Boas prácticas diarias do propietario dunha casa rural para protexer os datos

Nunha casa rural case todo o decide e o xestiona a mesma persoa: o propietario abre a porta, recibe ao hóspede, anota os datos do DNI, envía a confirmación, fai a factura e custodia os contratos. Esa cercanía é unha das virtudes do sector, pero tamén é onde se xoga a protección de datos: na mesa da entrada, no teléfono móbil do propietario, no armario onde se gardan os partes e no cubo do lixo onde —demasiadas veces— rematan os contratos ao final da tempada.

Esta guía recolle rutinas concretas para o día a día dun aloxamento turístico pequeno. Non é un curso xurídico: son hábitos que ordenan a operativa e, de paso, cumpren co RGPD, a LOPDGDD e o Real Decreto 933/2021.

A regra de ouro: rexistrar datos, non documentos

O primeiro principio operativo do check-in nunha casa rural é directo: rexístranse os datos esixidos pola normativa de hospedaxe, non a imaxe do documento. Isto significa, en termos prácticos:

• O hóspede presenta o seu DNI, NIE ou pasaporte.
• O propietario le e anota os datos imprescindibles para cumprir co Real Decreto 933/2021 (datos identificativos, número do documento, datos da estancia) e para a facturación.
• O documento devólvese inmediatamente ao hóspede.
• Non se fotocopia, non se escanea, non se fotografa co móbil, non se garda copia nin en papel nin en arquivo dixital.

A razón é dobre: o art. 5.1.c RGPD impón o principio de minimización (só os datos estritamente necesarios para a finalidade) e o criterio sancionador consolidado da AEPD considera desproporcionado conservar a imaxe íntegra do documento de identidade para esta finalidade. A anotación dos datos cobre a obriga legal; a fotocopia, non a engade e si engade risco.

Non usar o móbil persoal para gardar copias de documentos do hóspede

Esta é probablemente a mala práctica máis estendida no sector e, tamén, a máis fácil de corrixir. Na lóxica do propietario é moi tentador: "fágolle unha foto ao DNI co móbil para apuntalo logo con calma". O problema é que esa foto:

• Súbese de forma automática á nube persoal do móbil (Google Fotos, iCloud) e mestúrase con fotos familiares.
• Pode acabar en copias de seguridade domésticas sen cifrado profesional.
• É visible para quen ten acceso ao móbil: familiares, técnicos nunha reparación, dispositivos compartidos.
• Non se pode borrar con garantías cando o hóspede marcha, nin cumpre os prazos do RD 933/2021.
• Mestura o ámbito persoal do propietario co profesional, o que dificulta calquera auditoría posterior e a atención a dereitos das persoas interesadas.

A regra é nítida: o móbil persoal do propietario non é un sistema de tratamento profesional. Os datos dos hóspedes —incluídos os do documento de identidade— só deben entrar no software de xestión do aloxamento ou, no seu caso, no parte físico que se conserve baixo chave. Se o propietario necesita unha canle de mensaxería operativa cos hóspedes, mellor un número específico do negocio ou unha ferramenta corporativa, separado do ámbito familiar.

Comunicación ás Forzas e Corpos de Seguridade (SES.HOSPEDAJES)

O Real Decreto 933/2021 obriga ao aloxamento a comunicar ás autoridades competentes os datos do rexistro de viaxeiros a través das vías electrónicas habilitadas, principalmente o sistema SES.HOSPEDAJES, xestionado pola Secretaría de Estado de Seguridade. En termos prácticos:

• Base xurídica: art. 6.1.c RGPD (cumprimento dunha obriga legal).
• Que se transmite: os datos identificativos do hóspede, do documento, da estancia e de pagamento nos termos que detalla a propia norma. Só o previsto.
• Prazo de comunicación: o que fixa o propio RD 933/2021 desde o momento do check-in.
• Prazo de conservación interna: tres anos desde a data de finalización do servizo ou prestación contratada.

A normativa autonómica de turismo pode engadir requisitos formais adicionais (rexistro de establecementos, libros propios, follas de inscrición). Convén comprobar a norma autonómica aplicable.

