Hizkuntza-, lanbide-prestakuntza- edo eskola-errefortzuko akademia bat datu pertsonalen tratamenduaren arduraduna da matrikulatutako lehen ikasletik. Identifikatzaileak, kontaktu-datuak, datu ekonomikoak, kasu askotan osasun-datuak (adingabearen alergiak aurrez aurreko klaseetan), datu akademikoak eta, eskaintzak plataforma digitalak barne hartzen dituenean, lineako jokabidearen datuak ere. Horri guztiari RGPDa aplikatzen zaio, zentroaren tamaina edozein dela ere.
Gida honek azaltzen du gutxieneko dokumentazio proportzionala edozein akademiak lehen egunetik eskuragarri izan beharko lukeena, RGPD (EB 2016/679 Erregelamendua), LOPDGDD (3/2018 Lege Organikoa) eta LSSICE (34/2002 Legea) arauen arabera, akademiak web edo kanal digitala duenean.
Akademia baten tratamendu tipikoak
Ia edozein akademia lau edo bost tratamendutan laburbiltzen da:
| Tratamendua | Datu tipikoak | Oinarri juridikoa |
|---|---|---|
| Matrikula eta ikaslearen kudeaketa | Izena, NAN/AIZ, kontaktua, kalifikazioak, asistentzia, tutorea adingabeetan. | Kontratuaren exekuzioa (6.1.b) |
| Fakturazioa eta zerga-betebeharrak | Fakturak jaulkitzeko datuak, IBAN, atxikipenak. | Legezko betebeharra (6.1.c) |
| Familiekiko komunikazioa (adingabeak) | Legezko tutoreen datuak, aurrerapenaren komunikazioa, irteeren baimena. | Kontratuaren exekuzioa (6.1.b) |
| Marketina eta prospekzioa | Newsletter-aren harpidedunak, formularioen lead-ak, ikasle ohiak. | Baimena edo interes legitimoa (6.1.a/6.1.f) + LSSICE 21. art. |
| Irakasle-langileak | Lan-datuak, nomina, prestakuntza, kualifikazioa. | Lan-kontratua + legezko betebeharra (6.1.b + 6.1.c) |
Gutxieneko dokumentazio proportzionala
Akademia txiki edo ertain batek arrazoiz betetzen du dokumentu-bloke hauekin, gehiegi handitu gabe:
- Tratamendu Jardueren Erregistroa (TJE): orri bat, lau edo bost sarrera, RGPDren 30.1 artikuluko informazioarekin.
- Klausula informatiboak: bat adin nagusiko ikaslearentzat, beste bat adingabeko ikaslearentzat (gurasoei edo tutoreei entregatua), bat irakasle-hautagaientzat eta webaren pribatutasun-politika.
- Baimen bereizien orria matrikulan tratamendu aukerakoetarako: ikaslearen irudia sareetan eta weban, etorkizuneko komunikazio komertzialak, plataforma digital aukerakoak, komertzial aliatuei lagapena (gomendagarria da saihestea, baina existitzen bada dokumentatu behar da).
- RGPDren 28. artikuluko kontratuak hornitzaile teknologiko garrantzitsuekin: kudeaketa-softwarea (akademiaren CRM/ERP), ordainketa-pasabidea, bideoklaseen tresna akademiak online ematen badu, email marketing plataforma, kanpoko gestoria.
- Segurtasun operatiboko politika: orri bat edo bi benetako neurriekin (banakako pasahitzak, bigarren faktorea, kopia zifratua, sistemetarako sarbidea duten langileen alta eta baja kudeaketa).
- Hausteen protokoloa: bi paragrafo nork ebaluatzen duen, zein kasutan jakinarazi behar zaion AEPDri 72 ordu baino lehen eta nola.
- Cookie-politika weban, akademiak lineako presentzia badu.
Ikasleentzako klausula informatiboa: zer eduki behar duen
RGPDren 13. artikuluko klausula matrikula unean entregatzen da, idealki inskripzio-dokumentuan integratuta edo eranskin sinatu gisa. Gutxieneko edukia:
- Arduradunaren identitatea (akademia, IFKarekin eta helbidearekin) eta Datuen Babeseko Ordezkariaren kontaktu-datuak izendatu bada.
