Protecció de dades per a
agències de viatges

Sí. Quan l'agència transmet dades del viatger a aerolínies, hotels o operadors turístics fora de l'Espai Econòmic Europeu (EEE), es produeix una transferència internacional de dades. Aquesta transferència ha de comunicar-se al client en la política de privacitat o clàusula informativa, indicant el mecanisme habilitador: per a proveïdors nord-americans adherits al Data Privacy Framework (DPF), aquest és el mecanisme actualment aplicable; per a altres destinacions es requereixen Clàusules Contractuals Tipus o altres mecanismes de l'art. 46 RGPD, la validesa dels quals és convenient verificar periòdicament.

El número de passaport és una dada d'identitat que permet la identificació inequívoca del viatger. No és una categoria especial de l'art. 9 RGPD, però la seva sensibilitat és alta: el seu ús indegut pot facilitar fraus d'identitat o robatori. L'agència ha d'aplicar mesures de seguretat adequades, limitar l'accés intern i no conservar-lo més temps del necessari.

La gestió de dades de menors en reserves familiars té implicacions específiques en matèria de consentiment i representació. L'agència ha d'informar adequadament sobre el tractament de les dades dels menors en la clàusula informativa del contracte i assegurar-se de comptar amb la representació legal corresponent.

Sí. La informació sobre dietes per motius mèdics (diabetis, al·lèrgies alimentàries greus, celiaquia) o la sol·licitud d'assistència especial a l'aeroport (cadira de rodes, assistència mèdica) són dades de salut (categoria especial art. 9 RGPD). El seu tractament requereix el consentiment explícit del viatger per a aquesta finalitat específica.

La documentació del viatge ha de conservar-se durant el termini de possibles reclamacions del consumidor (3 anys per a la responsabilitat contractual segons el Codi Civil) i durant el termini fiscal (4 anys). Les dades de passaports i documentació d'identitat han d'eliminar-se una vegada que ja no siguin necessàries per als tràmits del viatge.

Els GDS i els sistemes de reserva d'aerolínies i hotels gestionen les dades dels viatgers sota les seves pròpies condicions. En funció del model contractual, poden actuar com a encarregats del tractament de l'agència o com a responsables independents. L'agència ha de revisar les seves condicions contractuals i reflectir adequadament aquestes relacions en el seu RAT.