De tots els tractaments que gestiona Recursos Humans, el de dades de salut és el més delicat. La salut del treballador és categoria especial de dades (art. 9 RGPD): el règim aplicable és més estricte, les bases jurídiques són més limitades, les garanties són reforçades i el repartiment d'informació entre empresa, servei mèdic i mútua està expressament acotat per la normativa laboral.
El problema pràctic és que les àrees de RRHH manegen diàriament comunicats de baixa, certificats d'aptitud, peticions d'adaptació de lloc, comunicacions amb la mútua i resultats de vigilància de la salut. Aquesta guia ordena els criteris aplicables conforme al RGPD, la LOPDGDD (Llei Orgànica 3/2018 espanyola), la Llei espanyola 31/1995 PRL i l'Estatut dels Treballadors espanyol.
L'art. 9 RGPD i la doble base jurídica
Les dades relatives a la salut són categoria especial de dades personals (art. 9.1 RGPD), prohibides com a regla general llevat que concorri alguna de les excepcions de l'art. 9.2. A l'àmbit laboral, la base habilitant típica és:
- Art. 9.2.b RGPD: el tractament és necessari per al compliment d'obligacions del responsable o de l'interessat en matèria de Dret laboral i de la seguretat i protecció social.
- Art. 9.2.h RGPD: tractament necessari per a fins de medicina preventiva o laboral, avaluació de la capacitat laboral del treballador, diagnòstic mèdic, prestació d'assistència sanitària, realitzat per professional sanitari subjecte a secret.
Sobre aquesta habilitació de l'art. 9 s'ha de sumar sempre una base de l'art. 6 RGPD (doctrina de la doble base): habitualment compliment d'obligació legal (art. 6.1.c) o execució del contracte de treball (art. 6.1.b). La concurrència de les dues bases és el que legitima el tractament, no una sola d'elles.
El repartiment d'informació: qui sap què
El nucli de la qüestió és entendre que l'empresa no maneja les dades clíniques del treballador, sinó només les conseqüències laborals del seu estat de salut. La normativa reparteix la informació entre tres actors:
| Actor | Quina informació maneja | Règim |
|---|---|---|
| Servei mèdic / vigilància de la salut | Història clínico-laboral, proves, diagnòstics, evolució. | Secret mèdic + art. 9.2.h RGPD |
| Mútua col·laboradora | Informació clínica del procés de baixa, gestió assistencial. | Secret mèdic + normativa Seguretat Social |
| Empresari / RRHH | Comunicat de baixa, confirmació, alta. Qualificació d'aptitud (apte/no apte). Limitacions funcionals si aplica. | Només el necessari per a la gestió laboral |
| Representants dels treballadors | Informació agregada i anonimitzada sobre vigilància de la salut. Mai individualitzada. | Llei espanyola 31/1995 PRL + Estatut dels Treballadors espanyol |
Vigilància de la salut (art. 22 Llei espanyola 31/1995 PRL): què arriba a l'empresari
L'art. 22 de la Llei espanyola 31/1995 PRL regula la vigilància periòdica de l'estat de salut del treballador en funció dels riscos inherents al lloc. És la pedra angular del tractament de dades de salut a l'empresa. Regles operatives:
- Voluntarietat com a regla (art. 22.1): el reconeixement es realitza amb consentiment del treballador, llevat dels supòsits taxats d'obligatorietat descrits en la pròpia norma (reconeixements imprescindibles per avaluar efectes del treball, risc per al propi treballador o tercers, o exigits per disposició legal específica).
- Personal sanitari competent (art. 22.6): només professionals sanitaris amb competència tècnica, formació i capacitat acreditada accedeixen a la informació mèdica de caràcter personal.
- Confidencialitat reforçada (art. 22.2): les dades relatives a la vigilància de la salut no es poden fer servir amb fins discriminatoris ni en perjudici del treballador.
- Comunicació a l'empresari (art. 22.4): l'empresari i les persones o òrgans amb responsabilitats en matèria de prevenció només seran informats de les conclusions que es derivin dels reconeixements en relació amb l'aptitud del treballador per al desenvolupament del lloc i amb la necessitat d'introduir o millorar mesures de protecció i prevenció.
A la pràctica, això significa que l'empresari rep la qualificació d'aptitud (apte, apte amb limitacions, no apte) i, si escau, les limitacions funcionals aplicables (no pot aixecar pesos superiors a X kg, no pot treballar en alçada, requereix adaptació de la pantalla, etc.). No rep: diagnòstic, proves, historial, motius clínics de la limitació.
Baixes mèdiques: el circuit de la mútua i els comunicats
Quan un treballador inicia un procés d'incapacitat temporal, el circuit d'informació està acotat per la normativa de la Seguretat Social i pel secret mèdic. L'empresari rep:
- Comunicat de baixa: amb les dades d'identificació del treballador, data d'inici, contingència (comuna o professional) i durada estimada si escau. NO conté diagnòstic.
- Comunicats de confirmació: durant la durada del procés, sense diagnòstic.
- Comunicat d'alta: data de finalització, sense diagnòstic.
La informació clínica del procés (diagnòstic, evolució, tractament, proves) roman en l'àmbit sanitari: metge de capçalera, metges de la mútua col·laboradora, especialistes que intervinguin. Està coberta pel secret mèdic i pel règim de l'art. 9 RGPD.
L'empresari no té dret a exigir diagnòstic, proves mèdiques, informes ni motius clínics. La mútua tampoc envia aquesta informació a l'empresari. Pretendre obtenir-la per vies paral·leles (preguntes a companys, xarxes socials, trucades al domicili, pressió al treballador) pot constituir infracció en matèria de protecció de dades i, simultàniament, en matèria laboral.
Adaptació del lloc i treballadors especialment sensibles
L'art. 25 de la Llei espanyola 31/1995 PRL obliga l'empresari a garantir de manera específica la protecció dels treballadors que, per les seves pròpies característiques personals o estat biològic conegut, siguin especialment sensibles als riscos derivats del treball. L'articulació pràctica amb la protecció de dades:
- La identificació de la situació d'especial sensibilitat es realitza a través del servei de vigilància de la salut, NO mitjançant interrogatori directe de l'empresari.
- L'empresari rep la limitació funcional (què no pot fer el treballador en aquest lloc), no la causa clínica.
- Les adaptacions es dissenyen en col·laboració amb el servei de prevenció.
- La informació es conserva només durant el temps en què la limitació estigui vigent i sota accés restringit.
"En matèria de salut laboral, l'empresari no és metge. Només necessita saber si el treballador és apte, no apte o apte amb limitacions, i quines són aquestes limitacions al lloc. Tot la resta està reservat a l'àmbit clínic. Aquesta línia no és opcional: és la columna vertebral del règim i on més sancions es concentren."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Casuística freqüent i errors típics
Certificats mèdics voluntaris lliurats pel treballador
Si el treballador lliura voluntàriament un informe mèdic o proves, l'empresa ha d'aplicar minimització: conservar només la informació estrictament necessària (justificació d'absència, data de la consulta, eventualment la limitació funcional si el lliurament és per adaptar el lloc). Les proves detallades i els diagnòstics s'han de retornar al treballador o destruir-se de forma segura. La ruta professional per adaptar un lloc és derivar al servei de vigilància de la salut.
WhatsApp i comunicacions de baixa
El treballador comunica la baixa pel canal habitual de l'empresa. L'empresa NO ha de demanar captures de pantalla del comunicat detallat, fotos de medicaments ni descripcions clíniques. Si el canal habitual és WhatsApp, convé tenir una bústia professional dedicada (no el mòbil personal del responsable) i aplicar política clara d'esborrat periòdic.
Comunicació interna del motiu de l'absència
Quan un company s'absenta, la comunicació a l'equip s'ha de limitar al fet de l'absència i, si escau, a les mesures de cobertura. NO s'ha de comunicar la causa clínica, ni tan sols de forma genèrica ("està amb depressió", "té un problema oncològic"). Aquesta informació és del treballador.
