Datos de saúde laboral: vixilancia da saúde, baixas médicas e ata onde pode chegar o empresario

De todos os tratamentos que xestiona Recursos Humanos, o de datos de saúde é o máis delicado. A saúde do traballador é categoría especial de datos (art. 9 RGPD): o réxime aplicable é máis estrito, as bases xurídicas son máis limitadas, as garantías son reforzadas e o reparto de información entre empresa, servizo médico e mutua está expresamente acoutado pola normativa laboral.

O problema práctico é que as áreas de RRHH manexan a diario partes de baixa, certificados de aptitude, peticións de adaptación de posto, comunicacións coa mutua e resultados de vixilancia da saúde. Esta guía ordena os criterios aplicables conforme ao RGPD (Regulamento UE 2016/679), a LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018), a Lei española 31/1995 PRL e o Estatuto dos Traballadores español.

O art. 9 RGPD e a dobre base xurídica

Os datos relativos á saúde son categoría especial de datos persoais (art. 9.1 RGPD), prohibidos como regra xeral salvo que concorra algunha das excepcións do art. 9.2. No ámbito laboral, a base habilitante típica é:

• Art. 9.2.b RGPD: o tratamento é necesario para o cumprimento de obrigas do responsable ou do interesado en materia de Dereito laboral e da seguridade e protección social.
• Art. 9.2.h RGPD: tratamento necesario para fins de medicina preventiva ou laboral, avaliación da capacidade laboral do traballador, diagnóstico médico, prestación de asistencia sanitaria, realizado por profesional sanitario suxeito a segredo.

Sobre esa habilitación do art. 9 debe sumarse sempre unha base do art. 6 RGPD (doutrina da dobre base): habitualmente cumprimento de obriga legal (art. 6.1.c) ou execución do contrato de traballo (art. 6.1.b). A concorrencia das dúas bases é o que lexitima o tratamento, non unha soa delas.

O reparto de información: quen sabe que

O núcleo da cuestión é entender que a empresa non manexa os datos clínicos do traballador, senón só as consecuencias laborais do seu estado de saúde. A normativa reparte a información entre tres actores:

Vixilancia da saúde (art. 22 Lei española 31/1995): que chega ao empresario

O art. 22 da Lei española 31/1995 PRL regula a vixilancia periódica do estado de saúde do traballador en función dos riscos inherentes ao posto. É a pedra angular do tratamento de datos de saúde na empresa. Regras operativas:

• Voluntariedade como regra (art. 22.1): o recoñecemento realízase con consentimento do traballador, salvo os supostos taxados de obrigatoriedade descritos na propia norma (recoñecementos imprescindibles para avaliar efectos do traballo, risco para o propio traballador ou terceiros, ou esixidos por disposición legal específica).
• Persoal sanitario competente (art. 22.6): só profesionais sanitarios con competencia técnica, formación e capacidade acreditada acceden á información médica de carácter persoal.
• Confidencialidade reforzada (art. 22.2): os datos relativos á vixilancia da saúde non poden usarse con fins discriminatorios nin en prexuízo do traballador.
• Comunicación ao empresario (art. 22.4): o empresario e as persoas ou órganos con responsabilidades en materia de prevención só serán informados das conclusións que se deriven dos recoñecementos en relación coa aptitude do traballador para o desempeño do posto e coa necesidade de introducir ou mellorar medidas de protección e prevención.

Na práctica, isto significa que o empresario recibe a cualificación de aptitude (apto, apto con limitacións, non apto) e, se procede, as limitacións funcionais aplicables (non pode levantar pesos superiores a X kg, non pode traballar en altura, require adaptación da pantalla, etc.). Non recibe: diagnóstico, probas, historial, motivos clínicos da limitación.

Baixas médicas: o circuíto da mutua e os partes

Cando un traballador inicia un proceso de incapacidade temporal, o circuíto de información está acoutado pola normativa da Seguridade Social e polo segredo médico. O empresario recibe:

• Parte de baixa: cos datos de identificación do traballador, data de inicio, continxencia (común ou profesional) e duración estimada se procede. NON contén diagnóstico.
• Partes de confirmación: durante a duración do proceso, sen diagnóstico.
• Parte de alta: data de finalización, sen diagnóstico.

A información clínica do proceso (diagnóstico, evolución, tratamento, probas) permanece no ámbito sanitario: médico de cabeceira, médicos da mutua colaboradora, especialistas que interveñan. Está cuberta polo segredo médico e polo réxime do art. 9 RGPD.

O empresario non ten dereito a esixir diagnóstico, probas médicas, informes nin motivos clínicos. A mutua tampouco envía esa información ao empresario. Pretender obtela por vías paralelas (preguntas a compañeiros, redes sociais, chamadas ao domicilio, presión ao traballador) pode constituír infracción en materia de protección de datos e, simultaneamente, en materia laboral.

Adaptación do posto e traballadores especialmente sensibles

O art. 25 da Lei española 31/1995 obriga ao empresario a garantir de maneira específica a protección dos traballadores que, polas súas propias características persoais ou estado biolóxico coñecido, sexan especialmente sensibles aos riscos derivados do traballo. A articulación práctica coa protección de datos:

• A identificación da situación de especial sensibilidade realízase a través do servizo de vixilancia da saúde, NON mediante interrogatorio directo do empresario.
• O empresario recibe a limitación funcional (que non pode facer o traballador nese posto), non a causa clínica.
• As adaptacións deseñanse en colaboración co servizo de prevención.
• A información consérvase só durante o tempo en que a limitación estea vixente e baixo acceso restrinxido.

