CV eta hautaketa-prozesuak: zenbat denbora gorde hautagaiaren datuak eta nola informatu zuzen

Giza Baliabideen sailean zalantza gehien sortzen dituzten tratamenduen artean dago hautagaien CVen kudeaketa. Zenbat denbora gorde daitezke? Zer gertatzen da hautatu ez direnekin? Enplegu-formularioaren bukaeran agertzen den baimena baliagarria al da? CVak taldeko enpresen artean parteka daitezke?

Hautaketa-prozesua profil propioa duen datu pertsonalen tratamendua da. CVa bidaltzen duena ez da bezeroa, ez da langilea eta ez da ohiko kategorietan guztiz sartzen. Gida honek aplikatzekoak diren irizpideak ordenatzen ditu RGPD-ren (EB 2016/679 Erregelamendua), LOPDGDD-ren (3/2018 Lege Organikoa) eta Espainiako Langileen Estatutuaren arabera.

Hautagaia interesdun gisa: zer datu tratatzen diren eta zer finalitaterekin

Pertsona batek CVa bidaltzen duenean datu pertsonalen tratamendua hasten da hainbat finalitate posiblerekin, hasieratik bereizi behar direnak:

Kontserbazioa: epe arrazoizkoa eta mugatzeko printzipioa

Hautatu ez den hautagai baten CVa gordetzeko lege-epe itxirik ez dago Espainiako araudian. Bai existitzen dena kontserbazio-epea mugatzeko printzipioa da (RGPD 5.1.e art.): datuak ezin dira behar baino denbora gehiagoz mantendu, jaso ziren finalitaterako.

Hautaketa-prozesuari aplikatuta, jardunbide finkatua hau da:

• Prozesu aktiboan: CVa hautaketa-prozesua amaitu arte gordetzen da.
• Itxitakoan, baimen gehigarririk gabe: CVa epe laburrean ezabatu edo anonimizatu behar da, arrazoi zehatza ez bada (auzia martxan prozesuagatik, adibidez).
• Hautagaiaren berariazko baimenarekin etorkizuneko bakanteetarako: CVa enplegu-poltsa batean gorde daiteke epe arrazoizko eta proportzionalez. Ohiko jardunbide onartua urtebete edo bi da, hautagaiari klausula informatzailean adierazita.
• Epea iraungitakoan: ezabatze eraginkorra edo, enpresak hala nahi badu, baimenaren freskatzea hautagaiari email bidez galdetuz poltsan jarraitu nahi duen.

CVa "badaezpada" bost edo hamar urtez gordetzea, edo modu indefinituan, ez da egokitzen minimizazio-printzipioarekin ezta kontserbazio-epea mugatzeko printzipioarekin ere. AEPD-k zigortu izan du patroi hori hainbat alditan.

Informazio argia: RGPD-ren 13. art. klausula CVari aplikatua

Informazioa hautagaiari emateko unea lehen kontaktua da: webgunean dagoen enplegu-formularioa, hautagaitza-ataria, CV espontaneoa jasotzen denean erantzun automatikoaren emaila. Klausulak hau jaso behar du:

• Tratamenduaren arduradunaren identitatea (enpresa enplegatzailea, kontaktu-datuekin).
• Datuen Babesaren Delegatuaren kontaktu-datuak balego.
• Finalitate zehatzak bereizita: bakante honetarako hautaketa; hala badagokio, etorkizuneko bakanteetarako kontserbazioa; hala badagokio, erreferentzia-egiaztapena.
• Finalitate bakoitzaren oinarri juridikoa (kontratu aurreko neurriak egungo hautaketarako; berariazko baimena etorkizuneko bakanteetarako).
• Hartzaileak edo hartzaile-kategoriak: kanpoko aholkularitza esku hartzen badu, ATS edo hautaketa-softwarea, hala badagokio headhunterrak edo aholkularitza laguntzaileak.
• Nazioarteko transferentziak hautaketa-tresnak EEEtik kanpo jarduten badu.
• Kontserbazio-epea: prozesuan zehar eta, baimenik balego, poltsaren eperako (ohikoa 1 edo 2 urte).
• Hautagaiaren eskubideak eta egikaritzeko bidea.
• AEPD-ri (Espainiako Datuen Babeserako Agentzia) erreklamatzeko eskubidea.