- Helburu zehatzak: ikaslearen kudeaketa akademikoa, fakturazioa, familiarekiko komunikazioa adingabeetan, ikastaroko komunikazio administratiboak, hala badagokio ebaluazioa eta ziurtagirien jaulkipena.
- Oinarri juridikoak: prestakuntza-kontratuaren exekuzioa kudeaketa akademikorako, legezko betebeharra fakturaziorako, berariazko baimena marketinerako.
- Ohiko hartzaileak: kanpoko gestoria, kudeaketa-plataforma, hala badagokio FUNDAE prestakuntza bonifikatua bada, zerga-agintariak dagokionean.
- Nazioarteko transferentziak erabilitako tresnek EEEtik kanpo funtzionatzen badute (normalean bai Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp, Zoom erabiltzean).
- Kontserbazio-epeak blokeka (akademikoak, zergakoak, zibilak).
- Ikaslearen (edo gurasoen adingabea bada) eskubideak eta hauek baliatzeko bidea.
- AEPDren aurrean erreklamatzeko eskubidearen aipamena.
Adingabeak akademietan: erregimen espezifikoa
Ikasle adingabeekin lan egiten duen akademiak erregimen gehigarri bat aktibatzen du. Alderdi kritikoak:
- Baimentzeko adina: LOPDGDDren 7. artikuluak 14 urtetan finkatzen du. Azpitik, gurasoek edo tutoreek baimentzen dute; gainetik, tratamendu askotan adingabeak berak baimen dezake.
- Gurasoen baimena 14 urtetik beherakoaren matrikularako (kontratuaren exekuzioan babestuta ez dagoenerako), familiarekiko komunikaziorako, irudiaren baimenerako, plataforma aukerakoak erabiltzeko baimenerako.
- Zaintza eta bereizketa: akademiak protokolo argi bat izan behar du gurasoak elkarrekin bizi ez diren kasuetarako (matrikula, familiarekiko komunikazioa, adingabearen jasotzea, une jakineko erabakiak). Guraso-ahalaren eta zaintzaren erregimenaren arabera gobernatzen da.
- Adingabearen osasun-datuak (alergiak, medikazioa, behar bereziak) jarduerarako garrantzitsuak direnean: derrigorrezko komunikazioa segurtasunagatik, zaintza funtzio zuzena duten langileei mugatua.
- Adingabearen irudia: norbere irudiaren eskubidearen erregimena aplikatzen da (1/1982 LO). Idatzizko, berariazko eta errebokagarri baimena.
Marketina eta ikasle ohiak: nola egin ondo
Ikasle ohien oinarria akademia baten merkataritza-aktibo baliotsuenetako bat da. Erregela operatiboak:
- Ikasle ohiei email bidezko bidalketa komertziala LSSICEren 21.2 artikuluan babes daiteke datuak aurreko kontratu-harreman batean lortu baziren eta bidalketa jada kontratatutakoen antzeko ikastaroei buruzkoa bada.
- Antzekoak ez diren produktuei buruzko bidalketetarako (hizkuntza-akademiatik oposaketetara aldaketa, adibidez), ikasle ohiaren berariazko baimena behar da.
- Matrikula gurasoek kudeatu zuten ikasle adingabeak ez zuen automatikoki komunikazio komertzial pertsonalik baimendu adin nagusira iristean: akademiak harremanetan jarraitu nahi badu, baimena freskatu beharko luke.
- Bidalketa komertzial bakoitzak baja-mekanismo sinple eta doakoa barne hartzen du.
- Erlazionatutako enpresei (argitaletxeak, akademia elkartuak, partner-en ikastaroak) datuen lagapenak berariazko eta independentea den baimena behar du.
"Akademia batean, ondo aplikatutako RGPDa matrikula-orri argi batean, entregatutako eta sinatutako klausula informatibo batean eta kontratatutako prestakuntzatik haratago doazen erabileretarako bi edo hiru baimen espezifikotan gauzatzen da. Ez da ehun orriko eskuliburu bat behar: egunero errespetatzen den sistema bat behar da."
