Landa-etxe baten jabearen eguneroko praktika onak datuak babesteko

Landa-etxe batean ia dena pertsona berak erabakitzen eta kudeatzen du: jabeak atea irekitzen du, gonbidatua hartzen du, NANaren datuak idazten ditu, berrespena bidaltzen du, faktura egiten du eta kontratuak gordetzen ditu. Hurbiltasun hori sektorearen bertuteetako bat da, baina hortxe jokatzen da datuen babesa: sarrerako mahaian, jabearen mugikorrean, parteak gordetzen diren armairuan eta —askotan— denboraldi amaieran kontratuak amaitzen diren zabor-ontzian.

Gida honek ostatu turistiko txiki baten eguneroko jardunerako errutina zehatzak biltzen ditu. Ez da ikastaro juridikoa: ohiturak dira, jarduera antolatzen dutenak eta, bide batez, DBEO, LOPDGDD eta 933/2021 Errege Dekretua betetzen dituztenak.

Urrezko araua: datuak erregistratu, ez dokumentuak

Landa-etxe bateko check-inaren lehen printzipio operatiboa zuzena da: ostatu-araudiak eskatzen dituen datuak erregistratzen dira, ez dokumentuaren irudia. Hau esan nahi du, praktikan:

• Gonbidatuak bere NANa, AIZa edo pasaportea aurkezten du.
• Jabeak 933/2021 Errege Dekretua betetzeko (datu identifikatzaileak, dokumentu-zenbakia, egonaldiaren datuak) eta fakturaziorako ezinbesteko datuak irakurri eta idazten ditu.
• Dokumentua berehala itzultzen zaio gonbidatuari.
• Ez da fotokopiarik egiten, ez eskaneatzen, ez mugikorrarekin argazkirik ateratzen, ez kopiarik gordetzen ez paperean ez artxibo digitalean.

Arrazoia bikoitza da: DBEOren 5.1.c artikuluak minimizazio printzipioa ezartzen du (helburua lortzeko zorrozki beharrezkoak diren datuak soilik) eta AEPDren irizpide zigortzaile finkatuak gehiegizkotzat jotzen du identitate-dokumentuaren irudi osoa helburu honetarako gordetzea. Datuen idazketak legezko betebeharra estaltzen du; fotokopiak, ez du gehitzen eta arriskua bai gehitzen du.

Mugikor pertsonala ez erabili gonbidatuaren dokumentuen kopiak gordetzeko

Hau da, ziurrenik, sektorean hedatuena dagoen praktika txarra eta, era berean, errazena zuzentzen. Jabearen logikan oso tentagarria da: "NANaren argazkia ateratzen diot mugikorrarekin, gero lasaitasunez idazteko". Arazoa argazki horrek hau eragiten duela da:

• Mugikorraren hodei pertsonalera (Google Photos, iCloud) automatikoki igotzen da eta familia-argazkiekin nahasten da.
• Zifratze profesionalik gabeko etxeko segurtasun-kopietan amai daiteke.
• Mugikorrera sarbidea duenarentzat ikusgai dago: familiakoak, konponketako teknikariak, partekatutako gailuak.
• Ezin da bermeekin ezabatu gonbidatua joaten denean, ezta RD 933/2021en epeak bete ere.
• Jabearen esparru pertsonala eta profesionala nahasten ditu, eta horrek edozein ondorengo auditoria eta interesdunen eskubideei erantzutea zailtzen du.

Araua argia da: jabearen mugikor pertsonala ez da tratamendu-sistema profesional bat. Gonbidatuen datuak —identitate-dokumentuaren datuak barne— ostatuaren kudeaketa-softwarean edo, hala badagokio, giltzapean gordetzen den parte fisikoan baino ez dira sartu behar. Jabeak gonbidatuekin mezularitza-bide operatibo bat behar badu, hobe da negozioaren zenbaki espezifikoa edo tresna korporatiboa, familia-esparrutik bereizita.

Segurtasun Indar eta Kidegoei jakinarazpena (SES.HOSPEDAJES)

933/2021 Errege Dekretuak ostatua behartzen du bidaiarien erregistroaren datuak agintari eskudunei jakinaraztera gaitutako bide elektronikoen bidez, batez ere SES.HOSPEDAJES sistemaren bidez, Segurtasun Estatu Idazkaritzak kudeatua. Praktikan:

• Oinarri juridikoa: DBEOren 6.1.c art. (legezko betebehar bat betetzea).
• Zer transmititzen den: gonbidatuaren, dokumentuaren, egonaldiaren eta ordainketaren datu identifikatzaileak, arauak berak xehetzen dituen terminoetan. Aurreikusitakoa baino ez.
• Jakinarazpen-epea: RD 933/2021ek berak finkatzen duena, check-in unetik aurrera.
• Barne-gordetze epea: hiru urte kontratatutako zerbitzua edo prestazioa amaitu zenetik.

Autonomia-erkidegoetako turismo-araudiak betekizun formal gehigarriak ezar ditzake (establezimenduen erregistroa, liburu propioak, inskripzio-orriak). Aplikatzekoa den araudi autonomikoa egiaztatzea komeni da.

