Unha autoescola non é só un centro de formación: é ademais unha peza administrativa que tramita ante a DGT (Dirección Xeral de Tráfico española) o expediente de cada alumno para a obtención do permiso de condución. Esa dobre natureza (centro formativo + intermediación administrativa) ten consecuencias claras en materia de protección de datos.
Esta guía repasa a xestión do expediente do alumno, a comunicación coa DGT, o tratamento dos resultados das probas teóricas e prácticas e a entrega do certificado de aptitude, conforme ao RGPD (Regulamento UE 2016/679), a LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018) e o RD español 818/2009, polo que se aproba o Regulamento Xeral de Condutores.
Os tratamentos típicos nunha autoescola
O día a día de calquera autoescola concéntrase nuns poucos fluxos de datos perfectamente identificables:
| Tratamento | Datos típicos | Base xurídica |
|---|---|---|
| Matrícula e expediente do alumno | Nome, DNI/NIE, contacto, fotografías oficiais, datos académicos do proceso. | Execución de contrato (6.1.b) |
| Tramitación ante a DGT | Solicitude de permiso, taxa, psicotécnico, presentación a exame. | Obriga legal (6.1.c) + RD español 818/2009 |
| Probas teóricas e prácticas | Convocatorias, resultados, faltas, intentos. | Execución de contrato + obriga legal |
| Facturación e financiamento | Datos de pago, financiamento con entidades, bonificacións. | Obriga legal (6.1.c) + contrato |
| Comunicacións comerciais | Antigos alumnos, leads, campañas de captación. | Consentimento (6.1.a) ou interese lexítimo + art. 21 LSSICE (Lei española 34/2002) |
O expediente do alumno: contido e custodia
O expediente administrativo do alumno reúne a documentación que a autoescola necesita para tramitar a solicitude do permiso ante a Xefatura Provincial de Tráfico e para acreditar o proceso formativo. Contido habitual:
- Solicitude de permiso asinada polo alumno (modelo oficial DGT).
- Fotocopia ou cotexo do DNI/NIE.
- Xustificante do psicotécnico expedido por centro autorizado.
- Xustificante de pago da taxa correspondente.
- Folla de matrícula e declaración responsable do alumno.
- Rexistro interno de clases teóricas asistidas e prácticas realizadas.
- Documentación específica para permisos profesionais (CAP, ADR cando proceda).
A custodia debe seguir criterios elementais: acceso restrinxido ao persoal con función directa, arquivo físico baixo chave, arquivo dixital con contrasinais individuais e dobre factor cando se xestiona desde plataformas na nube. A autoescola documenta na súa política de seguridade operativa quen accede, como e con que finalidade.
Comunicación coa DGT: obriga legal, non consentimento
A comunicación entre a autoescola e a DGT durante o proceso do expediente non require consentimento do alumno: é unha obriga legal derivada do RD español 818/2009, que define o marco administrativo da obtención do permiso. A cláusula informativa que se entrega no momento da matrícula debe deixalo expresamente:
- Identificación da DGT (Dirección Xeral de Tráfico española) como destinataria dos datos do expediente.
- Finalidade concreta: tramitación da solicitude, asignación de convocatoria, rexistro de resultados, expedición do permiso.
- Base xurídica: obriga legal do responsable conforme ao Regulamento Xeral de Condutores.
- Prazos de conservación derivados da propia normativa de tráfico e das normas fiscais e mercantís.
A autoescola actúa como responsable do tratamento sobre a documentación do seu alumno; a DGT actúa como responsable administrativo do rexistro de condutores e do proceso de exame. Non hai aquí un encargo entre ambas: hai dous responsables actuando en marcos legais distintos.
Probas teóricas e prácticas: comunicar o resultado ben
A xestión do resultado do exame é un dos puntos onde máis fallan as autoescolas na práctica. Regras operativas:
- O resultado comunícase ao alumno directamente, non por canles colectivas. Publicar nun grupo de WhatsApp "aprobaron Xoán, María e Pedro" comunica un dato persoal a terceiros sen amparo.
- Se o alumno desexa que se informe a un familiar, debe autorizalo expresamente e por escrito, con identificación da persoa.
- En menores de idade, os pais ou titores poden recibir a información en virtude do réxime de patria potestade.
- Os resultados internos (simulacros, probas da propia autoescola) son datos académicos do alumno e xestiónanse co mesmo criterio.
