Autoeskolak senide edo hirugarrenei jakinaraz diezaieke ikasleak azterketa gainditu duen?

Lehenetsita ez. Azterketaren emaitza ikaslearen datu pertsonala da eta autoeskolak interesatuari berari jakinarazi diezaioke soilik, ikasleak berariaz baimendu duela senide edo hirugarren bati jakinaraztea izan ezik, edo gurasoek edo tutoreek prestakuntza kudeatzen duten adingabe baten kasuan izan ezik. Ohiko praktika problematiko bat hainbat ikasle dituen WhatsApp taldeen bidez emaitzak jakinaraztea da, eta horrek datu pertsonala hirugarrenei jakinaraztea dakar babesik gabe. Autoeskola profesionalak emaitzak banaka jakinarazten ditu, ikaslearekin zuzeneko kanal baten bidez (deia, SMSa edo emaila bere helbidera), eta espediente-datuak titularrari edo idatziz berariaz baimendutako pertsonei gordetzen dizkio.

Zenbat denboraz gorde dezake autoeskolak ikaslearen espedientea baimena lortu ondoren?

Autoeskolak espedienteko dokumentazioa gorde behar du Gidarien Erregelamendu Nagusiaren eta arau fiskal eta merkataritzakoen betebeharretatik eratorritako epeetan. Ikaslearen espedienteko dokumentazio administratiboak (matrikula, erantzukizun-adierazpena, azterketara aurkeztearen frogagiriak) trafiko araudiak eskatutako epeak jarraitzen ditu, normalean administrazio-zigortzeko ahalmenari eta balizko erreklamazioei lotuak. Datu ekonomiko eta kontabilitatekoak Merkataritza Kodearen arabera gordetzen dira (sei urte) eta Lege Orokor Tributarioaren arabera (lau urte, luza daitezke). Epe esanguratsu guztiak igarotakoan, datuak blokeatu eta gero modu seguruan suntsitu behar dira. Geroko merkataritza-komunikazioek baimen indardunak eskatzen dituzte; ikasle ohi bat ezin da kanpainen hartzaile iraunkorra izan orain dela urte batzuk autoeskolatik pasatu izanagatik.

Zer gertatzen da ibilgailuko kameren grabazioekin eta ikaslearen espedienteko simulagailuko datuekin?

Praktiketako kameren grabazioak eta simulagailuko datuak tratamendu bereiziak dira eta espediente administratibotik bereizita informatu eta dokumentatu behar dira. Ibilgailuko kameren grabazioak, daudenean, autoeskolaren interes legitimoan oinarritzen dira normalean (ikaslearen eta irakaslearen segurtasuna, erreklamazioen aurkako defentsa, hobekuntza pedagogikoa) gordetze-epe motza eta oso mugatuarekin, gertakari konkretuak izan ezik. Simulagailuko datuak (errendimendua, egindako akatsak, eboluzioa) irakaskuntza-kontratuari lotzen zaizkio eta prestakuntzak iraun bitartean gordetzen dira, espedientea ixtean ezabatuz datu anonimizatu gisa estatistika-agregaziorik izan ezik. Inola ere ez dira datu horiek DGTra zirkulatzen; DGTk Gidarien Erregelamendu Nagusiaren araberako espediente-informazio administratiboa baino ez du jasotzen.

Autoeskola-ikasleen datuak: espedienteak, azterketak eta DGTrekiko komunikazioa

Q: Zer ikasle-datu kudeatzen ditu autoeskola batek eta zer oinarri juridikoren mende?

