Unha axencia inmobiliaria xestiona datos persoais en tres frontes simultáneas: os do propietario que vende ou alugua, os do comprador ou inquilino que mostra interese e os da súa propia rede de provedores (portais, notaría, xestoría, broker hipotecario, administrador de leiras). Nesa cadea móvense nomes, DNI, xustificantes de ingresos, fotos do inmoble, plantas, referencias catastrais e, con frecuencia, datos económicos sensibles. A protección de datos neste sector non é unha formalidade: é o que separa unha axencia profesional dun intermediario informal.
Esta guía resume a documentación mínima e as decisións operativas que unha inmobiliaria debería ter resoltas antes de captar o primeiro encargo, baixo o marco do RGPD (Regulamento UE 2016/679), a LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018 de protección de datos), a LSSICE (Lei española 34/2002 de servizos da sociedade da información) e a normativa estatal de prevención de branqueo de capitais no que afecta ao sector.
Tres fluxos de datos, tres bases xurídicas distintas
O trazo definitorio do sector é que unha axencia inmobiliaria traballa con tres relacións contractuais paralelas, cada unha coa súa propia base xurídica e os seus propios prazos de conservación. Convén telo claro desde o primeiro día:
- Propietario vendedor ou arrendador: a base xurídica é a execución do contrato de mediación ou nota de encarga (art. 6.1.b RGPD). Os datos que se tratan son os identificativos, os de contacto, os de titularidade do inmoble (referencia catastral, escritura, situación rexistral) e, no alugueiro, os datos bancarios para a liquidación de rendas. A conservación réxese pola duración do encargo máis os prazos contables e fiscais.
- Comprador ou inquilino: a base xurídica é a execución do contrato ou de medidas precontractuais solicitadas polo interesado (art. 6.1.b RGPD): visita ao inmoble, folla de visita asinada, oferta, reserva, contrato de arras, contrato de arrendamento. A conservación vai vinculada á operación: se se pecha, ata o cumprimento das obrigas contables e de branqueo; se cae, ata que prescriban as accións civís asociadas ou se descarte calquera reclamación.
- Provedores (portais inmobiliarios, broker hipotecario, xestoría, notaría, administrador de leiras, empresa de mudanzas, fotógrafo profesional): a base xurídica é a execución do contrato comercial co provedor (art. 6.1.b RGPD). Cando o provedor procesa datos persoais por conta da inmobiliaria —por exemplo, un portal que mostra o anuncio ou un broker que xestiona financiamento— fai falta un contrato de encargado do tratamento (art. 28 RGPD) que regule a relación.
Esta tripla base obriga a estruturar a documentación interna en bloques diferenciados e, sobre todo, a non mesturar finalidades: os datos recollidos para xestionar unha visita a un piso non son automaticamente reutilizables para enviar ao cliente futuras oportunidades comerciais.
Documentación mínima da axencia
Estes son os documentos que calquera inmobiliaria debería ter dispoñibles antes da primeira operación. Algúns son obrigatorios por norma; outros son boas prácticas que evitan problemas se chega unha reclamación dun cliente, unha inspección da AEPD (Axencia Española de Protección de Datos) ou unha auditoría dun grupo inmobiliario.
| Documento | Para que serve | Obrigatorio |
|---|---|---|
| Rexistro de Actividades (RAT) | Inventario de tratamentos: captación de propietarios, visitas de compradores, xestión de alugueiros, marketing, xestión de portais. | Si (art. 30 RGPD) |
| Cláusulas informativas | Unha para vendedor/arrendador, outra para comprador/inquilino, outra para visitantes web. Entregar antes de recoller datos. | Si (arts. 13–14 RGPD) |
| Folla de visita conforme | Documento que asina o visitante: identifica ao cliente, deixa constancia da visita e entrega a cláusula informativa. | Boa práctica |
| Nota de encarga / mandato | Contrato escrito co propietario que delimita o encargo, a exclusividade e as cesións a portais e outros axentes. | Si (mercantil) |
| Contratos art. 28 RGPD | Con portais inmobiliarios, software CRM, broker hipotecario, fotógrafo ou vídeo profesional cando proceda. | Si (art. 28 RGPD) |
| Política de seguridade | Contrasinais individuais do CRM, accesos por rol, copia de seguridade, bloqueo de pantalla, xestión de baixas de persoal. | Si (art. 32 RGPD) |
| Cláusulas web e cookies | Aviso legal LSSICE, política de privacidade, política de cookies con consentimento previo válido para todas as que non sexan estritamente necesarias. | Si (LSSICE + RGPD) |
| Protocolo de brechas | Procedemento para detectar, rexistrar e notificar á AEPD unha brecha de datos en menos de 72 horas (arts. 33–34 RGPD). | Si (art. 33 RGPD) |
| Documentación PBC/FT | Para as operacións inmobiliarias incluídas na Lei española 10/2010: identificación reforzada, exame especial, manual interno e conservación dez anos. | Si (Lei 10/2010) |
Folla de visita: o que debería conter
A folla de visita é un dos documentos máis infrautilizados do sector e, con todo, un dos máis útiles desde o punto de vista de protección de datos. Cumpre tres funcións: identifica ao visitante, deixa constancia de que a visita ocorreu e serve para entregar a cláusula informativa antes de recoller datos.