- As listas de alumnos que se presentan a unha convocatoria, cando se exhiben na aula, deben usar referencias mínimas (iniciais ou número de expediente) e non listaxes completas con nome, apelidos e DNI.
O certificado de aptitude e a entrega do permiso
Cando o alumno supera as probas, a autoescola recibe a confirmación da DGT e entrega ao alumno o documento que acredita a aptitude para circular ata a emisión do permiso físico. Aspectos relevantes:
- O certificado entrégase ao titular ou a persoa expresamente autorizada por escrito.
- O rexistro de entrega incorpórase ao expediente e permanece durante o prazo de conservación documental.
- A fotografía oficial do alumno utilizada para o expediente segue as normas administrativas da DGT; a autoescola non debe usala para finalidades distintas (web, redes, material promocional) sen consentimento específico.
- Os datos de contacto do alumno non se ceden a terceiros (financeiras, talleres, aseguradoras) agás consentimento expreso e independente, separado do consentimento de matrícula.
"A autoescola traballa con dúas lóxicas en paralelo: a pedagóxica, que é súa, e a administrativa, que é da DGT. Cando se confunden os fluxos, aparecen os problemas. A cláusula informativa ben feita separa os dous planos e o alumno entende exactamente que dato vai onde."
Mario P. Talamillo · Socio director, Certix®
Prazos de conservación e bloqueo
A autoescola conserva a documentación do expediente e os datos do alumno durante os prazos derivados das distintas normas concorrentes:
- Documentación administrativa do expediente: durante os prazos vinculados á potestade de revisión da actuación administrativa e a posibles reclamacións do alumno.
- Facturación e contabilidade: seis anos (Código de Comercio) e polo menos catro anos de prescrición tributaria, ampliable segundo o caso.
- Datos para uso comercial (marketing): mentres dure o consentimento ou o interese lexítimo amparable, con dereito de oposición e baixa en cada envío.
- Datos do persoal docente: prazos laborais e de seguridade social.
Vencido o prazo máis longo aplicable a cada bloque, os datos pasan a estado de bloqueo (conservación restrinxida só para responder a posibles requirimentos de autoridades) e posteriormente a destrución segura.
Checklist de protección de datos na autoescola
- Cláusula informativa entregada na matrícula, con mención expresa á DGT como destinataria.
- Folla de consentimentos diferenciados para usos opcionais (imaxe, marketing, cesións).
- Política de comunicación de resultados sen grupos colectivos.
- Protocolo de custodia do expediente físico e dixital.
- Contratos do art. 28 RGPD coa plataforma de xestión, pasarela de pago, xestoría externa e, no seu caso, provedor do simulador.
- Política de conservación diferenciada por bloque e procedemento de destrución segura.
- Procedemento para exercicios de dereitos (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidade).
- Protocolo de quebras con modelo de notificación á AEPD (Axencia Española de Protección de Datos).
Preguntas frecuentes
Que datos do alumno xestiona unha autoescola e baixo que base xurídica?
Identificativos, datos académicos do proceso (asistencia, prácticas, avaliacións), expediente DGT (solicitude, psicotécnico, resultados) e datos económicos. A base principal é a execución do contrato de ensinanza e a obriga legal derivada do RD español 818/2009 para a tramitación ante a DGT.
Pode a autoescola comunicar a familiares ou terceiros se o alumno aprobou?
Non por defecto. O resultado comunícase ao titular. Só se informa a un familiar ou terceiro se o alumno o autorizou expresamente e por escrito, ou se é menor de idade cuxa formación xestionan os pais ou titores. Os grupos de WhatsApp con resultados colectivos non son aceptables.
Canto tempo se conserva o expediente do alumno tras obter o permiso?
Documentación administrativa segundo prazos derivados do Regulamento Xeral de Condutores e da potestade sancionadora administrativa. Contabilidade e facturación segundo Código de Comercio (6 anos) e LGT (4 anos). Despois, bloqueo e destrución segura.
Que ocorre cos datos do simulador e as gravacións do vehículo?
Son tratamentos diferenciados, non parte do expediente DGT. O simulador vincúlase ao contrato de ensinanza e suprímese ao peche. As gravacións do vehículo, cando existen, ampáranse en interese lexítimo con prazos curtos. Ningún dos dous comunícase á DGT.
Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.
Queres ordenar a xestión de datos da túa autoescola sen sobredimensionala?
En Certix asignámosche un experto en cumprimento do sector da formación viaria. Sen intermediarios comerciais, sen modelos xenéricos.
Falar cun experto