Etorkizuneko bakanteetarako baimen bereizia: nola ondo jaso

Enplegu-formularioetako akats ohikoena "Pribatutasun-politika irakurri eta onartzen dut" kasilla bakarra da. Hori ez da CVa enplegu-poltsa batean gordetzeko baimena: irakurritako informazioa da.

Etorkizuneko bakanteetarako baimena baliozkoa izan dadin (askea, zehatza, informatua eta zalantzarik gabea, RGPD 4.11 art.) behar du:

• Kasilla bereizia, lehenetsita markatu gabea, testu honekin: "Baimena ematen dut nire datuak [epe, adib. 24 hilabete] gorde daitezen enpresaren etorkizuneko hautaketa-prozesuetan kontuan har nadin."
• Hautagaitzarekin jarraitzeko baldintzatuta ez egotea (hautagaia postura aurkez daiteke eta poltsan sartzeari uko egin).
• Erraz atzeragarria izatea: esteka edo bide argia baimena edozein momentutan kentzeko.
• Enpresak frogatu ahal izatea baimena eman zela (unearen erregistroa, IP, sinatutako klausula-bertsioa).

Kasuistika ohikoa eta nola konpondu

Email bidez jasotako CV espontaneoa

Enpresak prozesu irekirik ez badu eta eskatu gabeko CVa jasotzen badu, tratamendua hala ere hasten da. Jardunbide ona: klausula informatzailea ematen duen erantzun automatikoa, enplegu-poltsan sartu nahi duen galdetuz eta kontserbazio-epea jakinaraziz.

Langile batek bidaltzen duen CVa

Langile batek ezagun baten CVa hautaketa-sailera bidaltzen duenean, hautagaiak ez du kontaktu zuzenik izan enpresarekin. Enpresak hautagaiarekin harremanetan jarri eta klausula informatzailea eman behar dio datuak tratatzen jarraitu aurretik.

Headhunterrak eta kanpoko aholkularitzak

Headhunterrak ohi ere bere talentu-basearen arduradun independente gisa jarduten du, baina enpresa-bezero baten enkargu zehatza jasotzen duenean eta CV espezifikoak pasatzen dizkionean, enpresa-bezeroa datu horien arduradun bihurtzen da harreratzetik. Bakoitzak bere unean hautagaia informatu behar du. Headhunter eta enpresa-bezeroaren arteko kontratuak figura argitu behar du.

ATS eta hautaketa-softwarea

Enpresak Applicant Tracking System bat erabiltzen duenean (Workday, BambooHR, Personio, Factorial, Recruitee, Greenhouse edo besteren bat), hornitzaile hori tratamenduaren eragilea da eta RGPD-ren 28. art. kontratua eskatzen du, zerbitzariak EEEtik kanpo egonez gero nazioarteko transferentzien egiaztapenarekin.

Taldeko enpresei lagapena

Taldeko enpresen artean CVak partekatzea ez da automatikoa. Entitate juridiko bakoitza arduradun independentea da. Lagapenak oinarri juridiko propioa behar du eta klausulan adierazita egon behar du. Taldeko enpresa batek beste baten kontura tratatzen baditu datuak, RGPD-ren 28. art. kontratua sinatzen da.

Proba teknikoak eta elkarrizketaren oharrak

Proba teknikoen emaitzak eta elkarrizketatzaileak hartutako oharrak hautaketa-espedientearen parte dira eta oinarri berarekin tratatzen dira (kontratu aurreko neurriak). Ohar subjektiboek kontu berezia behar dute: hautagaiak sarbide-eskubidea egikari dezake eta enpresak informazio hori emateko prest egon behar du edo aplikatu beharreko murrizketak justifikatzeko.

Datu sentikorrak eta CVa: eskatu behar ez dena

Minimizazio-printzipioak (RGPD 5.1.c art.) hautagaiari postu-baliospenerako estu beharrezkoak ez diren datuak eskatzea galarazten du. Lehenespenez, hautaketa-prozesuan EZ behar dira eskatu:

• Egoera zibila, familia-kargak edo bikote-egoera.
• Osasun-datuak, postuak legez ezarritako baldintza fisikoak ez baditu eta balorazioa osasun-zaintzaren zerbitzuari ez badagokio, ez hautaketa-sailari.
• Erlijioa, ideologia, sindikatu- edo politika-afiliazioa.
• Orientazio sexuala edo genero-identitatea.
• Aurrekari penalak, postuak legez eskatzen ez baditu (adibidez, adingabeekin lan egitea).
• Hautagaiaren datu ekonomiko pertsonalak (zorrak, enbargoak, scoring) justifikazio zehatzik gabe.