Custodia segura de partes físicos e contratos de aluguer vacacional

Aínda que cada vez máis aloxamentos dixitalizan o check-in, aínda é habitual conservar partes físicos e contratos de aluguer vacacional en papel. A regra práctica é sinxela pero estrita:

• Armario ou caixón con chave, non nunha mesa aberta da entrada nin nunha balda visible.
• Ubicación reservada ao titular da casa rural: non en zonas accesibles a hóspedes nin a persoal de limpeza externo.
• Orde cronolóxica que permita identificar o prazo de cada parte (tres anos desde finalización do servizo para o rexistro de viaxeiros; os prazos fiscais aplicables para a factura asociada).
• Inventario mínimo do que hai gardado, para poder localizar rapidamente un dato se chega unha solicitude do hóspede ou unha inspección.

Destrución segura ao cumprir os prazos

Cumprir o prazo do RD 933/2021 implica tamén destruír de forma segura o que xa non debe conservarse. Tirar os partes ou os contratos ao lixo común non é supresión: é exposición. As opcións razoables son:

• Destrutora de papel de corte cruzado, suficiente para un aloxamento pequeno.
• Servizo especializado de destrución confidencial con certificado, se o volume o xustifica.
• Borrado lóxico do software de xestión con confirmación ao titular, no caso dos partes dixitais.

E un recordatorio importante: se a casa rural usa un software externo de reservas, ese provedor é un encargado do tratamento (art. 28 RGPD). Ao finalizar o contrato con el, o correcto é primeiro exportar a base de datos íntegra ao propietario nun formato útil (CSV, Excel) para conservar os históricos que o aloxamento segue necesitando polos seus prazos legais —fiscais, rexistro de viaxeiros— e só despois solicitar a supresión nos sistemas do provedor saínte (art. 28.3.g RGPD).

WhatsApp con hóspedes: usalo ben, sen abusar

WhatsApp é unha ferramenta lexítima para comunicación operativa co hóspede (confirmación de horarios, instrucións de chegada, ubicación). As regras prácticas son:

• Dato mínimo imprescindible: nada de copias de documentos de identidade, nin datos de pagamento, nin información sensible.
• Sen listas de difusión que expoñan números duns hóspedes a outros. Conversas individuais.
• A canle de rexistro da reserva segue sendo o sistema profesional ou o email, non o chat do móbil.
• Borrado periódico de conversas antigas cando a finalidade xa se esgotou.
• Separación co ámbito persoal: idealmente, número específico do aloxamento, non o WhatsApp privado do propietario.

Videovixilancia perimetral: cartel, perímetro e prazo

As casas rurais adoitan ter cámaras de seguridade en accesos, xardíns e aparcadoiro, sobre todo en contornos illados. As regras operativas son claras:

• Cartel informativo visible en zona de entrada (art. 22.4 LOPDGDD), con responsable do tratamento e forma de exercer dereitos.
• Prazo máximo de conservación de 30 días (art. 22.3 LOPDGDD), salvo conservación para denuncia ou procedemento.
• Cobertura limitada ao propio inmoble: sen invadir a vía pública máis aló do imprescindible para o acceso, nin terreos de veciños.
• Nunca dentro do aloxamento: o interior da casa rural é o espazo íntimo do hóspede durante a súa estancia. A videovixilancia queda fóra. Trasladando o espírito do art. 89.1 LOPDGDD (que prohibe cámaras en zonas de descanso, vestiarios e aseos), o interior do aloxamento do hóspede queda fóra de calquera sistema de captación.
• Sen micrófonos asociados ás cámaras: a gravación de son é unha intromisión adicional moi difícil de xustificar.

Se xestionas unha casa rural ou pequeno aloxamento turístico e queres revisar a túa documentación de protección de datos, en Certix traballamos especificamente con casas rurais. Sen comerciais: desde o primeiro contacto, falarás cun especialista.

Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar os prazos e requisitos da norma estatal. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizado.