpena (6.1.b) |
| Proiektua eta dokumentazio teknikoa | Sinatutako planoak, memoriak, neurketak, aurrekontuak, eranskinak, metadatudun CAD/BIM fitxategiak. | Kontratuaren betearazpena + bisatzeko/elkargoan erregistratzeko legezko betebeharra |
| Ekonomikoa eta fiskala | Ordainsariak, ziurtagiriak, PFEZ atxikipenak, fakturazioa. | Legezko betebeharra (6.1.c) |
| Auzokideak eta ingurua | Alboko finken katastro datuak, pertsonen, ibilgailuen ezustean ateratako argazkiak, komunitatearekiko komunikazioak. | Interes legitimoa + mugak (6.1.f) |
| Kanpoko hornitzaileak | Egitura-kalkulatzailea, MEP ingeniaritza, topografoa, kudeaketa, kalitatea, exekuzio-zuzendaritza. | Hornitzailearen kontratuaren betearazpena + RGPD 28. art. |
Arkitektura-bulegoaren gutxieneko dokumentazioa
Arkitektura-bulego profesionalak, tamaina edozein dela ere, dokumentu hauek izan beharko lituzke eskuragarri lehen enkarguaren aurretik:
- Tratamendu-jardueren Erregistroa (TJE), aurreko multzoak tratamendu identifikatu gisa.
- Klausula informatzaile bereiziak: bata enkarguaren bezeroarentzat, bestea enplegu-hautagaientzat, beste bat web bisitarientzat. Bezeroarena enkargu-orrian sartzen da edo sinatutako eranskin gisa entregatzen da.
- RGPD 28. art.aren kontratuak ohiko hornitzaile teknikoekin: kalkulatzailea, instalazio-ingeniaritza, topografoa, exekuzio-zuzendaritza, kanpoko kudeaketa, BIM plataforma kolaboratiboa.
- Segurtasun operatiboko politika: pasahitz indibidual eta sendoak, faktore bikoitza sarbide kritikoetan, CAD/BIM lizentzien kudeaketa, proiektuen segurtasun-kopia zifratua, artxibora sarbidea duen langileen alta eta baxen kudeaketa.
- Lan-bilduma protokoloa: nola kudeatzen den proiektuaren irudiak eta datuak bulegoaren weben, sareetan eta lehiaketetan erabiltzeko baimena.
- Artxibatze eta suntsipenerako politika: zenbat denbora kontserbatzen den multzo bakoitza, non eta nork erabakitzen duen suntsipena epea iraungitzean.
Lan-bilduma profesionala: sektorearen errore ohikoena
Lan-bilduma edozein arkitektura-bulegoaren aktibo komertzial nagusia da: amaitutako obra erakusten du weben, sareetan, sektoreko argitalpenetan eta, eventually, sari edo lehiaketen hautagaitzetan. Baina hori da, halaber, RGPD jakintzarik ezagatik gehien urratzen den puntua.
Arau operatiboa hau da:
- Zerbitzu-kontratuaren betearazpenak (RGPD 6.1.b art.) proiektuaren erredakzioa, bisatua, obra-zuzendaritza eta bezeroari entregatzea estaltzen ditu. Ez du estaltzen emaitzaren ondorengo erabilera komertziala bulegoaren kanaletan.
- Amaitutako proiektuaren irudiak weben, sareetan, argitalpenetan edo lehiaketetan erabiltzeak bezeroaren baimen espresua, idatzia, espezifikoa eta atzera bota daitekeena eskatzen du.
- Baimenak zehaztu behar du zein kanaletan argitaratuko den (bulegoaren webgunea, Instagram, plataforma profesionalak, paperezko argitalpenak, sarietarako hautagaitzak) eta zer irudi zehatz erabiliko diren.
- Proiektuak bezeroak bizitokitzat edo pertsonalizatutako obra biltzen badu (apaindura, apaletako liburuak, paretetako argazkiak, altzari propioak), LO 1/1982 (Espainiako Lege Organikoa ohorerako, intimitaterako eta norbere irudirako eskubideari buruzkoa) sartzen da jokoan eta bezeroak irudi zehatzak kentzeko eska dezake, nahiz eta erabilera orokorra baimendu.
- Baimena atzera bota daiteke: bezeroak iritziz aldatuz gero, bulegoak bere kontrolpeko kanaletako edukia kendu behar du arrazoizko epean.
Modu profesionala enkargu-kontratuan klausula espezifikoa integratzea da, gainerako klausuletatik bereizitako laukiarekin, non bezeroak espresuki markatzen duen zer baimentzen duen eta zer ez. Askoz hobea da proiektuaren amaieran eskatzea baino, harreman komertziala hoztu zitekeenean.
Hirugarrenak dokumentazioan: auzokideak, oinezkoak, aurreko okupatzaileak
Sektorean gutxien zaintzen den alderdietako bat dokumentazioan ezustean agertzen diren hirugarrenen datu pertsonalak dira:
- Egungo egoeraren argazkiak leihora ateratako auzokideekin, eskegitako arroparekin, matrikula ikusgaiarekin dauden ibilgailuekin, aurreko okupatzailearen paretetako familia-argazkiekin.
- Inguruko neurketak alboko finken katastro datuekin eta publikoki eskuragarri dauden jabeen izenekin.
- Drone bideoak auzoko higiezinak xehetasunez harrapatzen dituztenak.
- Memoriak eta eranskinak obrak ukitzen dituen pertsonen helbide, izen eta datuekin (jabeen erkidegoei komunikazioak, zortasun ziurtagiriak).
Praktika ona:
- Lausotzea aurpegiak eta matrikulak bulegoaren inguru teknikotik kanpora ateratzen den edozein dokumentaziotan (proiektuaren memoria publikoa, lizentziarako eranskin grafikoa, sare sozialak).
- Egungo egoeraren jatorrizko argazkien kontserbazioa mugatzea proiektuarentzat ezinbestekoa den denborara, ondoren suntsitzea balio teknikoa galtzen dutenean.
- Ez argitaratzea bulegoaren sare sozialetan higiezinen egungo egoeraren argazkiak hirugarrenen elementu identifikagarriekin.
- Minimizazio-printzipioa errespetatzea (RGPD 5.1.c art.) datuak eskatzerakoan: ez eskatu behar denetik gehiago, ez argazkitu beharrezkoa baino gehiago.
"Arkitektura-bulego batean, datu pertsonalak ez dira eguneroko jardunean gehien kudeatzen direnak, baina bai urteekin gehien metatzen direnak. Hogei urteko proiektuak artxibatze-politikarik gabe milaka datu pertsonal esan nahi du titular aktiborik gabe, oinarri juridiko argirik gabe, eta erreklamazio bat iristen denean horiekin zer egin dakien inor gabe."
Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®
Metadatuak fitxategi teknikoetan: CADek eta BIMek esaten ez dizutena
CAD (.dwg, .dxf) eta BIM (.rvt, .ifc) fitxategiek datu pertsonalak izan ditzaketen metadatu ikusezinak gordetzen dituzte: fitxategiaren egilearen izena, editatu zen ekipoa, fitxategiaren bide osoa sisteman (bulegoaren barne-egitura agerian uzten duena), aldaketa-historia esku-hartu duten teknikarien izenekin, barne-iruzkinak. Gauza bera aplikatzen zaie fitxategi horietatik sortutako PDFei.
Bezeroari, administrazioari dokumentazioa entregatu aurretik edo edozein kanaletan argitaratu aurretik, komeni da:
- Azken fitxategien metadatuak garbitzea esportazio-funtzioarekin edo erabilgarritasun espezifikoekin.
- Estandarizatzea fitxategien izenak eta egilearen informazioa, bulegoa ager dadin eta ez teknikari indibiduala.
- Geruzetan edo bistetan kapsulatuta gera daitezkeen barne-iruzkinak berrikustea eta entrega aurretik ezabatzea.
Azken entrega: une kritikoena
Azken entregak proiektuaren dokumentazio osoa bezeroaren eskuetan kontsolidatzen du eta enkarguaren fase aktiboaren itxiera formalizatzen du. Zentzuzko prozedura:
- Kanal segurua: transitan zifratzea duen fitxategi-transferentziarako plataforma profesionala, ez bolumen handietarako posta elektroniko estandarra.
- Entrega-akta sinatua, zer fitxategi entregatzen diren, zer formatutan, zer datatan eta zein pertsonari dokumentatuz.
- Metadatuak garbi entregatzen diren fitxategi guztietan.
- Informazioa bezeroari fitxategiak nola gorde behar dituen eta egon daitezkeen hirugarrenen datu pertsonalei buruz.