Autoeskola batek, gutxienez, ikaslearen identifikatzaile osoak (izena, NAN/AIZ, helbidea, kontaktua), prestakuntza-prozesuko datu akademikoak (eskola teoriko eta praktikoetara joatea, barneko ebaluazioak, egindako praktika kopurua, kilometrajea erregistratzen denean), DGT espedienteko datuak (baimen-eskaera, ordaindutako tasa, psikoteknikoa, proben emaitza), datu ekonomikoak (matrikula, ordainketak, finantzaketa) eta, batzuetan, ibilgailua edo prestakuntza egokitzeko esanguratsuak diren osasun-baldintzei edo desgaitasunei buruzko datuak tratatzen ditu. Oinarri juridiko nagusia ikaslearen kudeaketarako eta espedientea prestatzeko irakaskuntza-kontratuaren betearazpena da (RGPD 6.1.b art.). DGTrekiko komunikazioa eta azterketara aurkeztea lege-betebeharrean oinarritzen da (RGPD 6.1.c art.) 818/2009 Errege Dekretu espainiarraren arabera. Kontabilitate-datuak fiskal eta merkataritzako lege-betebeharragatik gordetzen dira.

Autoeskola bat ez da prestakuntza-zentro hutsa: gainera, DGT (Espainiako Trafiko Zuzendaritza Nagusia) aurrean ikasle bakoitzaren espedientea izapidetzen duen pieza administratiboa da, gidatzeko baimena lortzeko. Izaera bikoitz horrek (prestakuntza-zentroa + bitartekaritza administratiboa) ondorio argiak ditu datu babesaren arloan.

Gida honek ikaslearen espedientearen kudeaketa, DGTrekiko komunikazioa, proba teoriko eta praktikoen emaitzen tratamendua eta gaitasun-ziurtagiriaren entrega berrikusten ditu, RGPD (EB 2016/679 Erregelamendua), LOPDGDD (3/2018 Lege Organikoa) eta 818/2009 Errege Dekretu espainiarraren arabera, zeinaren bidez Gidarien Erregelamendu Nagusia onartzen baita.

Autoeskola bateko tratamendu tipikoak

Edozein autoeskolaren eguneroko jardunak datu-fluxu gutxi batzuetan biltzen dira, ezin hobeto identifikatuak:

Tratamendua	Datu tipikoak	Oinarri juridikoa
Ikaslearen matrikula eta espedientea	Izena, NAN/AIZ, kontaktua, argazki ofizialak, prozesuko datu akademikoak.	Kontratuaren betearazpena (6.1.b)
DGT aurreko izapideak	Baimen-eskaera, tasa, psikoteknikoa, azterketara aurkeztea.	Lege-betebeharra (6.1.c) + 818/2009 ED
Proba teoriko eta praktikoak	Deialdiak, emaitzak, akatsak, saiakerak.	Kontratuaren betearazpena + lege-betebeharra
Fakturazioa eta finantzaketa	Ordainketa-datuak, entitateekin finantzaketa, hobariak.	Lege-betebeharra (6.1.c) + kontratua
Merkataritza-komunikazioak	Ikasle ohiak, leadak, harrapaketa-kanpainak.	Baimena (6.1.a) edo interes legitimoa + LSSICE 21. art.

Ikaslearen espedientea: edukia eta zaintza

Ikaslearen espediente administratiboak autoeskolak Probintziako Trafiko Buruzagitzaren aurrean baimen-eskaera izapidetzeko eta prestakuntza-prozesua egiaztatzeko behar duen dokumentazioa biltzen du. Ohiko edukia:

Ikasleak sinatutako baimen-eskaera (DGTren eredu ofiziala).
NAN/AIZren fotokopia edo egiaztapena.
Baimendutako zentro batek emandako psikoteknikoaren frogagiria.
Dagokion tasa ordaindu izanaren frogagiria.
Matrikula-orria eta ikaslearen erantzukizun-adierazpena.
Joandako eskola teorikoen eta egindako praktiken barneko erregistroa.
Baimen profesionaletarako dokumentazio espezifikoa (GBT, ADR dagokionean).

Zaintzak oinarrizko irizpideak jarraitu behar ditu: zuzeneko funtzioa duen langileriaren sarbide murriztua, giltzapean dagoen artxibo fisikoa, banakako pasahitzak eta hodeiko plataformetatik kudeatzen denean bigarren faktorea dituen artxibo digitala. Autoeskolak bere segurtasun operatiboko politikan dokumentatzen du nork, nola eta zer helbururekin sartzen den.