Acomiadament per motius de salut
El coneixement per l'empresari de l'estat de salut del treballador no es pot fer servir en el seu perjudici (art. 22.2 Llei espanyola 31/1995 PRL). Els acomiadaments motivats per malaltia o discapacitat són susceptibles de declarar-se nuls per vulneració de drets fonamentals. Aquest és un terreny on la concurrència de protecció de dades i dret laboral és especialment delicada.
Mútua i comunicació amb l'empresa
La mútua es relaciona amb el treballador en la seva condició de pacient i amb l'empresa en la seva condició de mutualista. Els fluxos d'informació estan separats: la mútua pot informar l'empresa sobre qüestions administratives i de gestió, però no sobre el contingut clínic del procés.
Conservació i custòdia
Els comunicats de baixa i la resta de documentació laboral es conserven a l'expedient del treballador durant els terminis de prescripció d'obligacions laborals i de Seguretat Social (habitualment 4 anys per a infraccions, terminis específics per a documentació de Seguretat Social que poden arribar a 5 anys). La documentació de vigilància de la salut conservada pel servei mèdic té el seu propi règim sanitari.
Regles de custòdia mínimes:
- Accés restringit al personal de RRHH amb funció específica.
- Emmagatzematge separat de la documentació amb dades de salut respecte de l'expedient laboral general.
- Arxivat xifrat en sistemes digitals.
- Política de destrucció segura en vèncer els terminis.
- Registre d'accessos quan el volum ho justifiqui.
Checklist de RRHH per a dades de salut
- Política interna de tractament de dades de salut, amb repartiment clar entre RRHH i servei mèdic.
- Procediment de recepció de comunicats de baixa sense demanar informació clínica addicional.
- Canal clar perquè el treballador comuniqui adaptacions de lloc, amb derivació al servei de vigilància de la salut.
- Formació a l'equip de RRHH i als comandaments intermedis sobre els límits de l'art. 22 PRL.
- Custòdia diferenciada de la documentació amb dades de salut (accés restringit, xifrat, registre d'accessos).
- Contracte de l'art. 28 RGPD amb el servei de prevenció aliè i amb la mútua en allò que correspongui.
- Comunicacions internes sobre absències sense revelar la causa clínica.
- Procediment de resposta a drets del treballador sobre les seves dades de salut.
- Revisió periòdica de l'expedient laboral per depurar documentació clínica innecessària.
Preguntes freqüents
Pot l'empresari conèixer el diagnòstic mèdic d'un treballador en baixa?
No. L'empresari rep comunicat de baixa, confirmació i alta, sense diagnòstic. La informació clínica roman en l'àmbit sanitari (metge, mútua, especialistes) i està coberta per secret mèdic i art. 9 RGPD. Pretendre obtenir-la per vies paral·leles pot constituir infracció.
Quins resultats de la vigilància de la salut rep l'empresari?
Només la qualificació d'aptitud (apte, apte amb limitacions, no apte) i, si escau, les limitacions funcionals. NO rep diagnòstic, proves ni història clínico-laboral. Així ho estableix l'art. 22.4 de la Llei espanyola 31/1995 PRL.
La vigilància de la salut és voluntària o obligatòria?
Regla general voluntària (art. 22.1 Llei espanyola 31/1995 PRL). Excepcions taxades: quan sigui imprescindible per avaluar efectes del treball sobre la salut, quan existeixi risc per al propi treballador o tercers, o quan ho exigeixi una disposició legal específica (productes químics, soroll, aliments, etc.).
Què faig si un treballador em lliura voluntàriament un certificat o proves mèdiques?
Aplicar minimització: conservar només el necessari per a la finalitat concreta (justificar absència, adaptar lloc). El detall clínic s'ha de retornar o destruir de forma segura. La via professional per adaptar el lloc és derivar al servei de vigilància de la salut.
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar terminis i requisits.
Vols ordenar el tractament de dades de salut a la teva empresa?
A Certix t'assignem un expert en protecció de dades a l'àmbit laboral. Sense intermediaris comercials, sense plantilles genèriques.
Parlar amb un expert