Higiezinen agentzia batek datu pertsonalak hiru fronte aldiberekoetan kudeatzen ditu: saltzen edo alokatzen duen jabearenak, interesa erakusten duen erosle edo maizterrarenak eta bere hornitzaile-sarearenak (atariak, notaria, kudeaketa-bulegoa, hipoteka-brokerra, finken administratzailea). Kate horretan izenak, NANak, diru-sarreren egiaztagiriak, higiezinaren argazkiak, planoak, katastro-erreferentziak eta, sarritan, datu ekonomiko sentikorrak mugitzen dira. Sektore honetako datu-babesa ez da formaltasun bat: agentzia profesional bat tarteko informal batetik bereizten duena da.
Gida honek gutxieneko dokumentazioa eta higiezinen agentzia batek lehen enkargua jaso aurretik konponduta izan beharko lituzkeen erabaki operatiboak laburtzen ditu, RGPD-ren (EB 2016/679 Erregelamendua), LOPDGDD-ren (3/2018 Lege Organikoa, datu pertsonalen babesari buruzkoa), LSSICE-ren (34/2002 Legea, informazioaren gizarteko zerbitzuei buruzkoa) eta kapital-zuritzearen prebentziorako estatuko araudiaren markoaren barruan, sektoreari eragiten dion neurrian.
Hiru datu-fluxu, hiru oinarri juridiko desberdin
Sektorearen ezaugarri definitzailea da higiezinen agentzia batek hiru kontratu-harreman paraleloekin lan egiten duela, bakoitza bere oinarri juridiko eta gordetze-epeekin. Lehen egunetik argi izatea komeni da:
- Jabe saltzaile edo alokatzailea: oinarri juridikoa bitartekaritza-kontratuaren edo enkargu-oharraren betearazpena da (RGPD-ren 6.1.b art.). Tratatzen diren datuak identifikatzaileak, harremanetarakoak, higiezinaren titulartasunari buruzkoak (katastro-erreferentzia, eskritura, erregistro-egoera) eta, alokairuan, errenten likidaziorako banku-datuak dira. Gordetzea enkarguaren iraupenarekin eta kontabilitate eta zerga epeekin lotuta dago.
- Erosle edo maizterra: oinarri juridikoa kontratuaren edo interesdunak eskatutako kontratu aurreko neurrien betearazpena da (RGPD-ren 6.1.b art.): higiezinaren bisita, sinatutako bisita-orria, eskaintza, erreserba, arras-kontratua, alokairu-kontratua. Gordetzea eragiketari lotuta doa: ixten bada, kontabilitate eta kapital-zuritze betebeharrak betetzera arte; eten egiten bada, lotutako ekintza zibilak preskribatu arte edo edozein erreklamazio baztertu arte.
- Hornitzaileak (higiezinen atariak, hipoteka-brokerra, kudeaketa-bulegoa, notaria, finken administratzailea, aldatze-enpresa, argazkilari profesionala): oinarri juridikoa hornitzailearekin egindako merkataritza-kontratuaren betearazpena da (RGPD-ren 6.1.b art.). Hornitzaileak higiezinen agentziaren izenean datu pertsonalak prozesatzen dituenean —adibidez, iragarkia erakusten duen atari batek edo finantziazioa kudeatzen duen broker batek— tratamenduaren arduradunaren kontratua (RGPD-ren 28. art.) behar da harremana arautzeko.
Hiru oinarri horiek barneko dokumentazioa bloke bereizietan egituratzera behartzen dute eta, batez ere, helburuak ez nahastera: pisu baterako bisita kudeatzeko jasotako datuak ez dira automatikoki berrerabilgarriak bezeroari etorkizuneko aukera komertzialak bidaltzeko.
