Un estudi d'arquitectura és, per la mateixa naturalesa de la feina, un acumulador silenciós de dades personals: dades identificatives del client, notes simples registrals, escriptures, fotografies de l'estat actual de l'immoble, plànols signats, pressupostos, certificacions d'obra, comunicació amb llicències i, sovint, dades de veïns colindants que apareixen en aixecaments i fotos. Aquesta concentració passa per sota del radar fins que arriba una reclamació, una inspecció o, simplement, la necessitat d'arxivar deu anys de projectes sense saber què es pot destruir i què cal conservar.
Aquesta guia explica com gestiona un estudi d'arquitectura les dades personals dels seus clients d'acord amb el RGPD (Reglament UE 2016/679) i la LOPDGDD (Llei Orgànica espanyola 3/2018), amb èmfasi en els punts on el sector es confon més: portafolis professional, tercers que apareixen en la documentació, lliurament final i arxivat.
El mapa de dades personals d'un encàrrec típic
El primer pas per no perdre el control és saber quines dades es tractaran en un encàrrec mitjà. Un projecte residencial estàndard genera, durant tot el seu cicle, aquest inventari:
| Bloc | Dades típiques | Base jurídica habitual |
|---|---|---|
| Identificació del client | Nom o raó social, NIF/CIF, adreça, telèfon, correu, IBAN. | Execució de contracte (6.1.b) |
| Immoble i propietat | Referència cadastral, nota simple registral, escriptura, dades del propietari si difereix del client. | Execució de contracte (6.1.b) |
| Estat actual | Fotografies, vídeo, escanejats 3D de l'estat existent, que poden incloure persones i objectes personals de l'ocupant. | Execució de contracte (6.1.b) |
| Projecte i documentació tècnica | Plànols signats, memòries, amidaments, pressupostos, annexos, arxius CAD/BIM amb metadades. | Execució de contracte + obligació legal de visat/registre col·legial |
| Econòmic i fiscal | Honoraris, certificacions, retencions de l'IRPF, facturació. | Obligació legal (6.1.c) |
| Veïns i entorn | Dades cadastrals de finques colindants, fotografies incidentals de persones, vehicles, comunicacions amb la comunitat. | Interès legítim + límits (6.1.f) |
| Proveïdors externs | Calculista estructural, enginyeria MEP, topògraf, gestoria, qualitat, direcció d'execució. | Execució de contracte del proveïdor + art. 28 RGPD |
Documentació mínima de l'estudi
L'estudi professional, independentment de la seva mida, hauria de tenir els documents següents disponibles abans del primer encàrrec:
- Registre d'Activitats del Tractament (RAT) amb els blocs anteriors com a tractaments identificats.
- Clàusules informatives diferenciades: una per al client de l'encàrrec, una altra per a candidats a feina, una altra per a visitants web. La del client s'integra a la full d'encàrrec o es lliura com a annex signat.
- Contractes de l'art. 28 RGPD amb els proveïdors tècnics habituals: calculista, enginyeria d'instal·lacions, topògraf, direcció d'execució, gestoria externa, plataforma BIM col·laborativa.
- Política de seguretat operativa: contrasenyes individuals i fortes, doble factor en accessos crítics, gestió de llicències CAD/BIM, còpia de seguretat xifrada dels projectes, gestió d'altes i baixes de personal amb accés a arxiu.
- Protocol de portafolis: com es gestiona el consentiment per utilitzar imatges i dades del projecte en el web de l'estudi, en xarxes i en concursos.
- Política d'arxivat i destrucció: quant es conserva cada bloc, on i qui decideix la destrucció quan venç el termini.
Portafolis professional: l'error més habitual del sector
El portafolis és l'actiu comercial central de qualsevol estudi: mostra obra acabada al web, en xarxes, en publicacions del sector i, eventualment, en candidatures a premis o concursos. Però també és el punt on més freqüentment es vulnera el RGPD per simple desconeixement.
La regla operativa és:
- L'execució del contracte de serveis (art. 6.1.b RGPD) cobreix la redacció del projecte, el visat, la direcció d'obra i el lliurament al client. No cobreix l'ús comercial posterior del resultat en canals de l'estudi.
- L'ús d'imatges del projecte acabat al web, xarxes, publicacions o concursos requereix consentiment exprés, escrit, específic i revocable del client.
- El consentiment ha d'especificar en quins canals es publicarà (web de l'estudi, Instagram, plataformes professionals, publicacions en paper, candidatures a premis) i quines imatges concretes s'utilitzaran.
- Si el projecte inclou obra habitada o personalitzada pel client (decoració, llibres a prestatgeries, fotos a parets, mobiliari propi), entra en joc també la LO 1/1982 i el client pot demanar retirar imatges concretes encara que hagi autoritzat l'ús general.
- El consentiment és revocable: si el client canvia d'opinió, l'estudi ha de retirar el contingut dels canals sota el seu control en termini raonable.
La manera professional de gestionar-ho és integrar una clàusula específica al contracte d'encàrrec amb casella independent de la resta del clausulat, on el client marca expressament què autoritza i què no. Molt millor que demanar-ho al final del projecte, quan la relació comercial pot haver-se refredat.
Tercers a la documentació: veïns, vianants, ocupants anteriors
Un dels flancs pitjor atesos del sector són les dades personals de tercers que apareixen incidentalment a la documentació del projecte:
- Fotografies de l'estat actual amb veïns abocats a la finestra, roba estesa, vehicles amb matrícula visible, fotos familiars a parets de l'ocupant anterior.
- Aixecaments de l'entorn amb dades cadastrals de finques colindants i noms dels propietaris accessibles públicament.
- Vídeos de dron que capturen immobles veïns amb detall.