Parte fisikoak eta oporretako alokairu-kontratuak modu seguruan gordetzea

Gero eta ostatu gehiagok check-ina digitalizatzen dute, baina oraindik ohikoa da parte fisikoak eta oporretako alokairu-kontratuak paperean gordetzea. Arau praktikoa erraza da baina zorrotza:

• Giltzadun armairua edo tiradera, ez sarrerako mahai irekian, ez apal ikusgai batean.
• Landa-etxearen titularrari erreserbatutako kokapena: ez gonbidatuek edo kanpoko garbiketa-langileek atzitu dezaketen eremuetan.
• Ordena kronologikoa, parte bakoitzaren epea identifikatzeko (hiru urte zerbitzua amaitu zenetik bidaiarien erregistrorako; aplikatzekoak diren epe fiskalak erlazionatutako fakturarako).
• Gutxieneko inbentarioa gordetzen denarena, gonbidatuaren eskaera edo ikuskapen batek datu bat azkar lokalizatzeko aukera emateko.

Epeak betetzean modu seguruan suntsitzea

RD 933/2021en epea betetzeak gehiago gorde behar ez dena modu seguruan suntsitzea ere esan nahi du. Parteak edo kontratuak zabor arruntean botatzea ez da ezabaketa: agertzea da. Aukera arrazoizkoak hauek dira:

• Ostatu txiki batentzat nahikoa den ebaki gurutzatuko paper-suntsitzailea.
• Bolumenak justifikatzen badu, ziurtagiriarekin suntsitze konfidentzialeko zerbitzu espezializatua.
• Parte digitalen kasuan, titularrari berrespenarekin kudeaketa-softwarearen ezabatze logikoa.

Eta gogorarazpen garrantzitsu bat: landa-etxeak kanpoko erreserba-softwarea erabiltzen badu, hornitzaile hori tratamendu-eragile bat da (DBEOren 28. art.). Berarekin kontratua amaitzean, zuzena da lehenik datu-base osoa esportatzea jabeari formatu erabilgarrian (CSV, Excel) ostatuak bere legezko epeengatik —fiskalak, bidaiarien erregistroa— oraindik behar dituen historikoak gordetzeko, eta horren ondoren bakarrik irteten den hornitzailearen sistemetan ezabatzea eskatzea (DBEOren 28.3.g art.).

WhatsApp gonbidatuekin: ondo erabili, gehiegikeriarik gabe

WhatsApp tresna legitimoa da gonbidatuarekin komunikazio operatiboa egiteko (orduen berrespena, iristeko jarraibideak, kokapena). Arau praktikoak hauek dira:

• Gutxieneko ezinbesteko datua: identitate-dokumenturik gabe, ordainketa-daturik gabe, informazio sentikorrik gabe.
• Zenbakiak agerian uzten dituzten difusio-zerrendarik gabe gonbidatu batzuengandik besteengana. Banakako elkarrizketak.
• Erreserbaren erregistro-bidea oraindik sistema profesionala edo posta elektronikoa da, ez mugikorreko txata.
• Helburua jadanik agortuta dagoenean, elkarrizketa zaharren aldizkako ezabaketa.
• Esparru pertsonalarekiko bereizketa: egokiena, ostatuaren zenbaki espezifikoa, ez jabearen WhatsApp pribatua.

Perimetro-bideozaintza: kartela, perimetroa eta epea

Landa-etxeek normalean segurtasun-kamerak izaten dituzte sarbideetan, lorategietan eta aparkalekuan, batez ere ingurune isolatuetan. Arau operatiboak argiak dira:

• Sarbide-eremuan informazio-kartela ikusgai (LOPDGDDren 22.4 art.), tratamenduaren arduradunarekin eta eskubideak nola erabili adierazita.
• Gehienez 30 eguneko gordetze-epea (LOPDGDDren 22.3 art.), salaketa edo prozedurarako kontserbazioa salbu.
• Higiezinera mugatutako estaldura: bide publikoa sarbiderako beharrezkoa dena baino gehiago inbaditu gabe, ezta bizilagunen lurrak ere.
• Inoiz ostatuaren barruan ez: landa-etxearen barrualdea gonbidatuaren espazio intimoa da bere egonaldian. Bideozaintza kanpoan geratzen da. LOPDGDDren 89.1 artikuluaren espiritua (atsedenerako, aldageletan eta komunetan kamerak debekatzen ditu) ekarrita, gonbidatuaren ostatuaren barrualdea edozein atzitze-sistemaren mugetatik kanpo geratzen da.
• Kamerei lotutako mikrofonorik gabe: soinua grabatzea oso zaila da justifikatzea, intrusio gehigarria delako.

Landa-etxe bat edo ostatu turistiko txiki bat kudeatzen baduzu eta zure datuen babeseko dokumentazioa berrikusi nahi baduzu, Certixen landa-etxeekin bereziki lan egiten dugu. Komertzialik gabe: lehen kontaktutik, espezialista batekin hitz egingo duzu.

Eduki hau soilik orientagarria eta dibulgaziozkoa da; ez du inolaz ere aholkularitza juridiko espezializatua osatzen. Autonomia-erkidegoetako araudi sektorialak estatuko arauaren epeak eta betekizunak zabaldu edo aldatu ditzake. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako azterketa eskatzen du.