Casuística frecuente e erros típicos

Certificados médicos voluntarios entregados polo traballador

Se o traballador entrega voluntariamente un informe médico ou probas, a empresa debe aplicar minimización: conservar só a información estritamente necesaria (xustificación de ausencia, data da consulta, eventualmente a limitación funcional se a entrega é para adaptar o posto). As probas detalladas e os diagnósticos deben devolverse ao traballador ou destruírse de forma segura. A ruta profesional para adaptar un posto é derivar ao servizo de vixilancia da saúde.

WhatsApp e comunicacións de baixa

O traballador comunica a baixa pola canle habitual da empresa. A empresa NON debe pedir capturas de pantalla do parte detallado, fotos de medicamentos nin descricións clínicas. Se a canle habitual é WhatsApp, convén ter unha caixa de correo profesional dedicada (non o móbil persoal do responsable) e aplicar política clara de borrado periódico.

Comunicación interna do motivo da ausencia

Cando un compañeiro se ausenta, a comunicación ao equipo debe limitarse ao feito da ausencia e, se procede, ás medidas de cobertura. NON debe comunicarse a causa clínica, nin sequera de forma xenérica ("está con depresión", "ten un problema oncolóxico"). Esa información é do traballador.

Despedimento por motivos de saúde

O coñecemento polo empresario do estado de saúde do traballador non pode usarse no seu prexuízo (art. 22.2 Lei española 31/1995). Os despedimentos motivados por enfermidade ou discapacidade son susceptibles de declararse nulos por vulneración de dereitos fundamentais. Este é un terreo onde a concorrencia de protección de datos e dereito laboral é especialmente delicada.

Mutua e comunicación coa empresa

A mutua relaciónase co traballador na súa condición de paciente e coa empresa na súa condición de mutualista. Os fluxos de información están separados: a mutua pode informar á empresa sobre cuestións administrativas e de xestión, pero non sobre o contido clínico do proceso.

Conservación e custodia

Os partes de baixa e demais documentación laboral consérvanse no expediente do traballador durante os prazos de prescrición de obrigas laborais e de Seguridade Social (habitualmente 4 anos para infraccións, prazos específicos para documentación de Seguridade Social que poden chegar a 5 anos). A documentación de vixilancia da saúde conservada polo servizo médico ten o seu propio réxime sanitario.

Regras de custodia mínimas:

• Acceso restrinxido ao persoal de RRHH con función específica.
• Almacenamento separado da documentación con datos de saúde respecto do expediente laboral xeral.
• Arquivado cifrado en sistemas dixitais.
• Política de destrución segura ao vencer os prazos.
• Rexistro de accesos cando o volume o xustifique.

Checklist de RRHH para datos de saúde

• Política interna de tratamento de datos de saúde, con reparto claro entre RRHH e servizo médico.
• Procedemento de recepción de partes de baixa sen pedir información clínica adicional.
• Canle clara para que o traballador comunique adaptacións de posto, con derivación ao servizo de vixilancia da saúde.
• Formación ao equipo de RRHH e aos mandos intermedios sobre os límites do art. 22 PRL.
• Custodia diferenciada da documentación con datos de saúde (acceso restrinxido, cifrado, rexistro de accesos).
• Contrato do art. 28 RGPD co servizo de prevención alleo e coa mutua no que corresponda.
• Comunicacións internas sobre ausencias sen revelar a causa clínica.
• Procedemento de resposta a dereitos do traballador sobre os seus datos de saúde.
• Revisión periódica do expediente laboral para depurar documentación clínica innecesaria.

Preguntas frecuentes

Pode o empresario coñecer o diagnóstico médico dun traballador en baixa?

Non. O empresario recibe parte de baixa, confirmación e alta, sen diagnóstico. A información clínica permanece no ámbito sanitario (médico, mutua, especialistas) e está cuberta por segredo médico e art. 9 RGPD. Pretender obtela por vías paralelas pode constituír infracción.

Que resultados da vixilancia da saúde recibe o empresario?

Só a cualificación de aptitude (apto, apto con limitacións, non apto) e, se procede, as limitacións funcionais. NON recibe diagnóstico, probas nin historia clínico-laboral. Así o establece o art. 22.4 da Lei española 31/1995 PRL.

A vixilancia da saúde é voluntaria ou obrigatoria?

Regra xeral voluntaria (art. 22.1 Lei española 31/1995). Excepcións taxadas: cando sexa imprescindible para avaliar efectos do traballo sobre a saúde, cando exista risco para o propio traballador ou terceiros, ou cando o esixa unha disposición legal específica (produtos químicos, ruído, alimentos, etc.).

Que fago se un traballador me entrega voluntariamente un certificado ou probas médicas?

Aplicar minimización: conservar só o necesario para a finalidade concreta (xustificar ausencia, adaptar posto). O detalle clínico debe devolverse ou destruírse de forma segura. A vía profesional para adaptar o posto é derivar ao servizo de vixilancia da saúde.

Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.