- Memòries i annexos amb adreces, noms i dades d'afectats per l'obra (comunicacions a comunitats de veïns, certificats de servitud).
La bona pràctica:
- Difuminar cares i matrícules en qualsevol documentació que vagi a sortir de l'entorn tècnic de l'estudi (memòria pública del projecte, annex gràfic per a la llicència, xarxes socials).
- Limitar la conservació de les fotos originals de l'estat actual al temps estrictament necessari per al projecte, amb destrucció posterior quan ja no aporten valor tècnic.
- No publicar a xarxes socials de l'estudi fotos de l'estat actual d'immobles amb elements identificables de tercers.
- Respectar el principi de minimització (art. 5.1.c RGPD) en sol·licitar dades: no demanar més del necessari, no fotografiar més del necessari.
"En un estudi d'arquitectura, les dades personals no són el que més es gestiona al dia a dia, però són el que més s'acumula amb els anys. Vint anys de projectes sense política d'arxivat signifiquen milers de dades personals sense titular actiu, sense base jurídica clara i sense ningú que sàpiga què fer amb elles quan arriba una reclamació."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Metadades en arxius tècnics: el que CAD i BIM no et diuen
Els arxius CAD (.dwg, .dxf) i BIM (.rvt, .ifc) conserven metadades invisibles que poden contenir dades personals: nom de l'autor de l'arxiu, equip des d'on es va editar, ruta completa de l'arxiu al sistema (que revela l'estructura interna de l'estudi), historial de modificacions amb noms dels tècnics que han intervingut, comentaris interns. El mateix s'aplica als PDF generats a partir d'aquests arxius.
Abans de lliurar documentació al client, a l'administració o publicar-la en qualsevol canal, convé:
- Netejar les metadades dels arxius finals amb la funció d'exportació o amb utilitats específiques.
- Estandarditzar els noms d'arxiu i la informació de l'autor perquè hi figuri l'estudi i no el tècnic individual.
- Revisar comentaris interns que puguin quedar incrustats a les capes o vistes i eliminar-los abans del lliurament.
Lliurament final: el moment més crític
El lliurament final consolida tota la documentació del projecte en mans del client i formalitza el tancament de la fase activa de l'encàrrec. Procediment raonable:
- Canal segur: plataforma professional de transferència d'arxius amb xifratge en trànsit, no correu electrònic estàndard per a volums grans.
- Acta de lliurament signada que documenti quins arxius es lliuren, en quin format, en quina data i a quina persona.
- Metadades netes a tots els arxius lliurables.
- Informació al client sobre com conservar els arxius i sobre les dades personals de tercers que poguessin contenir.
- Política interna per gestionar les còpies de treball de l'estudi: quines es conserven, quines es destrueixen i quan.
Checklist mínim de l'estudi
- RAT amb els set blocs de tractament identificats.
- Clàusula informativa integrada a la full d'encàrrec, amb casella independent per a ús comercial del projecte en portafolis.
- Contractes de l'art. 28 RGPD signats amb calculista, enginyeria MEP, topògraf, gestoria i direcció d'execució habituals.
- Política de tractament de tercers (veïns, vianants) amb difuminat obligatori abans de publicació.
- Procediment de neteja de metadades en CAD, BIM i PDF abans de lliurament.
- Política d'arxivat i destrucció de l'expedient del projecte, amb terminis clars per bloc.
- Procediment de lliurament final amb acta signada.
- Revisió anual de l'arxiu històric per destruir el que ha vençut termini.
Preguntes freqüents
Quines dades personals gestiona habitualment un estudi d'arquitectura sobre els seus clients?
Dades identificatives del client, dades cadastrals i registrals de l'immoble, còpies d'escriptures, fotografies de l'estat actual (que poden incloure persones i objectes personals), plànols signats, aixecaments topogràfics, dades econòmiques, comunicació amb llicències i, sovint, dades de veïns colindants. Totes són dades personals sota el RGPD; l'estudi és responsable de la majoria. La bona pràctica és mapar l'inventari des del primer encàrrec i els proveïdors amb qui es compartiran.
Necessita un arquitecte el consentiment del client per utilitzar el projecte en el seu portafolis professional?
Sí. L'execució del contracte cobreix redacció, llicència i direcció d'obra; no cobreix l'ús comercial en web, xarxes o publicacions. Requereix consentiment exprés, escrit, específic i revocable, idealment recollit en el contracte d'encàrrec amb casella independent. Si l'obra apareix habitada o personalitzada pel client, entra també la LO 1/1982 (dret a la pròpia imatge i intimitat).
I les dades dels veïns colindants o de persones que apareixen en aixecaments i fotos d'estat actual?
No estan cobertes pel contracte d'encàrrec del client. Difuminar cares i matrícules en qualsevol documentació que surti de l'entorn tècnic de l'estudi (memòria pública, annex gràfic a l'ajuntament, xarxes socials), limitar la conservació de fotos originals al temps necessari i no publicar elements identificables de tercers sense filtrar.
Com es lliuren els plànols i la documentació final al client sense comprometre dades personals?
Canal amb xifratge en trànsit (plataforma professional, no correu estàndard per a volums grans), metadades netes en CAD, BIM i PDF lliurables, acta de lliurament signada amb detall, i eliminació controlada de còpies de treball internes respectant els terminis legals de conservació professional. La gestió cuidada d'aquest moment marca la diferència entre un estudi professional i un amb documentació dispersa.
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar terminis i requisits.
El teu estudi gestiona les dades personals dels projectes amb ordre?
A Certix t'assignem un expert en compliment del sector arquitectura. Sense intermediaris comercials, sense plantilles genèriques.
Parlar amb un expert