La protecció de dades en un restaurant no es juga en els documents, es juga en el torn. Un full de reserves oblidat a la barra, una foto de comanda enviada al grup del personal, un PIN del TPV compartit amb un extra que va entrar ahir: cada gest quotidià defineix el que el restaurant fa de veritat amb la informació dels seus clients i del seu equip.
Aquesta guia recull rutines concretes per a sala, cuina i administració. No és un curs jurídic: són hàbits que ordenen l'operativa i, de passada, compleixen amb el RGPD, la LOPDGDD i la normativa laboral aplicable.
Per què les bones pràctiques diàries són la millor inversió
L'art. 32 RGPD exigeix al responsable aplicar mesures tècniques i organitzatives apropiades al risc. En un restaurant, el risc quotidià no són els grans ciberatacs: són els descuits del dia a dia. El full de reserves que queda al faristol, el paper amb telèfons de clients que canvia de mà, el compte de Gmail obert a l'ordinador de cuina quan hi ha un canvi de torn.
Treballar les bones pràctiques té una recompensa immediata: l'equip guanya tranquil·litat, el client percep professionalitat i la direcció sap on són les seves dades sense necessitat d'auditories constants. No cal pensar-ho en clau de por: cal pensar-ho en clau d'ofici.
Contrasenyes i accessos al TPV: un codi per persona
El TPV és el cor operatiu del restaurant. Concentra tiquets, formes de pagament, anul·lacions, descomptes, fidelització i, en molts casos, també la fitxa del client i les al·lèrgies. Qualsevol accés ha de quedar identificat.
- Un codi d'accés per persona (PIN, targeta o usuari). Mai compartit entre torns.
- Permisos per rol: cambrer, cap de sala, encarregat, administració. Només el rol que necessita anul·lar tiquets o veure llistats de clients accedeix a aquestes opcions.
- Tancament de sessió en sortir del lloc (fins i tot per anar a buscar una safata: el TPV amb sessió oberta és una porta oberta).
- Alta i baixa d'usuaris en el dia: quan algú s'incorpora, se li crea compte; quan se'n va, es revoca aquella mateixa jornada.
- Canvi immediat de contrasenyes davant qualsevol sospita de filtració o pèrdua d'un dispositiu del personal.
La regla bàsica: si una operació queda registrada amb el codi d'en Joan, l'ha de fer en Joan. Aquesta traçabilitat protegeix tothom —el client, l'equip i el responsable—.
Al·lèrgies: una nota per a la cuina, no un historial mèdic
La regla d'or a sala és senzilla: l'al·lèrgia és un apunt vital per a la cuina durant el servei. El cuiner necessita saber què no pot haver-hi al plat. Un cop el client se'n va, aquesta dada s'esborra de la comanda i el full es destrueix. Tres regles operatives:
- Recollir el just. Només el que la cuina necessita saber per preparar el plat sense risc. No cal l'historial mèdic del client.
- Comunicar de manera discreta. Anotar a la comanda o al sistema, no comentar en veu alta entre taules.
- Esborrar en tancar el servei. Si l'al·lèrgia s'ha anotat per a aquell sopar, no ha de quedar en un full solt perdut a la barra l'endemà.
Si el restaurant vol guardar l'al·lèrgia de manera permanent (al CRM, a la fitxa del client del TPV o en un programa de fidelització), cal el consentiment explícit del propi client: una casella específica i desmarcada per defecte al motor de reserves web ("Consento que guardin les meves dades d'al·lèrgies per a futures visites"), o una signatura específica a la fitxa física. Mai no serveix un genèric "accepto els termes".
Tractada amb ordre, és ètica professional i atenció al detall: el client torna perquè s'ha sentit cuidat.
Reserves i comunicacions amb clients: WhatsApp només si hi ha base i canal verificat
Trucar al client per confirmar una reserva o avisar d'un canvi d'horari és servei. Però el canal importa. WhatsApp sobre el número personal del cambrer no és un canal corporatiu; agrupa números personals de la plantilla i del client, sense control del responsable.
Bones pràctiques bàsiques:
- Un número del restaurant (línia corporativa) per a missatgeria de reserves, separada dels mòbils del personal.
- Missatges mínims: nom, hora, nombre de comensals, taula. No incloure al·lèrgies, dades mèdiques, dades de pagament o queixes anteriors.
- Confirmacions per email o sistema de reserves quan el client ho facilita: traçabilitat i clàusula informativa al final del missatge.
- Màrqueting i promocions només a qui hagi donat base per rebre-les (consentiment de l'art. 6.1.a o, si encaixa, el supòsit de l'art. 21.2 LSSICE de clientela existent amb productes anàlegs).
- Baixa accessible a cada comunicació comercial.
Documents en paper: armaris amb clau, destrucció segura
Encara que gairebé tot està digitalitzat, en hostaleria sobreviu força paper: comandes, fulls de reserves del dia, quadrants de torns, llistats de fidelització impresos, còpies d'albarans. Hàbits bàsics:
- Taula de pas, no taula d'arxiu. El paper del servei es processa al tancament i no queda visible a la barra o pas.