Un contido razoable de folla de visita inclúe:
- Identificación básica do visitante: nome, DNI ou documento equivalente, teléfono e correo electrónico. Non é necesario fotocopiar o documento de identidade: con anotar o número e comprobalo visualmente é suficiente para acreditar a visita.
- Identificación do inmoble visitado, data, hora e comercial que acompaña a visita.
- Cláusula informativa compacta no reverso ou nunha segunda folla: identidade da inmobiliaria, finalidade do tratamento (xestionar a visita e a eventual operación), base xurídica (medidas precontractuais solicitadas polo visitante), destinatarios previstos (notaría, banco, xestoría, propietario), prazo de conservación, dereitos do interesado e vía para exercelos.
- Caixas separadas e desmarcadas por defecto para finalidades adicionais e opcionais: "Consinto que os meus datos se conserven para futuras oportunidades inmobiliarias", "Acepto recibir comunicacións comerciais por correo electrónico". Estas caixas non poden ir agrupadas coa sinatura principal nin darse por aceptadas.
- Sinatura do visitante e do comercial, coa indicación de que se entregou copia da información.
A folla de visita en papel dixitalízase ao volver ao despacho, incorpórase ao expediente do cliente no CRM e, se a operación non chega a bo porto, consérvase o tempo razoable para descartar reclamacións por intrusismo, comisión dobre ou disputas con outra axencia.
Documentos de identidade: nin fotocopias rutineiras nin arquivos masivos
O sector inmobiliario ten unha tentación recorrente: pedir e arquivar a fotocopia do DNI desde a folla de visita "por se acaso". É unha práctica desproporcionada e, na maioría dos casos, contraria ao principio de minimización do art. 5.1.c RGPD.
A regra práctica é sinxela:
- Na captación e na visita: abonda con anotar o nome e o número do documento de identidade. Non fai falta copia nin escaneo.
- Na reserva e no contrato: vólvese necesario dispoñer de copia do documento para o contrato de arras, o contrato de arrendamento ou a sinatura ante notario. Esa copia solicítase nese momento e consérvase no expediente concreto, non nunha carpeta común de "DNIs de clientes".
- En operacións baixo PBC/FT (Lei española 10/2010): os suxeitos obrigados deben aplicar medidas de identificación reforzada e conservar copia durante dez anos. Aquí si está xustificado o arquivo documental, pero só para as operacións que entren no ámbito da lei.
Marketing comercial: onde acaba o contrato e onde empeza o consentimento
Pechada unha operación, a inmobiliaria adoita querer manter ao cliente na súa base comercial para enviarlle novas oportunidades, valoracións do mercado ou avisos de inmobles similares. Ese tratamento xa non está cuberto pola base xurídica do contrato pechado: cambia a finalidade e, por tanto, cambia a base xurídica.
As dúas vías razoables son:
- Consentimento expreso recollido no seu día cunha caixa específica e desmarcada por defecto. É a opción máis limpa e a que mellor soporta unha eventual reclamación.
- Interese lexítimo do art. 6.1.f RGPD para enviar comunicacións sobre produtos ou servizos similares aos xa contratados, sempre que se informase desa posibilidade e se ofreza un mecanismo claro e gratuíto de oposición en cada envío (a coñecida caixa de "darse de baixa"). Esta vía require unha análise previa de ponderación do interese lexítimo e queda limitada ao cliente existente, non a quen só visitou un inmoble anos atrás sen pechar nada.
