Una autoescola no és només un centre de formació: és a més una peça administrativa que tramita davant la DGT (Direcció General de Trànsit espanyola) l'expedient de cada alumne per a l'obtenció del permís de conduir. Aquesta doble naturalesa (centre formatiu + intermediació administrativa) té conseqüències clares en matèria de protecció de dades.
Aquesta guia repassa la gestió de l'expedient de l'alumne, la comunicació amb la DGT, el tractament dels resultats de les proves teòriques i pràctiques i el lliurament del certificat d'aptitud, conforme al RGPD (Reglament UE 2016/679), la LOPDGDD (Llei Orgànica 3/2018) i el RD espanyol 818/2009, pel qual s'aprova el Reglament General de Conductors.
Els tractaments típics en una autoescola
El dia a dia de qualsevol autoescola es concentra en uns pocs fluxos de dades perfectament identificables:
| Tractament | Dades típiques | Base jurídica |
|---|---|---|
| Matrícula i expedient de l'alumne | Nom, DNI/NIE, contacte, fotografies oficials, dades acadèmiques del procés. | Execució de contracte (6.1.b) |
| Tramitació davant la DGT | Sol·licitud de permís, taxa, psicotècnic, presentació a examen. | Obligació legal (6.1.c) + RD espanyol 818/2009 |
| Proves teòriques i pràctiques | Convocatòries, resultats, faltes, intents. | Execució de contracte + obligació legal |
| Facturació i finançament | Dades de pagament, finançament amb entitats, bonificacions. | Obligació legal (6.1.c) + contracte |
| Comunicacions comercials | Antics alumnes, leads, campanyes de captació. | Consentiment (6.1.a) o interès legítim + art. 21 LSSICE |
L'expedient de l'alumne: contingut i custòdia
L'expedient administratiu de l'alumne reuneix la documentació que l'autoescola necessita per tramitar la sol·licitud del permís davant la Prefectura Provincial de Trànsit i per acreditar el procés formatiu. Contingut habitual:
- Sol·licitud de permís signada per l'alumne (model oficial DGT).
- Fotocòpia o acarament del DNI/NIE.
- Justificant del psicotècnic expedit per centre autoritzat.
- Justificant de pagament de la taxa corresponent.
- Full de matrícula i declaració responsable de l'alumne.
- Registre intern de classes teòriques assistides i pràctiques realitzades.
- Documentació específica per a permisos professionals (CAP, ADR quan escaigui).
La custòdia ha de seguir criteris elementals: accés restringit al personal amb funció directa, arxiu físic sota clau, arxiu digital amb contrasenyes individuals i doble factor quan es gestiona des de plataformes al núvol. L'autoescola documenta en la seva política de seguretat operativa qui accedeix, com i amb quina finalitat.
Comunicació amb la DGT: obligació legal, no consentiment
La comunicació entre l'autoescola i la DGT durant el procés de l'expedient no requereix consentiment de l'alumne: és una obligació legal derivada del RD espanyol 818/2009, que defineix el marc administratiu de l'obtenció del permís. La clàusula informativa que es lliura en el moment de la matrícula ho ha de deixar expressament:
- Identificació de la DGT com a destinatària de les dades de l'expedient.
- Finalitat concreta: tramitació de la sol·licitud, assignació de convocatòria, registre de resultats, expedició del permís.
- Base jurídica: obligació legal del responsable conforme al Reglament General de Conductors.
- Terminis de conservació derivats de la mateixa normativa de trànsit i de les normes fiscals i mercantils.
L'autoescola actua com a responsable del tractament sobre la documentació del seu alumne; la DGT actua com a responsable administratiu del registre de conductors i del procés d'examen. No hi ha aquí un encàrrec entre totes dues: hi ha dos responsables actuant en marcs legals distints.
Proves teòriques i pràctiques: comunicar el resultat bé
La gestió del resultat de l'examen és un dels punts on més fallen les autoescoles a la pràctica. Regles operatives:
- El resultat es comunica a l'alumne directament, no per canals col·lectius. Publicar en un grup de WhatsApp "han aprovat Juan, María i Pedro" comunica una dada personal a tercers sense empara.
- Si l'alumne vol que s'informi un familiar, ho ha d'autoritzar expressament i per escrit, amb identificació de la persona.
- En menors d'edat, els pares o tutors poden rebre la informació en virtut del règim de pàtria potestat.
- Els resultats interns (simulacres, proves de la mateixa autoescola) són dades acadèmiques de l'alumne i es gestionen amb el mateix criteri.
- Les llistes d'alumnes que es presenten a una convocatòria, quan s'exhibeixen a l'aula, han d'usar referències mínimes (inicials o número d'expedient) i no llistats complets amb nom, cognoms i DNI.