Agentziaren gutxieneko dokumentazioa
Hauek dira edozein higiezinen agentziak lehen eragiketaren aurretik eskuragarri izan beharko lituzkeen dokumentuak. Batzuk arauz derrigorrezkoak dira; beste batzuk praktika onak dira, bezero baten erreklamazio bat, AEPD-ren (Espainiako Datuen Babeserako Agentzia) ikuskaritza bat edo higiezin-talde baten auditoretza bat iristen denean arazoak saihesten dituztenak.
| Dokumentua | Zertarako balio du | Derrigorrezkoa |
|---|---|---|
| Jarduera Erregistroa (RAT) | Tratamenduen inbentarioa: jabeen erakarpena, erosleen bisitak, alokairuen kudeaketa, marketina, atarien kudeaketa. | Bai (RGPD-ren 30. art.) |
| Klausula informatiboak | Bat saltzaile/alokatzailerako, beste bat erosle/maizterrentzat, beste bat web bisitarientzat. Datuak jaso aurretik entregatu. | Bai (RGPD-ren 13–14. art.) |
| Bisita-orri egokia | Bisitariak sinatzen duen dokumentua: bezeroa identifikatzen du, bisitaren agiri gisa balio du eta klausula informatiboa entregatzen du. | Praktika ona |
| Enkargu-oharra / mandatua | Jabearekin idatzizko kontratua, enkargua, esklusibitatea eta atarietara eta beste agente batzuetara lagapenak mugatzen dituena. | Bai (merkataritza) |
| RGPD-ren 28. art. kontratuak | Higiezinen atariekin, CRM softwarearekin, hipoteka-brokerrarekin, argazkilari edo bideo profesionalarekin behar denean. | Bai (RGPD-ren 28. art.) |
| Segurtasun-politika | CRM-rako banakako pasahitzak, rol araberako sarbideak, segurtasun-kopia, pantaila-blokeoa, langileen baja-kudeaketa. | Bai (RGPD-ren 32. art.) |
| Web eta cookie klausulak | LSSICE lege-oharra, pribatutasun-politika, cookie-politika, zorrozki beharrezkoak ez direnentzat aldez aurreko baimen baliodunarekin. | Bai (LSSICE + RGPD) |
| Urraketa-protokoloa | Datu-urraketa bat 72 ordu baino gutxiagoan detektatu, erregistratu eta AEPD-ri jakinarazteko prozedura (RGPD-ren 33–34. art.). | Bai (RGPD-ren 33. art.) |
| KZP/TF dokumentazioa | 10/2010 Legean sartutako higiezinen eragiketetarako: identifikazio indartua, azterketa berezia, barne-eskuliburua eta hamar urteko gordetzea. | Bai (10/2010 Legea) |
Bisita-orria: zer eduki beharko lukeen
Bisita-orria sektoreko gutxien erabiltzen den dokumentuetako bat da eta, hala ere, datu-babesaren ikuspuntutik baliagarrienetako bat. Hiru funtzio betetzen ditu: bisitaria identifikatzen du, bisita gertatu zela agiriztatzen du eta klausula informatiboa datuak jaso aurretik entregatzeko balio du.
Bisita-orri baten eduki arrazoizkoak honako hauek biltzen ditu:
- Bisitariaren oinarrizko identifikazioa: izena, NANa edo baliokidea, telefonoa eta posta elektronikoa. Ez da beharrezkoa identifikazio-dokumentuaren fotokopia egitea: zenbakia oharretan jaso eta bisualki egiaztatzea nahikoa da bisita egiaztatzeko.
- Bisitatutako higiezinaren identifikazioa, eguna, ordua eta bisita lagunduko duen merkatariak.
- Klausula informatibo trinkoa atzealdean edo bigarren orri batean: higiezinen agentziaren identitatea, tratamenduaren helburua (bisita eta balizko eragiketa kudeatzea), oinarri juridikoa (bisitariak eskatutako kontratu aurreko neurriak), aurreikusitako hartzaileak (notaria, bankua, kudeaketa-bulegoa, jabea), gordetze-epea, interesdunaren eskubideak eta horiek baliatzeko bidea.
- Helburu osagarri eta aukerakoetarako bereiziak eta lehenetsita markatu gabeko laukiak: "Baimena ematen dut nire datuak gordetzeko etorkizuneko higiezin aukeretarako", "Onartzen dut posta elektroniko bidezko komunikazio komertzialak jasotzea". Lauki horiek ezin dira sinadura nagusiarekin batera taldekatu edo onartutzat eman.
- Bisitariaren eta merkatariaren sinadura, informazioaren kopia entregatu dela adieraziz.