Mario P. Talamillo · Bazkide zuzendaria, Certix®
Kudeaketa-plataforma eta hornitzaile teknologikoak
Akademia modernoak normalean ikasleen datuak prozesatzen dituzten hainbat SaaS tresnaren mende dago: kudeaketa-plataforma integratua (CRM/ERP), bideokonferentzia-softwarea (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), ordainketa-plataforma, email marketing tresna, materialen hodei-biltegiratzea. Bakoitza tratamenduaren eragilea da eta RGPDren 28. artikuluko kontratua behar du.
Kontratatzean puntu kritikoak:
- Adingabeen datuetarako bertsio egokia dagokionean (Google Workspace, Microsoft 365 bertsio hezitzaileak).
- DPA sinatua eta artxibatua.
- Nazioarteko transferentzien egiaztapena (Data Privacy Framework hornitzaile estatubatuarrentzat).
- Datuen itzulketa-prozedura hornitzailearen zerbitzua amaitzean.
Akademiaren gutxieneko checklist-a
- Benetako tratamenduekin TJEa.
- Klausula informatiboak adin nagusiko ikaslearentzat, adingabeko ikaslearentzat (gurasoei) eta irakasle-langileentzat.
- Baimen bereizien orria matrikulan.
- RGPDren 28. artikuluko kontratuak kudeaketa-plataformarekin, ordainketa-pasabidearekin, bideoklaseen tresnarekin, email marketing-arekin eta kanpoko gestoriarekin.
- Tamainari egokitutako segurtasun operatiboko politika.
- Hausteen protokoloa eta AEPDra jakinarazteko txantiloia.
- Webean pribatutasun- eta cookie-politika, LSSICE banner zuzenarekin.
- Ikaslearen irudia kudeatzeko protokoloa baztertuen zerrendarekin eta errebokazio-prozedurarekin.
- Kontserbazio-politika blokeka eta suntsipen seguruko prozedura.
Ohiko galderak
Zer da datu-babeseko gutxieneko dokumentazioa akademia batek lehen ikasletik behar duena?
Identifikatutako tratamenduekin TJEa, RGPDren 13. artikuluko klausula informatiboa matrikulan, RGPDren 28. artikuluko kontratuak hornitzaile teknologikoekin, oinarrizko segurtasun-politika, hausteen protokoloa eta cookie-politika weban. 14 urtetik beherakoentzat, gurasoen baimenerako lauki bereiziak.
Ikasle gutxi dituen akademia txiki batek RGPDa handi batek bezala bete behar al du?
Bai, irismen dokumental proportzionalarekin. RGPDa tamaina edozein dela ere aplikatzen da; aldatzen dena luzera da. Printzipioak (zilegitasuna, gardentasuna, minimizazioa, kontserbazioa) berdinak dira. AEPDk akademia txikiak zigortu ditu, hain zuzen, puntu hori arduragabetzeagatik.
Akademia tratamenduaren arduraduna ala eragilea da enpresentzako ikastaroak ematen baditu?
Enpresa-bezeroak emandako datuekin langileei prestakuntza ematean, normalean eragilea da enpresaren kontura. Enpresa arduraduna izaten jarraitzen du. Akademia arduradun independentea da bere merkataritza-kontaktu, plantilla eta prospektu propioen gainean. Enpresa-bezeroarekiko harremanak RGPDren 28. artikuluko kontratua behar du.
Akademiak ikaslearen datuak gorde ditzake ikastaroa amaitu ondoren?
Bai, justifikatutako epeetan zehar: fakturazioa (Merkataritza Kodea 6 urte, ZLO 4 urte), akademikoak prestakuntzaren izaeraren arabera, zibilak (5 urte KZ 1964. art.). Marketina baimenak irauten duen bitartean soilik. Blokeka bereizitako politika da hori garbi kudeatzeko tresna.
Eduki hau orientagarria eta dibulgatiboa da soilik; ez du inola ere aholkularitza juridiko espezializatua osatzen. Araudia kasu zehatz bakoitzean aplikatzeak banakako azterketa eskatzen du. Sektoreko araudi autonomikoak epeak eta baldintzak zabaldu edo aldatu ditzake.
Zure akademiaren RGPD betetzea gehiegi handitu gabe ordenatu nahi duzu?
Certix-en, prestakuntza-sektoreko cumplimiento aditu bat esleitzen dizugu. Bitartekari komertzialik gabe, txantiloi generikorik gabe.
Aditu batekin hitz egin