Datos de empregados do comercio: nómina, control horario e videovixilancia laboral

O comercio físico, ademais de tratar datos de clientes, xestiona datos da súa propia plantilla: contratos, nóminas, rexistro horario, prevención de riscos laborais e, en moitos casos, videovixilancia do establecemento que tamén afecta ao traballador. É un ámbito no que conflúen o RGPD (Regulamento UE 2016/679), a LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018), o Estatuto dos Traballadores español e a normativa sociolaboral.

Esta guía explica como organizar os principais tratamentos laborais do comercio conforme ao RGPD (Regulamento UE 2016/679), á LOPDGDD (Lei Orgánica española 3/2018) e ao art. 20.3 e 34.9 do Estatuto dos Traballadores español, sen sobredimensionar nin complicar o día a día da tenda.

Os tratamentos laborais típicos da tenda

Un comercio con plantilla adoita manter catro ou cinco tratamentos diferenciados sobre o seu persoal:

Información laboral inicial ao traballador

No momento da contratación, o traballador recibe a cláusula informativa do art. 13 RGPD adaptada ao ámbito laboral, integrada na documentación de incorporación ou entregada como anexo asinado. Contido mínimo:

• Identidade do responsable (a empresa titular do comercio, CIF, domicilio) e datos do DPD se foi designado.
• Finalidades: xestión laboral e nómina, rexistro horario, prevención de riscos, control empresarial dentro dos límites do art. 20 Estatuto dos Traballadores español, no seu caso videovixilancia.
• Bases xurídicas: execución do contrato laboral, obriga legal tributaria e de Seguridade Social, interese lexítimo dentro do control empresarial admitido pola xurisprudencia.
• Destinatarios: xestoría laboral, entidade bancaria pagadora, mutua de accidentes, Servizo de Prevención Alleo, autoridades fiscais e de Seguridade Social.
• Transferencias internacionais se se usan ferramentas SaaS fóra do EEE (tipicamente si en email corporativo, almacenamento, software de xestión laboral): Data Privacy Framework ou outro instrumento adecuado.
• Prazos de conservación por bloque.
• Dereitos do traballador e vía para exercelos.
• Mención ao dereito de reclamación ante a AEPD (Axencia Española de Protección de Datos).

Adicionalmente, cando exista sistema de videovixilancia, entrégase a información expresa do art. 89 LOPDGDD, onde se identifican as cámaras, as finalidades específicas (seguridade do establecemento; control empresarial dentro do art. 20 Estatuto dos Traballadores español) e os dereitos. Esa información acompáñase, no seu caso, de comunicación á representación legal dos traballadores cando exista.

Control horario sen invasividade

O art. 34.9 Estatuto dos Traballadores español obriga a levar un rexistro diario de xornada. O comercio pode cumprilo con solucións simples, non invasivas e plenamente adecuadas ao RGPD:

• PIN ou usuario e contrasinal en TPV ou terminal de fichaxe.
• Tarxeta ou chaveiro RFID persoal.
• App móbil do empregado con marcaxe, eventualmente con verificación xeográfica do establecemento.
• Login no sistema de xestión ou no TPV como evento de fichaxe.
• Código QR persoal escaneado nun terminal da tenda.
• NFC con tarxeta ou tag persoal.

Estas alternativas cumpren a finalidade de rexistro horario e respectan o principio de minimización. Antes de implantar o sistema, infórmase expresamente ao traballador (e á representación legal cando exista) do método elixido, finalidade, datos tratados e prazos. O rexistro horario consérvase durante catro anos (art. 34.9 Estatuto dos Traballadores español), accesible para a Inspección de Traballo e para os propios traballadores.

Videovixilancia laboral: art. 89 LOPDGDD

A videovixilancia en zona de traballo cumpre unha dobre finalidade típica no comercio: seguridade do establecemento e control empresarial dentro do art. 20.3 do Estatuto dos Traballadores español. O art. 89.1 LOPDGDD habilita o tratamento das imaxes para verificar o cumprimento por parte do traballador das súas obrigas laborais, sempre que:

• Se informase de maneira previa e suficientemente clara ao traballador (e á súa representación legal cando exista) sobre a existencia e a ubicación do sistema.
• A instalación responda á finalidade lexítima de seguridade e control e respecte os principios de proporcionalidade e minimización.
• Non se instalen cámaras en aseos, vestiarios ou zonas de descanso.
• O prazo de conservación das gravacións sexa dun mes como máximo (art. 22.3 LOPDGDD), agás entrega a autoridade por un incidente.
• A gravación oculta non é a regra; o sistema anúnciase. Só en supostos moi excepcionais e xustificados con proba documental cabe a temporal omisión da información, e a xurisprudencia foi especialmente cautelosa con este punto.