- Barne-politika bulegoaren lan-kopiak kudeatzeko: zein gordetzen diren, zein suntsitzen diren eta noiz.
Arkitektura-bulegoaren gutxieneko egiaztapen-zerrenda
- TJE tratamenduaren zazpi multzo identifikatuekin.
- Klausula informatzailea enkargu-orrian integratuta, lan-bilduman proiektuaren erabilera komertzialerako lauki bereiziarekin.
- RGPD 28. art.aren kontratuak ohiko kalkulatzaile, MEP ingeniaritza, topografo, kudeaketa eta exekuzio-zuzendaritzarekin sinatuta.
- Hirugarrenen (auzokideak, oinezkoak) tratamendu-politika argitaratu aurretik nahitaezko lausotzearekin.
- Metadatuak CADen, BIMen eta PDFen garbitzeko prozedura entrega aurretik.
- Proiektuaren espedientearen artxibatze eta suntsipenerako politika, multzoka epe argiekin.
- Azken entrega prozedura sinatutako aktarekin.
- Artxibo historikoaren urteroko berrikuspena epea iraungi duena suntsitzeko.
Maiz egiten diren galderak
Zer datu pertsonal kudeatzen ditu ohi arkitektura-bulego batek bezeroei buruz?
Bezeroaren datu identifikatzaileak, higiezinaren katastro eta erregistro datuak, eskritura kopiak, egungo egoeraren argazkiak (pertsonak eta objektu pertsonalak izan ditzaketenak), sinatutako planoak, topografia neurketak, datu ekonomikoak, lizentziekiko komunikazioa eta, askotan, alboko auzokideen datuak. Guztiak datu pertsonalak dira RGPDren arabera; bulegoa gehienen arduraduna da. Praktika ona da inbentarioa lehen enkargutik mapatzea eta partekatuko diren hornitzaileak identifikatzea.
Arkitekto batek bezeroaren baimena behar al du proiektua bere lan-bilduma profesionalean erabiltzeko?
Bai. Kontratuaren betearazpenak erredakzioa, lizentzia eta obra-zuzendaritza estaltzen ditu; ez du estaltzen erabilera komertziala weben, sareetan edo argitalpenetan. Baimen espresua, idatzia, espezifikoa eta atzera bota daitekeena eskatzen du, ahal bada enkargu-kontratuan jasota, lauki bereiziarekin. Obra bezeroak bizitokitzat edo pertsonalizatuta badago, LO 1/1982 (Espainiako Lege Organikoa ohorerako, intimitaterako eta norbere irudirako eskubideari buruzkoa) sartzen da ere.
Eta alboko auzokideen edo egungo egoeraren neurketa eta argazkietan agertzen diren pertsonen datuak?
Ez daude bezeroaren enkargu-kontratupean. Aurpegiak eta matrikulak lausotzea bulegoaren inguru teknikotik kanpora ateratzen den edozein dokumentazioan (memoria publikoa, udalerako eranskin grafikoa, sare sozialak), jatorrizko argazkien kontserbazioa beharrezkoa den denborara mugatzea eta hirugarrenen elementu identifikagarriak ez argitaratzea iragazi gabe.
Nola entregatzen zaizkio bezeroari planoak eta azken dokumentazioa datu pertsonalak arriskuan jarri gabe?
Transitan zifratzea duen kanala (plataforma profesionala, ez posta estandarra bolumen handietarako), metadatuak garbi CADen, BIMen eta entregatzeko PDFetan, entrega-akta sinatua xehetasunarekin, eta barne-lan-kopien ezabaketa kontrolatua kontserbazio profesionalaren legezko epeak errespetatuz. Une horren kudeaketa zainduak markatzen du aldea arkitektura-bulego profesional baten eta dokumentazio sakabanatua duen baten artean.
Eduki hau orientagarri eta dibulgatzailea da soilik; ez du inola ere aholkularitza juridiko espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako azterketa eskatzen du. Sektoreko autonomia-erkidegoetako araudiak epeak eta baldintzak luzatu edo aldatu ditzake.
Zure bulegoak ordenez kudeatzen al ditu proiektuetako datu pertsonalak?
Certixen arkitektura sektoreko cumplimiento-aditu bat esleitzen dizugu. Bitartekari komertzialik gabe, txantiloi generikorik gabe.
Aditu batekin hitz egin