DGTrekiko komunikazioa: lege-betebeharra, ez baimena

Autoeskolaren eta DGTren artean espedienteko prozesuan zehar dagoen komunikazioak ez du ikaslearen baimenik eskatzen: lege-betebehar bat da, 818/2009 Errege Dekretu espainiarretik eratorritakoa, baimena lortzeko esparru administratiboa definitzen duena. Matrikulan ematen den klausula informatiboak hori berariaz adierazi behar du:

DGTren identifikazioa espedienteko datuen hartzaile gisa.
Helburu konkretua: eskaeraren izapidea, deialdiaren esleipena, emaitzen erregistroa, baimena ematea.
Oinarri juridikoa: arduradunaren lege-betebeharra Gidarien Erregelamendu Nagusiaren arabera.
Trafiko araudi propiotik eta arau fiskal eta merkataritzakoetatik eratorritako gordetze-epeak.

Autoeskolak bere ikaslearen dokumentazioaren tratamendu-arduradun gisa jarduten du; DGTk gidarien erregistroaren eta azterketa prozesuaren arduradun administratibo gisa jarduten du. Hemen ez dago bien arteko enkargurik: bi arduradun daude, lege-esparru desberdinetan jarduten.

Proba teoriko eta praktikoak: emaitza ondo jakinaraztea

Azterketaren emaitzaren kudeaketa praktikan autoeskolek gehien huts egiten duten puntuetako bat da. Arau operatiboak:

Emaitza ikasleari zuzenean jakinarazten zaio, ez talde-kanalen bidez. WhatsApp talde batean "Juanek, Mariak eta Pedrok gainditu dute" argitaratzeak datu pertsonala hirugarrenei jakinarazten du babesik gabe.
Ikasleak senide bati jakinaraztea nahi badu, berariaz eta idatziz baimendu behar du, pertsonaren identifikazioarekin.
Adingabeen kasuan, gurasoek edo tutoreek informazioa jaso dezakete patria potestatearen erregimenaren arabera.
Barne-emaitzak (simulazioak, autoeskolaren beraren probak) ikaslearen datu akademikoak dira eta irizpide berberarekin kudeatzen dira.
Deialdi batera aurkezten diren ikasleen zerrendak, gelan erakusten direnean, gutxieneko erreferentziak erabili behar dituzte (inizialak edo espediente-zenbakia), eta ez izen, abizen eta NANarekin osatutako zerrenda osoak.

Gaitasun-ziurtagiria eta baimenaren entrega

Ikasleak probak gainditzen dituenean, autoeskolak DGTren baieztapena jasotzen du eta ikasleari baimen fisikoa eman arte zirkulatzeko gaitasuna egiaztatzen duen dokumentua entregatzen dio. Alderdi garrantzitsuak:

Ziurtagiria titularrari edo idatziz berariaz baimendutako pertsonari ematen zaio.
Entrega-erregistroa espedientean sartzen da eta dokumentu-gordetze epean zehar mantentzen da.
Espedienterako erabilitako ikaslearen argazki ofizialak DGTren arau administratiboak jarraitzen ditu; autoeskolak ezin du beste helburu batzuetarako erabili (weba, sareak, sustapen-materiala) berariazko baimenik gabe.
Ikaslearen kontaktu-datuak ez dira hirugarrenei lagatzen (finantza-entitateak, lantegiak, aseguru-etxeak) berariazko eta independenteko baimena ez bada, matrikula-baimenetik bereizita.

"Autoeskolak bi logikarekin lan egiten du paraleloan: pedagogikoa, berea dena, eta administratiboa, DGTrena dena. Fluxuak nahasten direnean, arazoak agertzen dira. Ondo egindako klausula informatiboak bi planoak bereizten ditu eta ikasleak ulertzen du zehazki zer datu nora doan."

Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®

Gordetze-epeak eta blokeoa

Autoeskolak espedienteko dokumentazioa eta ikaslearen datuak gordetzen ditu aldi berean aplikatzen diren arau desberdinetatik eratorritako epeetan:

Espedienteko dokumentazio administratiboa: administrazio-jardunaren berrikuste-ahalmenari eta ikaslearen balizko erreklamazioei lotutako epeetan.
Fakturazioa eta kontabilitatea: sei urte (Merkataritza Kodea) eta gutxienez lau urteko zerga-preskripzioa, kasuaren arabera luzatua.
Erabilera komertzialerako datuak (marketina): baimena edo babes daitekeen interes legitimoa indarrean dagoen bitartean, aurkaratze-eskubidearekin eta bidalketa bakoitzean baja eskubidearekin.
Irakaslearen datuak: lan- eta gizarte-segurantzako epeak.

Bloke bakoitzari aplikatzen zaion epe luzeena igarotakoan, datuak blokeo-egoerara igarotzen dira (gordetze murriztua, agintarien balizko eskariei erantzuteko soilik) eta gero suntsiketa segurura.

Autoeskolan datu babesaren checklista

Matrikulan emandako klausula informatiboa, DGTri hartzaile gisa berariaz aipatuz.
Erabilera aukerakoetarako baimen bereiziak dituen orria (irudia, marketina, lagapenak).
Emaitzak talde-kanalen gabe komunikatzeko politika.
Espediente fisiko eta digitalaren zaintza-protokoloa.
RGPDren 28. art.aren kontratuak kudeaketa-plataformarekin, ordainketa-pasabidearekin, kanpoko gestoriarekin eta, hala dagokionean, simulagailuaren hornitzailearekin.
Bloke bakoitzeko gordetze-politika bereizia eta suntsiketa seguruko prozedura.
Eskubideak gauzatzeko prozedura (sarbidea, zuzenketa, ezabaketa, aurkaratzea, mugaketa, eramangarritasuna).
Urraketa-protokoloa AEPDri jakinarazteko txantiloiarekin.

Ohiko galderak

Zer ikasle-datu kudeatzen ditu autoeskola batek eta zer oinarri juridikoren mende?

Identifikatzaileak, prozesuko datu akademikoak (joatea, praktikak, ebaluazioak), DGT espedientea (eskaera, psikoteknikoa, emaitzak) eta datu ekonomikoak. Oinarri nagusia irakaskuntza-kontratuaren betearazpena da eta 818/2009 Errege Dekretu espainiarretik eratorritako lege-betebeharra DGT aurreko izapideetarako.

Autoeskolak senide edo hirugarrenei jakinaraz diezaieke ikasleak gainditu duen?

Lehenetsita ez. Emaitza titularrari jakinarazten zaio. Senide edo hirugarren bati bakarrik informatzen zaio ikasleak berariaz eta idatziz baimendu badu, edo gurasoek edo tutoreek prestakuntza kudeatzen duten adingabea bada. Emaitza kolektiboak dituzten WhatsApp taldeak ez dira onargarriak.

Zenbat denboraz gordetzen da ikaslearen espedientea baimena lortu ondoren?

Dokumentazio administratiboa Gidarien Erregelamendu Nagusitik eta administrazio-zigortzeko ahalmenetik eratorritako epeen arabera. Kontabilitatea eta fakturazioa Merkataritza Kodearen (6 urte) eta LGTren (4 urte) arabera. Ondoren, blokeoa eta suntsiketa segurua.

Zer gertatzen da simulagailuko datuekin eta ibilgailuko grabazioekin?

Tratamendu bereiziak dira, ez DGT espedientearen parte. Simulagailua irakaskuntza-kontratuari lotzen zaio eta ixtean ezabatzen da. Ibilgailuko grabazioak, daudenean, interes legitimoan oinarritzen dira epe motzekin. Inor ez zaio DGTri jakinarazten.

Eduki hau informatiboa eta dibulgatiboa da soilik; ez du inolaz ere lege-aholkularitza espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako analisia eskatzen du. Autonomia-erkidegoetako araudi sektorialak epeak eta baldintzak luzatu edo aldatu ditzake.

Zure autoeskolaren datu-kudeaketa ordenatu nahi duzu gaindimentsionatu gabe?

Certix-en bide-prestakuntza sektoreko betetzean aditua den profesional bat esleitzen dizugu. Merkataritza-bitartekaririk gabe, txantiloi generikorik gabe.

Aditu batekin hitz egin