Paperezko bisita-orria bulegora itzultzean digitalizatzen da, CRM-ko bezeroaren espedientean txertatzen da eta, eragiketa ondo amaitzen ez bada, gordeko da denbora arrazoizkoan intrusismoagatik, komisio bikoitzagatik edo beste agentzia batekin gatazkengatik egindako erreklamazioak baztertzeko.
Identitate-dokumentuak: ez ohiko fotokopiak ezta artxibo masiboak ere
Higiezinen sektoreak tentazio errepikakor bat du: bisita-orritik bertatik NAN-aren fotokopia eskatzea eta artxibatzea "ezbeharrengatik". Praktika hori desproportzionatua da eta, kasu gehienetan, RGPD-ren 5.1.c artikuluaren minimizazio-printzipioaren aurkakoa.
Erregela praktikoa erraza da:
- Erakarpenean eta bisitan: izena eta identifikazio-dokumentuaren zenbakia oharretan jasotzea nahikoa da. Ez da kopiarik edo eskanerrik behar.
- Erreserban eta kontratuan: arras-kontraturako, alokairu-kontraturako edo notario aurrean sinatzeko dokumentuaren kopia eskuratzea beharrezkoa bihurtzen da. Kopia hori une horretan eskatzen da eta espediente zehatzean gordetzen da, ez "bezeroen NANen" karpeta komun batean.
- KZP/TF eragiketetan (10/2010 Legea): subjektu behartuek identifikazio indartua aplikatu eta kopia hamar urtez gorde behar dute. Hemen bai, artxibo dokumentala justifikatuta dago, baina legearen esparruan sartzen diren eragiketetarako bakarrik.
Marketin komertziala: non amaitzen den kontratua eta non hasten den baimena
Eragiketa bat itxi ondoren, higiezinen agentziak askotan bezeroa bere base komertzialean mantendu nahi izaten du, aukera berriak, merkatuaren balorazioak edo antzeko higiezinen abisuak bidaltzeko. Tratamendu hori jada ez dago estalita itxitako kontratuaren oinarri juridikoaren bidez: helburua aldatzen da eta, beraz, oinarri juridikoa aldatzen da.
Bi bide arrazoizkoak hauek dira:
- Garai hartan kasilla zehatz batekin eta lehenetsita markatu gabe jasotako berariazko baimena. Aukerarik garbiena da eta balizko erreklamazio bat hobetoen jasaten duena.
- RGPD-ren 6.1.f artikuluko interes legitimoa jada kontratatutakoen antzeko produktu edo zerbitzuei buruzko komunikazioak bidaltzeko, aukera horren berri eman bada eta bidalketa bakoitzean kontra egiteko mekanismo argi eta doakoa eskaintzen bada ("baja emateko" lauki ezaguna). Bide honek interes legitimoa pisatzeko aldez aurreko analisia eskatzen du eta bezero existentera mugatuta dago, ez higiezin bat duela urte batzuk ezer itxi gabe soilik bisitatu zuenari.
Bi bideetako edozeinetan, posta elektroniko bidezko edo SMS bidezko bidalketa komertzialak LSSICE-ren 21. art. ere bete behar du: aldez aurreko baimena edo antzeko produktuekin aldez aurreko kontratu-harremana, bidaltzailearen identifikazio argia eta komunikazio bakoitzean baja emateko mekanismo eskuragarria.
"Pisu bat bisitatzera sartzen den bezeroarekin ezer sinatzen ez duen higiezinen agentzia batek bi ate irekita uzten ditu: lehena, datu-babes erreklamazio bat informatu ez izanagatik; bigarrena, beste agentzia batekin eztabaida bat eroslea benetan nork erakarri zuen jakiteko. Bisita-orriak biak konpontzen ditu."
Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®
Lehen enkargua erakarri aurretik: gutxieneko checklist-a
- RAT idatzia sektoreko tratamenduekin: erakarpena, bisitak, alokairuak, marketina, atarien kudeaketa, langileen kudeaketa.
- Jabearentzat, erosle edo maizterrarentzat eta web-bisitarientzat klausula informatibo bereiziak, lehen kontaktuaren aurretik entregatzeko prest.
- Atzealdean klausula informatiboaren blokea eta etorkizuneko erabilera komertzialetarako lauki independenteak dituen bisita-orria.
