Protecció de dades per a
acadèmies i centres de formació

En general, qualsevol acadèmia que gestioni dades d'alumnes, emeti factures o mantingui comunicació amb famílies tracta dades personals i queda subjecta a les obligacions del RGPD. L'abast concret d'aquestes obligacions depèn del tipus de dades, la finalitat i el context del centre; és convenient analitzar-ho de forma individualitzada.

L'ús de WhatsApp implica una transferència internacional de dades a Meta (EE.UU.). L'acadèmia ha d'informar d'això en la seva política de privacitat i verificar el mecanisme habilitador aplicable (el Data Privacy Framework UE-EE.UU. si el proveïdor hi està adherit, o clàusules contractuals tipus). Atès que pot afectar dades de menors, es recomana valorar canals alternatius o, com a mínim, documentar adequadament la base jurídica i el mecanisme de transferència. En cap cas pot usar-se per a comunicacions comercials sense consentiment específic.

Depèn del model de cada proveïdor i de les seves condicions contractuals. Amb caràcter general, els proveïdors que allotgen i processen dades d'alumnes exclusivament per instrucció de l'acadèmia poden actuar com a encarregats del tractament (art. 28 RGPD). No obstant això, alguns SaaS de formació operen sota els seus propis termes i podrien tractar-se com a responsables independents. La relació jurídica exacta ha d'analitzar-se cas per cas; en tot cas, l'acadèmia ha de revisar els contractes i verificar on s'emmagatzemen les dades.

Només amb consentiment explícit. En el cas d'alumnes menors d'edat, caldrà el consentiment dels seus pares o tutors; les condicions concretes depenen de l'edat i el context i és convenient analitzar-les de forma individualitzada. El consentiment per a fotografies amb fins publicitaris és diferent del consentiment per a la prestació del servei formatiu. S'ha de documentar de forma separada i l'alumne ha de poder retirar-lo sense que això afecti la seva formació.

Només si l'exalumne ha donat el seu consentiment per rebre comunicacions comercials o si s'aplica l'excepció de client previ: l'acadèmia pot enviar publicitat sobre serveis similars als ja contractats (art. 21.2 LSSI), sempre que el destinatari no s'hagi oposat i existeixi mecanisme de baixa senzill.

Les dades bancàries (IBAN, titular del compte) recollides per a la domiciliació de les quotes són dades financeres sensibles. L'acadèmia ha d'informar l'alumne o família de la finalitat del tractament, conservar-les només el temps necessari i complir també amb la normativa SEPA de pagaments.