Un estudo de arquitectura é, pola propia natureza do traballo, un acumulador silencioso de datos persoais: datos identificativos do cliente, notas simples rexistrais, escrituras, fotografías do estado actual do inmoble, planos asinados, orzamentos, certificacións de obra, comunicación con licenzas e, con frecuencia, datos de veciños lindeiros que aparecen en levantamentos e fotos. Esa concentración pasa por baixo do radar ata que chega unha reclamación, unha inspección ou, simplemente, a necesidade de arquivar dez anos de proxectos sen saber que se pode destruír e que hai que conservar.
Esta guía explica como xestiona un estudo de arquitectura os datos persoais dos seus clientes conforme ao RGPD (Regulamento UE 2016/679) e á LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018), con énfase nos puntos onde o sector se confunde máis: portfolio profesional, terceiros que aparecen na documentación, entrega final e arquivado.
O mapa de datos persoais dun encargo típico
O primeiro paso para non perder o control é saber que datos se van tratar nun encargo medio. Un proxecto residencial estándar xera, durante todo o seu ciclo, este inventario:
| Bloque | Datos típicos | Base xurídica habitual |
|---|---|---|
| Identificación do cliente | Nome ou razón social, NIF/CIF, enderezo, teléfono, correo, IBAN. | Execución de contrato (6.1.b) |
| Inmoble e propiedade | Referencia catastral, nota simple rexistral, escritura, datos do propietario se difire do cliente. | Execución de contrato (6.1.b) |
| Estado actual | Fotografías, vídeo, escaneados 3D do estado existente, que poden incluír persoas e obxectos persoais do ocupante. | Execución de contrato (6.1.b) |
| Proxecto e documentación técnica | Planos asinados, memorias, medicións, orzamentos, anexos, arquivos CAD/BIM con metadatos. | Execución de contrato + obriga legal de visado/rexistro colexial |
| Económico e fiscal | Honorarios, certificacións, retencións do IRPF, facturación. | Obriga legal (6.1.c) |
| Veciños e contorno | Datos catastrais de leiras lindeiras, fotografías incidentais de persoas, vehículos, comunicacións coa comunidade. | Interese lexítimo + límites (6.1.f) |
| Provedores externos | Calculista estrutural, enxeñería MEP, topógrafo, xestoría, calidade, dirección de execución. | Execución de contrato do provedor + art. 28 RGPD |
Documentación mínima do estudo
O estudo profesional, independentemente do seu tamaño, debería ter os seguintes documentos dispoñibles antes do primeiro encargo:
- Rexistro de Actividades do Tratamento (RAT) cos bloques anteriores como tratamentos identificados.
- Cláusulas informativas diferenciadas: unha para o cliente do encargo, outra para candidatos a emprego, outra para visitantes web. A do cliente intégrase na folla de encargo ou enrégase como anexo asinado.
- Contratos do art. 28 RGPD cos provedores técnicos habituais: calculista, enxeñería de instalacións, topógrafo, dirección de execución, xestoría externa, plataforma BIM colaborativa.
- Política de seguridade operativa: contrasinais individuais e fortes, dobre factor en accesos críticos, xestión de licenzas CAD/BIM, copia de seguridade cifrada dos proxectos, xestión de altas e baixas de persoal con acceso ao arquivo.
- Protocolo de portfolio: como se xestiona o consentimento para usar imaxes e datos do proxecto na web do estudo, en redes e en concursos.
- Política de arquivado e destrución: canto se conserva cada bloque, onde e quen decide a destrución cando vence o prazo.
Portfolio profesional: o erro máis común do sector
O portfolio é o activo comercial central de calquera estudo: amosa obra rematada na web, en redes, en publicacións do sector e, eventualmente, en candidaturas a premios ou concursos. Pero tamén é o punto onde máis frecuentemente se vulnera o RGPD por simple descoñecemento.
A regra operativa é:
- A execución do contrato de servizos (art. 6.1.b RGPD) cobre a redacción do proxecto, o visado, a dirección de obra e a entrega ao cliente. Non cobre o uso comercial posterior do resultado en canles do estudo.
- O uso de imaxes do proxecto rematado na web, redes, publicacións ou concursos require consentimento expreso, escrito, específico e revogable do cliente.
- O consentimento debe especificar en que canles se publicará (web do estudo, Instagram, plataformas profesionais, publicacións en papel, candidaturas a premios) e que imaxes concretas se utilizarán.
- Se o proxecto inclúe obra habitada ou personalizada polo cliente (decoración, libros en estantes, fotos en paredes, mobiliario propio), entra en xogo tamén a LO 1/1982 e o cliente pode pedir retirar imaxes concretas aínda que autorizase o uso xeral.
- O consentimento é revogable: se o cliente cambia de opinión, o estudo debe retirar o contido das canles baixo o seu control en prazo razoable.
A forma profesional de xestionalo é integrar unha cláusula específica no contrato de encargo con casa independente do resto do clausulado, onde o cliente marca expresamente que autoriza e que non. Moito mellor que pedilo ao final do proxecto, cando a relación comercial puido enfriarse.
Terceiros na documentación: veciños, transeúntes, ocupantes anteriores
Un dos flancos peor atendidos do sector son os datos persoais de terceiros que aparecen incidentalmente na documentación do proxecto:
- Fotografías do estado actual con veciños asomados á xanela, roupa tendida, vehículos con matrícula visible, fotos familiares en paredes do ocupante anterior.
- Levantamentos do contorno con datos catastrais de leiras lindeiras e nomes dos propietarios accesibles publicamente.
- Vídeos con drone que captan inmobles veciños con detalle.