El certificat d'aptitud i el lliurament del permís
Quan l'alumne supera les proves, l'autoescola rep la confirmació de la DGT i lliura a l'alumne el document que acredita l'aptitud per circular fins a l'emissió del permís físic. Aspectes rellevants:
- El certificat es lliura al titular o a persona expressament autoritzada per escrit.
- El registre de lliurament s'incorpora a l'expedient i roman durant el termini de conservació documental.
- La fotografia oficial de l'alumne utilitzada per a l'expedient segueix les normes administratives de la DGT; l'autoescola no l'ha d'usar per a finalitats distintes (web, xarxes, material promocional) sense consentiment específic.
- Les dades de contacte de l'alumne no es cedeixen a tercers (financeres, tallers, asseguradores) llevat de consentiment exprés i independent, separat del consentiment de matrícula.
"L'autoescola treballa amb dues lògiques en paral·lel: la pedagògica, que és seva, i l'administrativa, que és de la DGT. Quan es confonen els fluxos, apareixen els problemes. La clàusula informativa ben feta separa els dos plans i l'alumne entén exactament quina dada va on."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Terminis de conservació i bloqueig
L'autoescola conserva la documentació de l'expedient i les dades de l'alumne durant els terminis derivats de les diferents normes concurrents:
- Documentació administrativa de l'expedient: durant els terminis vinculats a la potestat de revisió de l'actuació administrativa i a possibles reclamacions de l'alumne.
- Facturació i comptabilitat: sis anys (Codi de Comerç) i almenys quatre anys de prescripció tributària, ampliable segons el cas.
- Dades per a ús comercial (màrqueting): mentre duri el consentiment o l'interès legítim emparable, amb dret d'oposició i baixa en cada enviament.
- Dades del personal docent: terminis laborals i de seguretat social.
Vençut el termini més llarg aplicable a cada bloc, les dades passen a estat de bloqueig (conservació restringida només per respondre a possibles requeriments d'autoritats) i posteriorment a destrucció segura.
Checklist de protecció de dades a l'autoescola
- Clàusula informativa lliurada a la matrícula, amb menció expressa a la DGT com a destinatària.
- Full de consentiments diferenciats per a usos opcionals (imatge, màrqueting, cessions).
- Política de comunicació de resultats sense grups col·lectius.
- Protocol de custòdia de l'expedient físic i digital.
- Contractes de l'art. 28 RGPD amb la plataforma de gestió, passarel·la de pagament, gestoria externa i, si escau, proveïdor del simulador.
- Política de conservació diferenciada per bloc i procediment de destrucció segura.
- Procediment per a exercicis de drets (accés, rectificació, supressió, oposició, limitació, portabilitat).
- Protocol de bretxes amb plantilla de notificació a l'AEPD (Agència Espanyola de Protecció de Dades).
Preguntes freqüents
Quines dades de l'alumne gestiona una autoescola i sota quina base jurídica?
Identificatius, dades acadèmiques del procés (assistència, pràctiques, avaluacions), expedient DGT (sol·licitud, psicotècnic, resultats) i dades econòmiques. La base principal és l'execució del contracte d'ensenyament i l'obligació legal derivada del RD espanyol 818/2009 per a la tramitació davant la DGT.
Pot l'autoescola comunicar a familiars o tercers si l'alumne ha aprovat?
No per defecte. El resultat es comunica al titular. Només s'informa un familiar o tercer si l'alumne ho ha autoritzat expressament i per escrit, o si és menor d'edat la formació del qual gestionen els pares o tutors. Els grups de WhatsApp amb resultats col·lectius no són acceptables.
Quant temps es conserva l'expedient de l'alumne després d'obtenir el permís?
Documentació administrativa segons terminis derivats del Reglament General de Conductors i de la potestat sancionadora administrativa. Comptabilitat i facturació segons Codi de Comerç (6 anys) i LGT (4 anys). Després, bloqueig i destrucció segura.
Què passa amb les dades del simulador i les gravacions del vehicle?
Són tractaments diferenciats, no part de l'expedient DGT. El simulador es vincula al contracte d'ensenyament i se suprimeix al tancament. Les gravacions del vehicle, quan existeixen, s'emparen en interès legítim amb terminis curts. Cap d'ells no es comunica a la DGT.
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar terminis i requisits.
Vols ordenar la gestió de dades de la teva autoescola sense sobredimensionar-la?
A Certix t'assignem un expert en compliment del sector de la formació viària. Sense intermediaris comercials, sense plantilles genèriques.
Parlar amb un expert