- RGPD-ren 28. artikuluko kontratuak sinatuta lan egiten den higiezinen atariekin, CRM hornitzailearekin eta ohiko edozein hipoteka-brokerrekin.
- Barneko segurtasun-politika: CRM-rako banakako pasahitzak, rol araberako sarbideak, segurtasun-kopia, pantaila-blokeo automatikoa, espedienteetara sarbidea duten langileen alta eta baja erregistroa.
- Web operatiboaren cookie-politika, aldez aurreko baimen baliodunarekin eta bisitariak onartu arte ezinbestekoak ez diren cookien blokeoarekin.
- Urraketa-protokoloa eta barneko erregistroa, beharrezkoa bada AEPD-ri jakinarazteko ardura duen pertsonaren identifikazioarekin.
- 10/2010 Legearen barruan dauden eragiketetarako KZP/TF betebeharren analisi espezifikoa eta lotutako prozesuen ezarpena.
Maiz egiten diren galderak
Higiezinen agentzia batek erosleak edo maizterrak datuak tratatzeko baimena behar al du?
Salerosketa edo alokairu baten ohiko kudeaketarako ez da baimenik behar: oinarri juridikoa kontratuaren edo interesdunak eskatutako kontratu aurreko neurrien betearazpena da (RGPD-ren 6.1.b art.). Derrigorrezkoa dena RGPD-ren 13. artikuluko klausula informatiboa lehen kontaktuan entregatzea da. Berariazko baimena tratamendu osagarrietarako bakarrik agertzen da, hala nola marketin komertziala edo hipoteka-brokerrei lagapenak.
Eragiketa itxi edo eten ondoren higiezinen agentziak bezeroaren datuak gordetzea legezkoa al da?
Legezkoa da lege betebeharrak edo arrisku juridiko biziak dauden bitartean. Erreferentzia gisa, merkataritza-dokumentazioa sei urtez gorde behar da (Merkataritza Kodearen 30. art.), zerga betebeharrak lau urtera preskribatzen dira eta ekintza zibilak bost urtera. Gainera, 10/2010 KZP/TF Legearen menpe dauden eragiketek identifikazio-dokumentazioa hamar urtez gordetzera behartzen dute.
Higiezinen agentziak eroslearen NAN-a notarioari edo bankuari berariazko baimenik gabe eman al diezaioke?
Bai. Notarioari, finantza-erakundeari, kudeaketa-bulegoari edo finken administratzaileari egindako komunikazioak ez du baimen gehigarririk eskatzen: kontratua betetzeko beharrezko lagapena da (RGPD-ren 6.1.b art.). Higiezinen agentziak klausula informatiboan aurreikusitako lagapen horien berri eman behar du (RGPD-ren 13.1.e art.) eta informazioa hartzaile bakoitzarentzat zorrozki beharrezkoa denera mugatu.
Derrigorrezkoa al da higiezinen agentzia batean Datu Babeserako Ordezkaria (DBO) izendatzea?
Oro har, ez. Higiezinen agentzia estandar bat ez da egokitzen RGPD-ren 37. artikuluaren edo LOPDGDD-ren 34. artikuluaren kasu zerrendetan, zeinek DBO derrigorrezkoa ezartzen baitute. Salbuespena dira tamaina handiko higiezin-taldeak zeinen jarduera eskala handian behaketa ohiko eta sistematikoarekin parekatu daitekeen. Sektorearen erregela orokorra hau bada ere, azken eskakizuna entitate bakoitzaren tratamenduen eskala, bolumena eta tipologia zehatzaren araberakoa izango da. Kasu bakoitzak banakako analisia eskatzen du.
Eduki hau informatiboa eta dibulgatiboa da soilik; ez du inolaz ere lege-aholkularitza espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako analisia eskatzen du. Autonomia-erkidegoetako araudi sektorialak epeak eta baldintzak luzatu edo aldatu ditzake.
Zure higiezinen agentziaren datu-babesa antolatu behar duzu?
Certix-en higiezinen sektoreko cumplimiento adituak esleitzen dizkizugu. Bitartekari komertzialik gabe, txantiloi orokorrik gabe.
Aditu batekin hitz egin