- Memorias e anexos con enderezos, nomes e datos de afectados pola obra (comunicacións a comunidades de veciños, certificados de servidume).
A boa práctica:
- Difuminar caras e matrículas en calquera documentación que vaia saír do contorno técnico do estudo (memoria pública do proxecto, anexo gráfico para a licenza, redes sociais).
- Limitar a conservación das fotos orixinais do estado actual ao tempo estritamente necesario para o proxecto, con destrución posterior cando xa non achegan valor técnico.
- Non publicar en redes sociais do estudo fotos do estado actual de inmobles con elementos identificables de terceiros.
- Respectar o principio de minimización (art. 5.1.c RGPD) ao solicitar datos: non pedir máis do necesario, non fotografar máis do necesario.
"Nun estudo de arquitectura, os datos persoais non son o que máis se xestiona no día a día, pero son o que máis se acumula cos anos. Vinte anos de proxectos sen política de arquivado significan miles de datos persoais sen titular activo, sen base xurídica clara e sen ninguén que saiba que facer con eles cando chega unha reclamación."
Mario P. Talamillo · Socio director, Certix®
Metadatos en arquivos técnicos: o que CAD e BIM non che din
Os arquivos CAD (.dwg, .dxf) e BIM (.rvt, .ifc) conservan metadatos invisibles que poden conter datos persoais: nome do autor do arquivo, equipo desde o que se editou, ruta completa do arquivo no sistema (que revela a estrutura interna do estudo), historial de modificacións con nomes dos técnicos que interviñeron, comentarios internos. O mesmo se aplica aos PDF xerados a partir deses arquivos.
Antes de entregar documentación ao cliente, á administración ou publicala en calquera canle, convén:
- Limpar os metadatos dos arquivos finais coa función de exportación ou con utilidades específicas.
- Estandarizar os nomes de arquivo e a información do autor para que figure o estudo e non o técnico individual.
- Revisar comentarios internos que poidan quedar embebidos nas capas ou vistas e eliminalos antes da entrega.
Entrega final: o momento máis crítico
A entrega final consolida toda a documentación do proxecto en mans do cliente e formaliza o peche da fase activa do encargo. Procedemento razoable:
- Canle segura: plataforma profesional de transferencia de arquivos con cifrado en tránsito, non correo electrónico estándar para volumes grandes.
- Acta de entrega asinada que documente que arquivos se entregan, en que formato, en que data e a que persoa.
- Metadatos limpos en todos os arquivos entregables.
- Información ao cliente sobre como conservar os arquivos e sobre os datos persoais de terceiros que puidesen conter.
- Política interna para xestionar as copias de traballo do estudo: cales se conservan, cales se destrúen e cando.
Checklist mínimo do estudo
- RAT cos sete bloques de tratamento identificados.
- Cláusula informativa integrada na folla de encargo, con casa independente para uso comercial do proxecto en portfolio.
- Contratos do art. 28 RGPD asinados con calculista, enxeñería MEP, topógrafo, xestoría e dirección de execución habituais.
- Política de tratamento de terceiros (veciños, transeúntes) con difuminado obrigatorio antes da publicación.
- Procedemento de limpeza de metadatos en CAD, BIM e PDF antes da entrega.
- Política de arquivado e destrución do expediente do proxecto, con prazos claros por bloque.
- Procedemento de entrega final con acta asinada.
- Revisión anual do arquivo histórico para destruír o que venceu prazo.
Preguntas frecuentes
Que datos persoais xestiona habitualmente un estudo de arquitectura sobre os seus clientes?
Datos identificativos do cliente, datos catastrais e rexistrais do inmoble, copias de escrituras, fotografías do estado actual (que poden incluír persoas e obxectos persoais), planos asinados, levantamentos topográficos, datos económicos, comunicación con licenzas e, con frecuencia, datos de veciños lindeiros. Todos son datos persoais baixo o RGPD; o estudo é responsable da maioría. A boa práctica é mapear o inventario desde o primeiro encargo e os provedores cos que se compartirán.
Necesita un arquitecto o consentimento do cliente para usar o proxecto no seu portfolio profesional?
Si. A execución do contrato cobre redacción, licenza e dirección de obra; non cobre o uso comercial en web, redes ou publicacións. Require consentimento expreso, escrito, específico e revogable, idealmente recollido no contrato de encargo con casa independente. Se a obra aparece habitada ou personalizada polo cliente, entra tamén a LO 1/1982 (dereito á propia imaxe e intimidade).
E os datos dos veciños lindeiros ou de persoas que aparecen en levantamentos e fotos do estado actual?
Non están cubertos polo contrato de encargo do cliente. Difuminar caras e matrículas en calquera documentación que saia do contorno técnico do estudo (memoria pública, anexo gráfico ao concello, redes sociais), limitar a conservación de fotos orixinais ao tempo necesario e non publicar elementos identificables de terceiros sen filtrar.
Como se entregan os planos e a documentación final ao cliente sen comprometer datos persoais?
Canle con cifrado en tránsito (plataforma profesional, non correo estándar para volumes grandes), metadatos limpos en CAD, BIM e PDF entregables, acta de entrega asinada con detalle, e eliminación controlada de copias de traballo internas respectando os prazos legais de conservación profesional. A xestión coidada deste momento marca a diferenza entre un estudo profesional e un con documentación dispersa.
Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.
O teu estudo xestiona os datos persoais dos proxectos con orde?
En Certix asignámosche un experto en cumprimento do sector arquitectura. Sen intermediarios comerciais, sen modelos xenéricos.
Falar cun experto