Hautagaiak bidalitako CVak boluntarioki datu horietakoren bat baldin badu, enpresak erabakian erabiltzetik abstenitu behar du eta, hala badagokio, espedientean anonimizatu.

Ezabaketa eraginkorra ixtean: nola egiten den

CVa ezabatzea ez da "emaila ezabatu eta ahaztu". Honi heltzen dion prozedura tekniko bat behar du:

• Hautaketan parte hartu duten pertsonen sarrera-erretilua.
• CVa gordetzen duten sareko karpetak eta partekatutako unitateak.
• ATS edo hautaketa-softwarea (atxikitze-politika automatikoak konfiguratuz).
• Managerrei, hautaketa-batzordeari edo beste sailetara bidalitako kopiak.
• Paperean edo koaderno fisikoetan dauden oharrak, modu seguruan suntsitu behar direnak.

Enpresa profesionalak ezabaketa-prozedura dokumentatzen du, arduradunak definitzen ditu eta aldizka berrikusten du politika betetzen dela, batez ere hautaketa-prozesu bakoitza ixterakoan.

Giza Baliabideen gutxieneko egiaztapen-zerrenda hautaketa-prozesuetarako

• Enplegu-formularioa RGPD-ren 13. art. klausula informatzailearekin ikusgai.
• Etorkizuneko bakanteetarako baimenerako kasilla bereizia eta lehenetsita markatu gabea.
• Epeen barneko politika: prozesuan zehar, ixtetik baimenik gabe, poltsan baimenarekin.
• Ezabaketa-prozedura dokumentatua eta operatiboa.
• RGPD-ren 28. art. kontratua ATS-arekin eta gainerako hautaketa-hornitzaileekin.
• Nazioarteko transferentzien egiaztapena (Data Privacy Framework aplikatzen bada).
• Hautagaiaren eskubideei erantzuteko prozedura (sarbidea, ezabaketa, aurkajartzea).
• Hautaketa-taldeari prestakuntza galderetan eta oharretan debekatutako datuei buruz.
• Enplegu-poltsaren aldizkako berrikuspena: epea iraungitzean garbiketa.

Ohiko galderak

Zenbat denbora gorde dezake enpresa batek hautatu ez den hautagai baten CVa?

Ez dago lege-epe itxirik. Jardunbide arrazoizkoa 1 edo 2 urte da hautagaiaren berariazko baimenarekin etorkizuneko bakanteetarako, behar bezala informatuta. Baimenik gabe, CVa prozesua amaitu eta laster ezabatu behar da. Indefinituki gordetzea ez da egokitzen minimizazio-printzipioarekin.

Zer oinarri juridiko erabili behar dut hautagai baten CVa tratatzeko?

Kontratu aurreko neurriak (RGPD 6.1.b art.) prozesu zehatzerako. Berariazko baimena (RGPD 6.1.a art.) CVa etorkizuneko bakanteetarako gordetzeko. Bi finalitateak bereizi behar dira klausula informatzailean eta formularioan.

Taldeko enpresen artean edo beste aholkularitzekin CVak parteka ditzaket?

Ez da automatikoa. Taldeko enpresa bakoitza arduradun independentea da. Lagapenak oinarri juridiko propioa eta klausulan berariazko adierazpena behar du. Headhunter eta kanpoko aholkularitzekin RGPD-ren 28. art. kontratua sinatzen da enpresaren kontura jarduten dutenean.

Zer eskubide ditu hautagaiak bere CVaren gainean eta nola erantzun behar diet?

Sarbidea, zuzenketa, ezabaketa, aurkajartzea, eramangarritasuna aplikatzen denean eta AEPD-ri erreklamatzeko eskubidea. Enpresak hilabete bat du erantzuteko, bi hilabete gehiagora luzagarria kasu konplexuetan. Kanala eskuragarria izan behar du eta klausula informatzailean adierazita egon.

Eduki hau soilik orientagarria eta dibulgaziozkoa da; ez du inolaz ere aholkularitza juridiko espezializatua osatzen. Autonomia-erkidegoetako araudi sektorialak estatuko arauaren epeak eta betekizunak zabaldu edo aldatu ditzake. Araudia kasu zehatz bakoitzari aplikatzeak banakako azterketa eskatzen du.