En calquera das dúas vías, o envío comercial por correo electrónico ou SMS debe cumprir tamén o art. 21 LSSICE: consentimento previo ou relación contractual previa con produtos similares, identificación clara do remitente e mecanismo accesible de baixa en cada comunicación.
"Unha inmobiliaria que non asina nada co cliente que entra a visitar un piso está deixando dúas portas abertas: a primeira, unha reclamación de protección de datos por non ter informado; a segunda, unha discusión con outra axencia sobre quen captou realmente ao comprador. A folla de visita resolve as dúas."
Mario P. Talamillo · Socio director, Certix®
Antes de captar o primeiro encargo: checklist mínimo
- RAT redactado cos tratamentos do sector: captación, visitas, alugueiros, marketing, xestión de portais, xestión de persoal.
- Cláusulas informativas separadas para propietario, comprador ou inquilino e visitante web, listas para entregar antes do primeiro contacto.
- Folla de visita con bloque de cláusula informativa ao reverso e caixas independentes para usos comerciais futuros.
- Contratos do art. 28 RGPD asinados cos portais inmobiliarios cos que se opera, co provedor do CRM e con calquera broker hipotecario habitual.
- Política interna de seguridade: contrasinais individuais do CRM, accesos por rol, copia de seguridade, bloqueo automático de pantalla, rexistro de altas e baixas de persoal con acceso a expedientes.
- Política de cookies na web operativa con consentimento previo válido e bloqueo de cookies non esenciais ata que o visitante acepte.
- Protocolo de brechas e rexistro interno, con identificación da persoa responsable de notificar á AEPD se fose necesario.
- Análise específica de obrigas PBC/FT para as operacións que caian dentro da Lei española 10/2010 e implantación dos procesos asociados.
Preguntas frecuentes
Precisa unha inmobiliaria o consentimento do comprador ou do inquilino para tratar os seus datos?
Para a xestión ordinaria dunha compravenda ou alugueiro non é necesario o consentimento: a base xurídica é a execución do contrato ou de medidas precontractuais solicitadas polo interesado (art. 6.1.b RGPD). O que si é obrigatorio é entregar a cláusula informativa do art. 13 RGPD no primeiro contacto. O consentimento expreso só aparece para tratamentos adicionais como marketing comercial ou cesións a brokers hipotecarios.
É lícito que a inmobiliaria conserve os datos do cliente despois de que a operación se peche ou caia?
É lícito mentres existan obrigas legais ou riscos xurídicos vivos. Como referencia, a documentación mercantil debe conservarse seis anos (art. 30 Código de Comercio), as obrigas tributarias prescriben aos catro anos e as accións civís aos cinco. Ademais, as operacións suxeitas á Lei española 10/2010 PBC/FT obrigan a conservar a documentación de identificación durante dez anos.
Pode a inmobiliaria entregar o DNI do comprador ao notario ou ao banco sen permiso explícito?
Si. A comunicación a notario, entidade financeira, xestoría ou administrador de leiras non require consentimento adicional: é unha cesión necesaria para a execución do contrato (art. 6.1.b RGPD). A inmobiliaria debe informar desas cesións previstas na cláusula informativa (art. 13.1.e RGPD) e limitar a información á estritamente necesaria para cada destinatario.
É obrigatorio designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) nunha inmobiliaria?
Por regra xeral non. Unha axencia inmobiliaria estándar non encaixa nos supostos do art. 37 RGPD nin do art. 34 LOPDGDD que impoñen DPD obrigatorio. A excepción son grupos inmobiliarios de gran tamaño cuxa actividade poida equipararse a observación habitual e sistemática a grande escala. Aínda que esta é a regra xeral do sector, a esixencia final dependerá da escala, volume e tipoloxía exacta dos tratamentos de cada entidade. Cada caso require unha análise individualizada.
Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.
Precisas ordenar a protección de datos da túa inmobiliaria?
En Certix asignámosche un experto en cumprimento do sector inmobiliario. Sen intermediarios comerciais, sen modelos xenéricos.
Falar cun experto