- Armari amb clau per a documents que s'hagin de conservar temporalment (quadrants, fitxes, còpies d'albarans).
- Destrucció segura al final del cicle: destructora pròpia o contracte amb empresa de retirada i destrucció confidencial.
- Res de llençar comandes íntegres a la paperera de sala: al cubell de paper general, no.
- Backup digital del crític: quadrants, parts d'incidències, formació.
Videovigilància en sala i cuina: què es pot gravar, termini de 30 dies, senyalització
La videovigilància és una eina legítima de seguretat i prevenció, però està sotmesa a regles clares. La principal norma de referència a Espanya és l'art. 22 LOPDGDD:
- Finalitat delimitada: preservar la seguretat de persones, béns i instal·lacions.
- Termini màxim de conservació: un mes des de la captació, llevat de conservació per requeriment judicial, policial o per acreditar la comissió d'actes contra persones o béns (art. 22.3 LOPDGDD).
- Dispositiu informatiu en zona visible (cartell) amb la informació essencial de l'art. 13 RGPD i un sistema per accedir a la informació completa (art. 22.4 LOPDGDD).
- No gravar àudio com a regla general en espais públics del restaurant.
- Zones excloses: vestidors, lavabos, menjador del personal o qualsevol espai reservat al descans (art. 89.1 LOPDGDD per a l'àmbit laboral).
- Cuina: si es grava amb finalitat de control laboral, ha d'informar-se expressament a la plantilla i respectar l'art. 89 LOPDGDD; no es pot utilitzar per a finalitats diferents (per exemple, avaluar l'ànim de l'equip).
La normativa autonòmica i la negociació col·lectiva sectorial poden modular l'abast i la informació a lliurar, especialment pel que fa al control laboral.
Dades d'empleats: control horari, nòmines, res de WhatsApp per a temes sensibles
L'equip del restaurant també és titular de dades personals que el responsable ha de protegir amb la mateixa diligència. Bones pràctiques operatives:
- Control horari digital. El fitxatge es fa per PIN, targeta RFID, app mòbil o NFC. El registre horari es conserva durant quatre anys (art. 34.9 ET i art. 20 bis ET), accessible a la persona treballadora, a la representació legal i a la Inspecció de Treball. La normativa autonòmica i el conveni col·lectiu aplicable poden afegir requisits de detall.
- Nòmines i contractes en sistema controlat (idealment, plataforma de la gestoria amb accessos individuals). No per email genèric, no per WhatsApp.
- Baixes, incidències mèdiques i dades sensibles laborals: mai pel grup de WhatsApp del personal. Canal directe amb la persona responsable i suport per escrit controlat.
- Quadrants i vacances: visibles per a l'equip només en el necessari; els motius personals darrere d'un canvi no es comparteixen.
- Formació de benvinguda: cada nova incorporació rep, amb el seu contracte, la clàusula informativa de l'art. 13 RGPD i una breu guia interna de bones pràctiques.
Què cal fer davant una bretxa de seguretat
Una bretxa de seguretat és qualsevol incident que provoqui destrucció, pèrdua o alteració accidental o il·lícita de dades personals, o accés no autoritzat a aquestes (art. 4.12 RGPD). En un restaurant, exemples típics són: pèrdua d'un USB amb la base de fidelització, robatori d'un portàtil d'oficina, enviament d'un correu amb còpia visible a destinataris que no s'havien de veure entre si, suplantació de l'email del cap de sala.
El protocol bàsic, condensat en passos:
- Identificar i contenir: què ha passat, quins sistemes o documents estan afectats, com tallar l'exposició.
- Valorar el risc: quines dades, de quines persones, amb quin impacte raonable.
- Documentar internament: l'art. 33.5 RGPD exigeix portar registre intern de totes les bretxes, encara que no es notifiquin.
- Notificar a l'AEPD si escau: amb caràcter orientatiu, en un termini de 72 hores des del coneixement, quan hi hagi risc per als drets i llibertats (art. 33 RGPD).
- Notificar als afectats si el risc és alt (art. 34 RGPD).
- Revisar i aprendre: quins controls van fallar, què canvia a partir d'avui.
L'error més car davant una bretxa no sol ser la bretxa en si, sinó no haver-la detectat a temps ni saber què fer-ne. Tenir escrit el protocol, encara que sigui en una pàgina, marca la diferència.
"El cumplimiento en hostelería no se firma en una carpeta, se ejecuta en cada turno. Un PIN individual, una comanda destruida y un WhatsApp que no se manda valen más que diez políticas perfectas guardadas en un cajón."
Mario P. Talamillo · Soci director, Certix®
Si tens un restaurant o grup de restauració i vols revisar la teva documentació de protecció de dades, a Certix treballem específicament amb hostaleria. Sense comercials: des del primer contacte, parlaràs amb un especialista.
Guia de protecció de dades per a restaurants
Aquest contingut és merament orientatiu i divulgatiu; no constitueix en cap cas assessorament jurídic especialitzat. La normativa autonòmica sectorial pot ampliar o modificar els terminis i requisits de la norma estatal. L'aplicació de la normativa a cada cas concret requereix anàlisi individualitzada.