Se o traballador non foi previamente informado do sistema, as gravacións dificilmente poderán utilizarse para verificar incumprimentos disciplinarios, aínda que existan materialmente. A información previa non é un trámite: é o presuposto de uso das imaxes nese ámbito.

Encargados do tratamento na xestión laboral

A xestión laboral do comercio apóiase en varios provedores que actúan como encargados do tratamento e requiren contrato do art. 28 RGPD:

• Xestoría externa que confecciona nóminas, leva a contabilidade e presenta modelos tributarios.
• Servizo de Prevención Alleo, cando se externalizase, para vixilancia da saúde e plan de prevención.
• Software de xestión laboral e de quendas (SaaS).
• Ferramenta de fichaxe dixital (app, plataforma).
• Email corporativo, almacenamento na nube usados para xestionar a documentación laboral.
• Empresa de seguridade/instalador do sistema de videovixilancia con acceso remoto.

Para cada un: contrato do art. 28 RGPD completo, verificación de transferencias internacionais (Data Privacy Framework cando proceda) e procedemento de devolución dos datos ao cesamento do servizo antes de calquera destrución.

Uso de medios dixitais e comunicacións da tenda

Cando a tenda dota ao persoal de email corporativo, terminal de venda con login, app interna ou mensaxería operativa, convén establecer unha política de uso de medios dixitais conforme ao art. 87 LOPDGDD, que regula os dereitos dixitais no ámbito laboral. Liñas básicas:

• Información clara sobre as ferramentas, a súa finalidade operativa e os criterios de uso autorizado.
• Información sobre a posibilidade de control empresarial dentro dos límites legais e xurisprudenciais.
• Respecto ao dereito á desconexión dixital fóra do horario laboral.
• Procedemento de altas e baixas de accesos na incorporación e a saída do traballador.
• Boas prácticas básicas: non usar WhatsApp persoal para enviar datos sensibles do comercio, contrasinais individuais, bloqueo de sesión.

Conservación e bloqueo tras a saída do traballador

Tras a extinción do contrato, os datos do traballador non se eliminan automaticamente: diferéncianse por bloque e xestiónanse segundo prazos legais:

• Contrato, nómina, partes de Seguridade Social e documentación equivalente: prazo de referencia de catro anos (LGSS e LGT), ampliable se existe procedemento aberto.
• Documentación de prevención: prazos propios segundo natureza (recoñecementos médicos, formación específica).
• Rexistro horario: catro anos (art. 34.9 Estatuto dos Traballadores español).
• Gravacións de videovixilancia: un mes (art. 22.3 LOPDGDD), agás entrega a autoridade.
• Comunicacións internas e email corporativo: peche e bloqueo da conta do traballador con criterio definido, salvagardando o que poida ser relevante para a operativa ou pendentes.
• Tras vencer todos os prazos, destrución segura documentada.

Checklist mínimo da tenda con plantilla

• Cláusula do art. 13 RGPD entregada ao traballador na incorporación.
• Información expresa do art. 89 LOPDGDD se hai videovixilancia.
• Sistema de rexistro horario simple (PIN, RFID, app, login, QR, NFC) con información previa ao traballador.
• Política de uso de medios dixitais (art. 87 LOPDGDD) cando proceda.
• Contratos do art. 28 RGPD con xestoría, SPA, software laboral, fichaxe, email e videovixilancia.
• Prazos de conservación documentados por bloque.
• Procedemento de baixa do traballador (revogación de accesos, devolución de medios, xestión do email).
• Tratamentos laborais inscritos no RAT.

Preguntas frecuentes

Este contido é meramente orientativo e divulgativo; non constitúe en ningún caso asesoramento xurídico especializado. A aplicación da normativa a cada caso concreto require análise individualizada. A normativa autonómica sectorial pode ampliar ou modificar prazos e requisitos.